Об использовании факсимиле для УПД и других документов бухгалтерского и налогового учета

Общие правила подписания УПД

УПД — это гибридный документ, который одновременно выполняет функции первичного учетного документа (накладной, акта) и счета-фактуры. УПД содержит подписи лиц, подтверждающих оформление факта хозяйственной жизни. Подписи на бланке ставят как продавец, так и покупатель.

Подробнее: кто подписывает УПД и нужна ли на УПД печать

Со стороны продавца

Порядок подписания УПД со стороны продавца напрямую зависит от его статуса.

Если УПД выставляется со статусом «1» — это одновременно и счет-фактура, и первичный документ.

В зоне счета-фактуры документ подписывает:

• для юридического лица — генеральный директор, главбух (иное уполномоченное лицо);
• для предпринимателя — сам ИП (иное уполномоченное лицо) с указанием даты и номера присвоения ОГРНИП.

В строке [10] со стороны продавца подпись ставит работник организации, который передает товары, результаты работ или услуги. Например, кладовщик или заведующий складом.

В строке [13] подпись ставит работник продавца, который является ответственным за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Например, бухгалтер, директор, главный бухгалтер.

Если УПД оформлен со статусом «2», то подписи в зоне счета-фактуры не проставляются. Продавец подписывает акт в строках [10], [13].

Со стороны покупателя

Уполномоченные лица покупателя подписывают УПД в строках [15] и [18].

В строке [15] подпись ставит работник организации, который является ответственным за приемку груза (услуги, работы). Например, кладовщик, заведующий хозяйством.

В строке [18] подпись ставит работник, который является ответственным за оформление факта хозяйственной жизни. Например, бухгалтер, главбух, директор или иное уполномоченное лицо.

Подписывать УПД факсимиле нельзя

По п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами. НК РФ не предусматривает возможности использования факсимильного подписания.

Ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ в качестве обязательного реквизита первичного документа называет подписи лиц, ответственных за совершение операции. Закон допускает использование электронной подписи, но не предусматривает применения факсимильного штампа на первичке.

Минфин России и ФНС неоднократно разъясняли, что использование факсимильного штампа на счетах-фактурах и первичных документах недопустимо. Например, смотрите Письмо Минфина от 10.04.2019 г. № 03-07-14/25364. Такой позиции государственные органы придерживаются уже много лет, и эта позиция подтверждена высшими судебными инстанциями. Например, смотрите Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 г. № 4134/11.

Что грозит, если УПД подписан факсимиле

Приведем перечень возможных последствий для сторон, если на УПД будет стоять факсимиле вместо обычной подписи:

1. Отказ в вычете НДС. Свежая судебная практика, письма Минфина придерживаются позиции, что факсимильная подпись в части счета-фактуры — это основание для отказа в вычете НДС. Аналогичная позиция содержится в Письме Минфина России от 08.12.2017 № 03–03‑06/1/81951. Такой же вывод сделал АС Северо‑Западного округа в постановлении от 18.03.2021 № Ф07‑891/2021 по делу № А26‑2242/2020. В более старых судебных делах можно найти решения, где факсимильная подпись в счете-фактуре — не преграда для вычета НДС. Например, Постановление ФАС Московского округа от 07.03.2012 г. по делу № А40-128912/10-127-739. Еще одна позиция — вычет правомерен, если факсимиле при подписании счета-фактуры предусмотрено договором. Например, смотрите Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.12.2010 по делу № А45-16746/2009. Моя рекомендация — придерживаться самых свежих решений суда и мнения Минфина. Считаю, что факсимильная подпись на универсальном передаточном документе — это риск.
2. Непризнание расходов по налогу на прибыль. Если первичный документ вместо оригинальной подписи содержит факсимиле, то налоговая может посчитать расходы документально не подтвержденными. Доказать факт приемки или отгрузки товара сложно.
3. Судебные издержки. Документ, подписанный факсимиле, может быть признан ненадлежащим доказательством. Это особенно актуально, если в договоре между сторонами не предусмотрено специального условия о допустимости использования факсимильных штампов.

Какие документы бухучета можно подписывать факсимиле, а какие нельзя

Если УПД подписывать факсимиле нельзя, то возникает закономерный вопрос: что можно подписывать факсимиле?

Не ставьте факсимиле на следующих документах:

1. Счетах-фактурах, универсальных передаточных документах.
2. Первичных учетных документах, которые подтверждают факт оформления хозяйственной операции. Есть судебная практика, где товарная накладная, подписанная факсимиле и скрепленная печатью общества признана надлежаще оформленной. Безопаснее не ставить факсимиле, чтобы не спорить с налоговой и партнерами. Смотрите Постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 30.11.2015 г. № 02АП-9319/2015 по делу № А31-9850/2014.
3. Доверенностях. Их подписание факсимильно противоречит сути документа.
4. Трудовых договорах. Правила в ч. 1 ст. 67 ТК РФ. Позиция Минтруда в письме от 15.03.2023 г. № 14-6/ООГ-1863.
5. Налоговых декларациях, другой отчетности, которая предоставляется в налоговые органы.

Факсимиле допустимо использовать с определенными оговорками на документах, которые не являются первичными. Например:

1. На договорах. ГК РФ допускает использование факсимиле при совершении сделок по соглашению сторон (ст. 160 ГК РФ). Договор (или допсоглашение) должны содержать прямое условие об использовании факсимильного подписания.
2. На актах сверки взаимных расчетов. Это не первичный документ. Он фиксирует состояние расчетов. Его подписание факсимиле не противоречит закону (Определение ВС РФ от 03.03.2015 г. № 305-ЭС14–6803).

Узнайте, можно ли использовать факсимиле для подписания документов ИП

Рассмотрим несколько примеров положительной и отрицательной судебной практики:

1. Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16.04.2024 № Ф07-2984/2024, А56-18500/2022. Поставщик пытался взыскать с покупателя задолженность за поставленный товар. Часть УПД подписана факсимильной подписью директора. Суды трех инстанций отказали поставщику во взыскании долга по такой «первичке». В договоре не установлено соглашение об использовании факсимиле по п. 2 ст. 160 ГК РФ. Суд констатировал, что УПД, подписанные факсимиле, не могут быть доказательством передачи товара. Они не подтверждают, что товар приняло лично уполномоченное лицо покупателя.
2. Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.12.2024 № 13АП-29799/2024, А56-52269/2024. Исполнитель требовал оплатить ремонт автомобиля. Заказчик отказался, так как УПД подписан факсимиле, а полномочия подписанта не подтверждены. Суд встал на сторону исполнителя и взыскал долг. На спорном УПД стоял оттиск печати ответчика. О фальсификации печати не заявлялось, а наличие печати по мнению суда — доказательство полномочий подписанта. Истец доказал, что стороны неоднократно оформляли и оплачивали аналогичные УПД, подписанные факсимиле с печатью ответчика.