Закрывающие документы по перевозкам грузов

Какими могут быть закрывающие документы по перевозкам

Закрывающие документы по транспортным услугам — это комплект первичных учетных документов, который подтверждает факт оказания услуг доставки, их объем, стоимость и отсутствие претензий между заказчиком и перевозчиком. Они закрывают сделку в бухгалтерском и налоговом учете, позволяя заказчику списать расходы, а перевозчику — признать выручку.

Подробнее: что такое закрывающие документы в бухгалтерии

2026 год меняет состав обязательных перевозочных документов. К ранее обязательным бумажным формам на услуги доставки грузов добавляются электронные для некоторых категорий бизнеса.

Перечень закрывающих документов по транспортным услугам:

1. Договор на оказание услуг доставки (перевозку грузов, доставку товара и пр.).
2. Транспортная накладная (в бумажном или электронном виде). Подтверждает факт оказания услуг транспортировки груза. По пп. «б» п. 1 ст. 1 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ электронная транспортная накладная становится обязательной для всех участников грузоперевозок с 1 сентября 2026 года.
3. УПД на оказание услуг доставки (в форме акта или акта со счетом-фактурой).
4. Акт оказанных услуг.
5. Счет-фактура для вычета НДС.
6. Путевой лист. Содержит обязательную информацию о водителе, медосмотре и пр.

Еще один вид закрывающей документации на услуги транспортировки — это единый транспортный документ (или ЕТД). Это документ, который подтверждает заключение договора перевозки в прямом смешанном сообщении (перевозка грузов или пассажиров несколькими видами транспорта по одному документу). Можно заполнить в электронном или бумажном виде. Форму для заполнения бумажного бланка найдете в Приказе Минтранса России от 11.06.2025 № 187. Электронный формат — в Приказе ФНС России от 13.08.2025 № ЕД-7-26/717@. Его заполняет перевозчик, заключивший договор с грузоотправителем или пассажиром.

Товарная, транспортная и товарно-транспортная накладные

Для правильного оформления перевозки грузов важно различать три типа накладных, каждый из которых выполняет свою функцию и регулируется разными нормативными актами. Рассмотрим их последовательно.

Товарная накладная

Товарная накладная — это накладная по форме ТОРГ-12. Она предназначена для оформления продажи (отпуска) товаров. Фиксирует переход права собственности на ТМЦ от продавца к покупателю. Для оформления услуг перевозки в качестве закрывающего документа в общем порядке не предназначена.

Транспортная накладная

Транспортная накладная — это перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза. Такое определение дано в пп. 20 ст. 2 Федерального закона № 259-ФЗ. В накладной отражаются все ключевые сведения о перевозке груза:

• данные грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя (наименования, ИНН, адреса);
• характеристики груза (наименование, вес, количество мест, объем);
• информация о транспортном средстве (марка, госномер);
• условия перевозки (маршрут, сроки доставки);
• фактические дата и время погрузки и выгрузки;
• состояние груза при приемке и выдаче;
• стоимость транспортировки с указанием ставки НДС.

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (или ТТН) — это унифицированная форма № 1-Т, которая состоит из товарного и транспортного раздела. Форма утверждена в постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Как всем известно, унифицированные формы не являются обязательными к применению. Но оформление ТТН обязательно при транспортировке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Определение товарно-транспортной накладной не обозначено в уставе автомобильного транспорта. Перечень применяемых форм, в том числе закрывающей документации, устанавливается субъектом грузоперевозок в учетной политике. Заменой закрывающей ТТН послужит выставление УПД и транспортной накладной.

Знаете, за 10 лет работы с бухгалтерией транспортных компаний я усвоила одно железное правило: «Груз может доехать, а сделка — нет». И дело не в водителе, и не в дорогах. Все упирается в закрывающие бумажки. Без правильно оформленной транспортной накладной и акта налоговая просто не поверит, что перевозка вообще была. На камералках запрашивают все, что связано с перевозкой товара, даже иногда сведения о водителе. Следите за закрывающей документацией.

Подробнее: как оформить транспортную накладную и ТТН

Акт оказанных услуг (или приемки-передачи)

Акт оказанных услуг — это закрывающий первичный документ, который подтверждает, что услуга оказана и стороны не имеют претензий друг к другу.

В 2026 году форма закрывающего акта остается свободной, с наличием обязательных реквизитов по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Форму акта закрепите в учетной политике, приложении договора. Какие элементы включить в закрывающий акт:

1. Дату, номер, место составления, ссылку на договор перевозки груза.
2. Сведения о сторонах перевозчика и заказчика.
3. Предмет услуг перевозки. Например, перевозчик оказал услуги, а заказчик принял услуги по перевозке груза. Можно дополнительно детализировать маршруты перевозки.
4. Стоимость. Укажите цену, наличие НДС.
5. Подтверждение отсутствия претензий при подписании закрывающего документа.
6. Подписи сторон с расшифровкой ФИО ответственных лиц. При наличии поставьте печати.

Универсальный передаточный документ

Часто перевозчики выставляли вместо акта УПД для подтверждения оказания услуг доставки. Форма УПД официально изменилась с 2026 года из-за внесений изменений в часть счета-фактуры по постановлению Правительства РФ от 23.01.2026 № 26. Выставьте УПД как закрывающий документ на услуги перевозки грузов со статусом:

• «1», если в сделке есть НДС;
• «2», если УПД выполняет функцию акта.

Счет-фактура

Форма счета-фактуры аналогично изменилась с 1 апреля 2026 года. Также в документе требуется заполнение новой строки 5б. Счет-фактура как закрывающий документ выдается заказчику, чтобы он смог принять НДС по услугам перевозки к вычету.