Как работать с маркировкой товаров в системе «Честный знак»

Что такое маркировка товаров и зачем она нужна

Представьте: вы покупаете пару обуви, а на коробке небольшой код. При его сканировании можно узнать всё о товаре: кто и когда произвёл, откуда привёз и через чьи руки прошёл до полки магазина. Это и есть маркировка — способ проследить путь продукции от завода до покупателя.

Предприятие-изготовитель или продавец обязаны нанести код на каждую упаковку. Товар без метки считают нелегальным, и продавать его нельзя.

Для разных категорий товаров используют различную маркировку:

• DataMatrix — это штрихкод, который ставят на сигареты, обувь, одежду и многое другое. Это самый распространённый формат;
• RFID-метки — микрочипы с радиочастотной идентификацией. Их выбрали для маркировки меховых изделий: внутри шкурки зашит чип со всей информацией о вещах.

Как маркированная продукция проходит путь по цепочке от производства до продажи:

1. Производитель или импортёр наносит код на каждую коробку и отправляет их оптовому покупателю.
2. Оптовик сканирует код при получении продукции и фиксирует в системе, что товар к нему поступил.
3. Магазин при получении тоже сканирует маркировку и обновляет статус продукции: теперь она поступила на продажу.
4. Кассир отпускает продукцию при продаже через онлайн-кассу, система фиксирует его передачу покупателю и снимает его с учёта.

За реализацию маркировки отвечает Центр развития перспективных технологий (ЦРПТ), а проводят её с помощью системы «Честный знак» — это государственная система мониторинга за оборотом маркируемых товаров.

ЦРПТ генерирует уникальные коды. Изготовитель или импортёр заказывает их и оплачивает (50 копеек за штуку без учёта НДС). Бесплатные коды предусмотрены только для жизненно важных лекарств стоимостью до 20 рублей.

Всю маркированную продукцию вносят в национальный каталог, который входит в систему «Честный знак».

Полезно знать: чем маркировка отличается от прослеживаемости

Какие товары нужно маркировать

Власти утвердили перечень продукции, которая подпадает под маркировку в системе «Честный знак» (Распоряжение Правительства РФ № 792-р от 28.04.2018):

• сигареты и всё, что связано с никотином;
• слабоалкогольные напитки и пиво (крепкий алкоголь (водка, коньяк, вино) учитывается в ЕГАИС с федеральными специальными марками, а не в «Честном знаке»);
• пищевая продукция, напитки;
• лекарства, БАДы, спортпитание и мед. изделия;
• парфюмерия, косметическая продукция и бытовая химия;
• электроника и фототовары;
• автомобильные шины;
• текстиль: постельное и столовое бельё, туалетные и кухонные принадлежности;
• различная одежда;
• обувь всех видов;
• детские игрушки;
• средства реабилитации (определённые виды);
• велосипеды и их основные части (рамы);
• шины, резина, моторные масла;
• стройматериалы.

Для каждого вида продукции власти установили особые правила маркировки в отдельных постановлениях, где прописывают, какие конкретно товары подпадают под маркировку и как её правильно наносить на продукцию.

Особенности обязательной маркировки отдельных видов товаров с помощью системы «Честный знак»:

Что потребуется для организации работы в системе «Честный знак»

Учётная запись в системе маркировки нужна всем, кто работает с маркированным товаром: производит, ввозит из-за границы, продаёт оптом или в розницу. Это касается заводов, импортёров, оптовиков, дистрибьюторов, супермаркетов, небольших магазинов, интернет-магазинов, маркетплейсов и фермерских хозяйств.

Зарегистрироваться в системе «Честный знак» не получится без:

• УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписи. Её оформляют на руководителя организации — неважно, юрлицо это или ИП. Выдают в любом аккредитованном удостоверяющем центре;
• оператора ЭДО — сервиса электронного документооборота. Выбирайте того, кто работает в связке с «Честным Знаком».

Документы для получения УКЭП:

• для ИП: заявление на выпуск, паспорт, СНИЛС, свидетельство о госрегистрации и свидетельство о постановке на учёт в налоговой;
• для юрлиц: тот же набор плюс устав организации и документы, которые подтвердят полномочия руководителя.

