Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2024 году

Подотчетные лица

Деньги для оплаты товаров, работ и услуг в интересах компании выдают подотчетным лицам. По правилам расчеты с подотчетными лицами в 2024 году с учетом последних изменений касаются не только работников, но и физлиц, с которыми у организации заключены гражданско-правовые договоры (письмо ЦБ РФ № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014).

Подотчетные деньги выдают:

• руководителю компании;
• работникам (в том числе нерезидентам РФ и сотрудникам с задолженностью по подотчетным суммам);
• физлицам по ГПД (подрядчикам, исполнителям).

По теме: как организовать расчеты с подотчетными лицами

Основание для выдачи подотчетных денег

Центробанк утвердил порядок выдачи денежных средств в подотчет — см. указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления подотчетного лица (п. 6.3 указаний № 3210-У). Теперь деньги выдают по одному из следующих документов:

• приказ или иное распоряжение руководителя;
• заявление подотчетного лица, заверенное руководителем.

Оба документа составляют в свободной форме. В приказе или распоряжении укажите:

• Ф. И. О. получателя денег;
• выдаваемую сумму;
• срок, на который выдаете деньги;
• назначение выдаваемой суммы;
• реквизиты банковской карты работника, если средства перечисляются безналичным способом.

В заявлении указывают требуемую сумму и срок, на который выдают деньги, но с 2020 года это необязательно. Если планируется выдача под отчет на карту сотрудника с расчетного счета в 2024 году, перечислите в заявлении банковские реквизиты этой карты (письмо Минфина № 03-11-11/42288 от 25.08.2014). Руководитель визирует заявку: ставит дату и подпись.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм, например когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется получать заявление от каждого лица, а достаточно издать общее распоряжение о выдаче наличности.

Еще по теме: разбираемся с новыми правилами подотчета

Оформление кассовых документов в электронном виде

Благодаря изменениям и новым правилам и подотчет в 2024 году стал проще. Теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014 ). При оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить по электронной почте, без оформления в бумажном виде. На какой срок выдают деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.

Подробнее: как оформить РКО на выдачу подотчетных сумм

Деньги в подотчет должникам

Лицам, не погасившим предыдущие долги, разрешается новая выдача под отчет наличных денежных средств в 2024 году (равно как и безналичных денег). Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этим правилом. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы избежать систематического нарушения финансовой дисциплины.

Требования к чекам, подтверждающим расходы

Расходы подтверждают чеками — бумажными и электронными. Подтверждением служат и другая платежно-расходная документация. Чтобы компания смогла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы предоставленные подтверждения соответствовали целевым расходам. Кроме того, проследите, чтобы в чеках и БСО были сведения:

• о наименовании и ИНН покупателя;
• стране происхождения товара;
• номере таможенной декларации;
• сумме акциза.

Эти данные важны, если работник приобретает товары или услуги от имени компании или ИП. Если он тратит деньги на такси, мойку или ремонт авто, ему выдают чек, а не БСО.

Электронные чеки приравнены к бумажным. Работник вместе с авансовым отчетом вправе предоставить распечатанные чеки на купленные товары и услуги, которые он получил в SMS или на e-mail. Аналогичные нормы действуют для отчета о расходах на покупку в интернет-магазинах и за электронные деньги.

В то же время учтите, что при онлайн-покупке билетов на самолет (поезд) для подтверждения расходов следует распечатать посадочный талон и поставить на этот документ отметку о досмотре. В противном случае налоговики не примут его, сомневаясь, что ваш работник пользовался транспортными услугами (письмо ФНС России № СД-3-3/3409@ от 11.04.2019).

Возврат подотчетных денег

Подотчетное лицо отчитывается обо всех расходах на деньги, выданные организацией. Получателю надо предоставить авансовый отчет в срок, который определил руководитель (пп. 6.3 п. 6 Указаний № 3210-У). Отчетность проверяют в бухгалтерии, после чего руководитель утверждает документ. Остаток средств возвращают в кассу.

Если остатки в кассу возвращают наличными, операцию оформляют приходным кассовым ордером. Запись о приходе вносят в кассовую книгу, а вносителю выдают квитанцию к ПКО (пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У). В авансовой отчетности делают пометку о возврате денег: ставят сумму, номер и дату ПКО.

Если деньги возвращают с банковской карты на расчетный счет организации, подотчетнику надо правильно написать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». В авансовой отчетности необходимо поставить отметку о возврате и указать дату, сумму и реквизиты перевода.