Как составить положение о защите персональных данных работников?
В этом видео мы подробно расскажем, как создать эффективный документ, который поможет вашей компании соответствовать законодательству и обеспечить безопасность данных сотрудников.
Здравствуйте! С вами Алена Талаш, управляющий партнер компании «РосКо Консалтинг и Аудит». Порядок хранения и использования данных работников компании определяет положение о защите персональных данных.
Что представляют собой персональные данные работников? Какие меры должен предпринять работодатель для защиты персональных данных? Для каких целей нужно разрабатывать положение о защите персональных данных? Какие ключевые разделы должно содержать такое положение? Отвечаем на все вопросы в нашем новом видео.
Положение о защите персональных данных: общая информация
Практически весь бизнес в России вынужден работать с персональными данными сотрудников. Для бизнесменов важно понимать, как грамотно обращаться с такими данными, чтобы не получить штраф за нарушение закона.
Штраф за разглашение, передачу или другую обработку персональных данных без согласия работника для малых и микропредприятий составляет до 350 тыс. рублей, для других организаций — до 700 тыс. рублей, для должностных лиц — до 300 тыс. рублей.
Положение является обязательным локальным документом компании. Какой-либо регламентированной формы этого документа законодательство не устанавливает, однако данный он должен соответствовать требованиям, предъявляемым к защите персональных данных работника.
Роструд предлагает бизнесу заказать профвизит инспектора труда. Для этого необходимо подать запрос через онлайн-форму «Предприятие информирует» на сайте ведомства. О всех важных изменениях и новостях мы оперативно рассказываем в наших соцсетях. Подписывайтесь, чтобы ничего не пропустить!
Что относится к персональным данным работников?
Использование персональных данных работника начинается с момента его трудоустройства и в дальнейшем — при осуществлении хозяйственной деятельности компании.
Именно на Работодателя возлагается обязанность по обработке данных своих сотрудников: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение информации.
Согласно закону, персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно затрагивает работника. Подробный список смотрите по ссылке в описании к этому видео.
Если на период отпуска выпадает выходной или праздник, работодатель обязан продлить отпуск на эти дни. Мы дали экспертный комментарий изданию Лента.ру о том, когда выгоднее брать отпуск в 2025 году.
Какие документы должны быть в компании в части защиты персональных данных сотрудников?
Перечень конкретных документов зависят от специфики хозяйственной деятельности компаний. Например, с какими категориями граждан работает компания — только работники или другие физические лица.
Список документов также зависит от того, работает ли компания со сведениями о физических лицах самостоятельно либо передала их на обработку другому лицу. На практике документы, содержащие сведения о персональных данных, очень обширны.
Среди них:
- пакет кадровых документов, оформляемых при трудоустройстве и увольнении работников;
- документы тестирования, анкетирования потенциального кандидата на работу;
- личные дела, трудовые книжки;
- отчеты, направляемые в государственные органы, содержащие личные сведения о работниках.
Важно знать, что руководитель компании сам определяет конкретный перечень обязательных документов с учетом требований закона.
Кстати о том, как узнать, грозят ли работодателю трудовые проверки в 2025 году, мы рассказывали в этом видео.
Как правило, список документов, связанных с обработкой и защитой персональных данных работников выглядит так:
- политика об обработке и защите персональных данных;
- положение о работе с персональными данными;
- утвержденный список сотрудников, имеющих доступ к таким данным;
- применяемые формы согласия на обработку персональных данных;
- распорядительные документы. Например, приказ о назначении ответственного лица за организацию обработки персональных данных работников.
А о том, как налоговики понимают, что работодатель платит зарплату в конвертах, мы рассказывали в этом видео. Переходите по ссылке и смотрите!
Что должно быть прописано в Положении об обработке и защите персональных данных?
При разработке Положения работодатель должен знать, что:
- Все личные сведения, касаемые работников, необходимо получать только от него самого. В случае запроса сведений у третьих лиц работодатель должен заручиться согласием сотрудника.
- Практически вся обработка информации о работниках касается обязанности обязательного раскрытия информации. Например, передача сведений в Соцфонд, отчетов в налоговую. В связи с этим, перечень случаев, когда работодатель передает информацию о работниках третьим лицам, необходимо прописывать в Положении.
Важно помнить: не все данные можно запросить у работника. Например, нельзя запрашивать у работника информацию, касающуюся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья и интимной жизни.
Исключение составляют случаи, если работник принимается на работу по специальности, по которой установлены медицинские противопоказания к деятельности.
Знали об этом? Если нет, тогда быстрее подписывайтесь на наш канал! Каждый день вас ждут свежие видео с важнейшей информацией для вашего бизнеса и не только. Не пропустите ничего важного – жмите на кнопку подписки прямо сейчас!
Положение, как правило, состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- цели сбора данных;
- способы и сроки обработки и хранения данных;
- защита персональных данных;
- актуализация, изменение, уничтожение сведений о работниках.
Более подробно о каждом разделе можно прочитать по ссылке.
Подведем итоги. Работодатель обязан закрепить правила обработки персональных сотрудников в локальном акте компании. Разработанное Положение должно отвечать требованиям законодательства и учитывать бизнес-процессы компании.
На этом всё. Хотите знать больше? Плейлист «Трудовой юрист» — ваш гид в трудовом праве. Разбирайтесь в трудовых договорах, защищайте свои права и решайте споры.
Большое спасибо, что досмотрели это видео до самого конца! С вами была Алена Талаш. Есть вопросы? Не откладывайте — пишите их прямо сейчас в комментариях, и наши юристы из компании «РосКо» ответят вам совершенно бесплатно! И, конечно же, не забудьте подписаться на наш канал. Будь в курсе – будь с РосКо!
Полезные материалы от RosCo:
- Сайт компании: https://rosco.su/
- YouTube канал: RosCo | Consulting & audit — YouTube
- ВКонтакте: RosCo | Consulting & audit (vk.com)
- Telegram: Telegram: Contact @roscoaudit
- Дзен: RosCo | Consulting & audit | Дзен (dzen.ru)