Регистрация в системе «Честный знак» бесплатна. Но без дополнительных трат обойтись не получится:

1. ЭДО. Стоимость зависит от тарифа оператора и годового объёма документов.
2. Коды Data Matrix — 50 копеек за каждый код.
3. Оборудование и софт. Это принтер для этикеток, 2D-сканер, кассовая программа с поддержкой маркировки. Бюджет начинается от нескольких тысяч и доходит до десятков тысяч рублей.

До регистрации в системе «Честный знак»проверьте компьютер. Требования к технике минимальные:

Драйверы, инструкции и криптографическое ПО для работы в системе «Честный Знак» бесплатно предоставляет ФНС.

Чтобы проверить совместимость оборудования, откройте сайт «Честного Знака» — система предложит автоматическую проверку. Укажите тип криптоплагина, и сайт протестирует браузер. Если чего-то не хватает, проблемные элементы подсветятся красным — рядом будет ссылка на установку. Когда подсветка зелёная, появится кнопка «Продолжить».

Инструкция по регистрации в системе «Честный Знак»:

Шаг 1. Подайте заявку. На странице входа в личный кабинет нажмите «Регистрация» и выберите свою УКЭП.

Шаг 2. Заполните анкету. Укажите телефон и email для отправки уведомлений и отправьте заявку.

Шаг 3. Дождитесь проверки. Заявке присвоят номер. Проверяют статус двумя способами: письмом на почте или кнопкой «Проверить статус заявки» прямо на сайте. Обычно ответ приходит в течение 24 часов.

Шаг 4. Войдите в личный кабинет. Когда статус сменится на «Подтверждена», авторизуйтесь с помощью УКЭП.

Шаг 5. Заполните профиль. Для этого нужно ответить на четыре вопроса: ваша роль в цепочке оборота, операторы ЭДО,товарная группа, членство в GS1RUS.

Шаг 6. Доработайте профиль. При первом входе система предложит пошагово внести недостающие сведения: данные участника, реквизиты, операторы ЭДО.

Шаг 7. Проверьте данные участника. Информация подтянется автоматически из УКЭП и государственных реестров — ЕГРЮЛ, ЕГРИП, РАФП. Если что-то некорректно, обратитесь в техподдержку. Здесь же указывают роль в цепочке (производитель, импортёр, опт, розница), ID участника и токен для кассовой техники.

Шаг 8. Заполните реквизиты. Укажите банк, БИК, корреспондентский и расчётный счета. Они нужны для договоров с оператором системы.

Шаг 9. Укажите ФИО ответственного сотрудника и телефон для связи.

Шаг 10. Отправьте данные на проверку, нажав на кнопку «Отправить заявку». На время проверки личный кабинет может быть недоступен. Для повторного входа используйте кнопку «Авторизоваться». Если работаете с товаром из экспериментальной группы, заходите в него сразу после заполнения.

Шаг 11. После авторизации по УКЭП откроется пакет из трёх договоров, которые нужно подписать: договор о подключении к системе мониторинга, договор на предоставление кодов маркировки и договор об устройствах регистрации эмиссии.

Шаг 12. Перед заказом кодов пополните баланс своего лицевого счёта. Из расчёта 50 копеек без учёта НДС за один код. Деньги спишут после того, как коды сформируются.

Как получить коды маркировки и нанести их на товар

Весь процесс опирается на общие правила маркировки, утверждённые Постановлением Правительства № 515 от 26.04.2019. Но для отдельных товарных групп могут быть свои нюансы. Уточняйте их в специальных правилах по конкретному виду продукции.

Базовая схема получения кодов: зарегистрироваться в системе «Честный Знак» → запросить коды → нанести их на товар → передавать данные через кассу при продаже.

Если к заявлению на регистрацию в системе «Честный знак» нет вопросов, оператор в течение пяти рабочих дней зарегистрирует вас в системе, откроет доступ к личному кабинету и пришлёт уведомление на email, указанный в заявлении.

