Составляем приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск
Приказ на отпуск — документ, который большинство кадровиков оформляют регулярно. Но существует мнение, что это необязательное распоряжение. Разберемся, насколько необходим внутренний нормативный акт о предоставлении ежегодного отдыха и как его правильно заполнять.
Обязательно ли оформлять приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск
Каждый трудоустроенный гражданин имеет законные основания получить ежегодно оплачиваемые работодателем минимум 28 календарных дней в году. Но, прежде чем работник пойдет отдыхать, необходимо подготовить несколько документов. А входит ли в них приказ о предоставлении отпуска?
Узнайте, сколько нужно отработать, чтобы пойти в отпуск
С одной стороны, это один из наиболее часто используемых кадровиками документов, учитывая, что законный отдых работников разрешается дробить на части, и каждый раз необходимо составлять новый локальный акт. Бумага объясняет и документально подтверждает отсутствие человека на рабочем месте, а для бухгалтерии считается основанием для начисления отпускных.
С другой — нигде в законодательстве не сказано, что такое распоряжение обязательно, говорят в Роструде. Есть только требование предупредить работника под роспись о дате начала отдыха минимум за две недели. Каким образом — тоже не прописано, и, к примеру, в Письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 Роструд предлагает использовать для уведомления график отпусков. Но, согласитесь, отдельный нормативный акт для этих целей удобнее: работник подписывает приказ на отпуск и тем самым подтверждает, что уведомлен о начале отпускного периода.
Так обязательно ли оформлять документ? Нет. Но это существенно облегчает работу кадровиков, упорядочивает документооборот, помогает избегать конфликтных ситуаций с работниками и контролирующими органами, подчеркивают в Роструде.
Какой бланк использовать для приказа о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска
Поскольку это необязательный документ, то работодатели вправе использовать собственный шаблон либо одну из двух унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:
- № Т-6 — на одного работника;
- № Т-6а — на нескольких работников.
Первая из них используется кадровиками чаще, потому что, даже если отдыхать отправляются сразу несколько человек, удобно оформить документы на каждого по отдельности. Причин для этого существует много, в том числе защита персональных данных, если речь идет, например, о лицах, которые работают в разных подразделениях организации.
Оформление приказа на отпуск по формеТ-6 отличается от заполнения бланка № Т-6а только количеством отпускников. Обязательные реквизиты и требования к заполнению не изменяются.
Как заполнять унифицированную форму распоряжения на отпуск
Если в организации пользуются унифицированной формой Т-6, то заполнять такой документ несложно. Покажем все подробно.
Допустим, менеджер Пэпэтэшин Петр Петрович устроился в ООО «PPT.ru» на работу 01.09.2018. По графику отдыхать он сможет 14 календарных дней — с 20.10.2025 по 02.11.2025.
Заполним все поля формы Т-6, чтобы сотрудник смог вовремя ознакомиться с документом и уйти на «каникулы».
Обязательные реквизиты приказа
Начинаем заполнять распоряжения с наименования организации-работодателя (указывают полное и сокращенное наименование). Ниже прописываем:
- номер документа и дату его оформления;
- ФИО работника, который уходит отдыхать, его табельный номер (если имеется), должность и подразделение, где трудится сотрудник;
- период работы.
Блоки «А», «Б» и «В»
После данных о периоде работы стоят загадочные буквы «А» и «Б». Это блоки, в которых указывают тип отдыха.
- Блок «А» заполняют, если работник уходит в ежегодный основной оплачиваемый отдых — время, которое работодатель обязан предоставить ежегодно всем сотрудникам организации без исключения.
- Блок «Б» нужен, если положен иной вид отдыха — ежегодный дополнительный или учебный отпуск, выходные дни без сохранения заработной платы, декрет, включая период ухода за ребенком до трех лет.
В этих блоках необходимо указать количество календарных дней отдыха сотрудника и даты, на которые он приходится. Если работник уходит только в основной отпуск, то блок «Б» не заполняют, если человеку положено несколько видов отпуска, то заполняют оба блока, а если речь только о дополнительных видах отдыха — заполняют только блок «Б».
После заполнения первых двух блоков информацию переносят в блок «В». В нем указывают сумму отпускных дней и общий период отдыха.
В нашем примере работник уходит только в основной отпуск на 14 дней, поэтому записи в блоках «А» и «В» совпадают.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск работнику (оформить уход в отпуск). Используйте эти инструкции бесплатно.
Как подписать и ознакомить
Когда все поля заполнены, приказ на отпуск подписывается работником в кадрах, уполномоченным на это, или руководителем организации.
Ниже есть строка для подписи (и ее расшифровки) работника: его в обязательном порядке знакомят с содержанием документа. Даже если встретиться лично с сотрудником невозможно (например, он работает дистанционно), то его все равно нужно ознакомить с распоряжением, например, путем обмена электронными документами с цифровыми подписями. Такой порядок предусмотрен статьей 312.1 ТК РФ.
Если сотрудник отказался подписать документ, то работодатель готовит соответствующий акт.
Образец
Это пример приказа на отпуск, подготовленный с использованием унифицированной формы Т-6
Как составить и заполнить приказ о предоставлении отпуска в свободной форме
Если унифицированная форма Т-6 по каким-то причинам не подходит работодателю, то он вправе утвердить собственный бланк. Главное, чтобы в таком документе были все обязательные реквизиты:
- наименование организации-работодателя, даже если распоряжение готовится на фирменном бланке;
- порядковый номер, дата и место составления документа;
- сведения о работнике, который уходит отдыхать;
- положенный вид отдыха (основной ежегодный, дополнительный и т. п.) — один или несколько;
- даты начала и окончания отпускного периода, его продолжительность;
- данные руководителя организации, его подпись.
Поскольку распоряжение служит уведомлением о начале «каникул» и основанием для начисления отпускных, с ним непременно знакомят работника, который идет отдыхать, и сотрудника бухгалтерии. Для этого под текстом распоряжения предусматривают отдельное поле, часто сопровождаемое фразой:
«С приказом ознакомлен».
Если в организации утверждают собственный шаблон распоряжения, то инструкцию, как правильно оформить приказ на отпуск, разрабатывают дополнительно, чтобы у кадровиков не возникало проблем.
Образец
Если нет желания пользоваться унифицированными формами, можно разработать собственный бланк или взять за основу этот пример
Нюансы подготовки приказа о предоставлении отпуска директору
Если отдыхать уходит директор компании, то все документы оформляют по общим правилам, но с небольшими нюансами.
Если руководитель организации одновременно и ее собственник, то вопросов не возникает. Его включают в график отпусков, а когда подходит время отдыха — готовят соответствующее распоряжение, которое подписывает сам директор. Одновременно решается вопрос, кто заменит отсутствующего руководителя — заместитель или другой сотрудник.
Если руководитель организации — наемный работник и в уставе организации указано, что он подчиняется коллегиальному органу (правление, дирекция и др.) или собранию участников (акционеров) общества, то действовать необходимо в соответствии с принятым протоколом по итогам решения собственников. Обычно руководитель пишет заявление с просьбой отпустить отдыхать в органы управления, и если оно согласовано, то в кадровой службе готовят два документа — об отдыхе и о возложении обязанностей на другого сотрудника. Оба подписывает председатель учредительного совета.
Распоряжение о предоставлении «каникул» директору издают по форме, утвержденной в организации: унифицированной или произвольной.
Образец
Этот приказ подписан самим директором, но если руководитель наемный работник, документ обязан подписать представитель учредительного органа
Как оформлять приказ, если предоставляют отпуск за прошлые годы
Если сотрудник не отдыхал несколько лет, а в текущем году решил воспользоваться днями за прошлые периоды — это обязательно указывают.
Узнайте, сгорает ли неиспользованный отпуск
Унифицированный бланк № Т-6 не предусматривает перечисления нескольких периодов, поэтому его предварительно дорабатывают. Изменения оформляют соответствующим организационно-распорядительным документом, как предусмотрено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации.
Если никаких изменений вносить не хочется, то допустимо указать совокупный период работы. Вспомните наш пример с Пэпэтэшиным. Если бы он не использовал положенные дни в 2024 году, а попросил их предоставить в 2025-м, то в форме Т-6 кадровик бы указал период работы «с 01.09.2023 по 31.08.2025». Ошибки в этом нет.
Образец
Главное отличие этого документа - период работы, за который предоставлены выходные дни, в остальном документ заполняется по общим правилам
Можно ли сделать приказ на отпуск задним числом
Законом такая возможность не предусмотрена, т.к. работодатель обязан уведомить сотрудника о начале отдыха, и если он делает это с помощью приказа, то издать распоряжение необходимо минимум за 14 дней. Кроме того, работнику обязаны перечислить отпускные минимум за 3 дня до ухода на «каникулы», а их перечисляют тоже на основании выпущенного распоряжения.
Как отменить приказ на отпуск
Если работник передумал или появились обстоятельства, которые препятствуют его уходу, то кадровик готовит в свободной форме приказ об отмене прежнего распоряжения. Основания для него будут:
- заявление работника, если причина отмены — решение сотрудника;
- уведомление о переносе отдыха по производственной необходимости и согласие сотрудника продолжить работать.
Унифицированной и даже рекомендованной формы документа для отмены или переноса отдыха нет, готовьте его в произвольном виде.
Как и сколько хранить приказы на отпуска
Документы о предоставлении сотрудникам ежегодных оплачиваемых отпусков подшивают в папку и отправляют на хранение на 5 лет (п. 434 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236). 75 лет придется хранить документы о:
- отдыхе сотрудников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;
- предоставлении дней без сохранения заработной платы;
- получении сотрудником времени для ухода за ребенком.
Ответы на вопросы по теме
-
Обязательно ли составлять приказ на отпуск?
Делать это закон не требует, но фиксировать, что сотрудник получил выходные, оплачиваемые работодателем, за определенный период работы, все равно необходимо. Кроме того, такое распоряжение во многих организациях играет роль уведомления о начале отпускного периода и основания для начисления отпускных.
-
Какой бланк использовать и где его взять?
Есть унифицированная форма Т-6, но она необязательна, ее разрешено дорабатывать под собственные нужды. Бланк унифицированной формы доступен для скачивания в конце этого текста. Помимо этого, работодатели вправе пользоваться самостоятельно разработанным шаблоном, если в нем есть все обязательные реквизиты.
-
Кто подписывает приказ на отпуск?
Это обязанность руководителя или работника, уполномоченного на такие действия.
-
Зачем с распоряжением знакомят работника?
Если распоряжение используют в качестве уведомления о начале отдыха, то его непременно подписывает работник, как это предусмотрено ТК РФ.
-
Нужен ли приказ, если в отпуск уходит генеральный директор?
Нужен. Но в зависимости от статуса директора — собственник или наемный работник — подписать документ вправе либо сам руководитель, либо председатель учредительного органа.
-
Можно ли отменить приказ на отпуск?
Это разрешается сделать, если работник еще не ушел отдыхать. Если отпускной период уже начался, но возникли обстоятельства, требующие возвращения сотрудника на предприятие, то кадровик оформляет вызов.