Отношения между участником оборота и оператором строятся на договорной основе. Типовые формы утверждает Минпромторг. Понадобится заключить договор:

• о подключении к системе мониторинга;
• на предоставление кодов маркировки;
• о предоставлении устройства регистрации эмиссии — через него формируются коды. Оператор выдаёт устройство на руки или предоставляет к нему удалённый доступ. Удалённый доступ предоставляется бесплатно (Приказ Минпромторга № 1308 от 14.04.2023).

Выбор формы договора напрямую определяется категорией маркируемого товара — для разных групп продукции действуют отдельные регламенты.

Процесс получения кодов маркировки выстроен через личный кабинет: пользователь подаёт заявку, а оператор генерирует коды с помощью устройства регистрации эмиссии. Стоимость одного идентификатора — 50 копеек.

Сами коды представляют собой двумерные штрихкоды формата Data Matrix — визуально они напоминают привычные QR‑коды, но имеют иную структуру и алгоритм кодирования. Маркировочный код размещают непосредственно на товаре, на его упаковке либо на отдельном носителе — например, на этикетке или ярлыке. Нанесение выполняют на любом этапе, когда продукция проходит производство, упаковку, переупаковку или хранение.

Способ размещения кода подбирают с учётом специфики товара. Так, для табачной и никотинсодержащей продукции маркировка наносится на потребительскую и групповую упаковку либо на этикетку — это закреплено в Постановлении № 224. В сегменте обуви код допустимо разместить на упаковке, самом изделии либо на товарном ярлыке: такой порядок установлен Постановлением № 860. Для остальных товарных категорий действуют собственные нормативные требования — их стоит уточнять в соответствующих постановлениях, чтобы соблюсти все обязательные правила.

Как ввести товар, который подлежит маркировке, в оборот

Основная цель маркировки — это защита покупателей от подделок и контроль за движением товаров. Когда производитель или импортёр вводит товар в оборот, он подтверждает его готовность к продаже.

Когда вводят товары в оборот:

• после производства, когда продукция готова к реализации;
• после прохождения таможни при импорте;
• при продаже остатков со склада, если раньше маркировка не требовалась;
• при повторной продаже товара, который уже выведен из оборота (например, при возврате от покупателя).

Как правильно ввести в оборот продукцию, которая подпадает под обязательную маркировку:

Шаг 1. Пройдите регистрацию на платформе «Честный знак».

Шаг 2. Создайте карточки товаров в Национальном каталоге вручную или загрузите файл в формате Excel.

Как выглядит создание карточки товара вручную при вводе в оборот в системе «Честный знак»:

Шаг 3. Закупите оборудование, которое потребуется для работы в системе «Честный знак»: 2D-сканер штрихкодов, принтер для печати этикеток и терминал сбора данных (ТСД).

Шаг 4. Закажите коды в личном кабинете и оплатите их.

Шаг 5. Распечатайте коды и нанесите их на товары.

Шаг 6. Сформируйте отчёт о маркировке в системе «Честный знак».

После выполнения всех этих шагов товар считают введённым в оборот и готовым к продаже.

Подробнее о вводе товара в оборот смотрите в инструкции на платформе «Честный знак».

Как продавать маркированные товары

При продаже маркированного товара через онлайн-кассу убедитесь, что ККТ поддерживает работу с маркировкой. Касса должна:

• передавать данные о коде маркировки в фискальный накопитель;
• формировать запросы о проверке кода и уведомления о реализации;
• отправлять их через оператора фискальных данных (ОФД) в систему маркировки «Честный знак»;
• повторно отправлять непереданные уведомления, если не пришла квитанция.

В кассовом чеке реквизит «код товара» заполняется по правилам Постановления № 174 и требованиям ФНС. Каждый маркированный товар указывается в чеке отдельной строкой, так как объединять их в позиции нельзя (письмо ФНС от 18.02.2020 № АБ-4-20/2810@). Формат реквизита зависит от того, печатный чек или электронный.

Подробнее: какие реквизиты должны быть в кассовом чеке

Как сообщить о продаже товара:

1. Через личный кабинет:
   • заходите в личный кабинет на сайте «Честный знак»;
   • вносите информацию о продаже вручную;
   • подтверждаете операцию электронной подписью.
2. Через онлайн-кассу:
   • убедитесь, что ваша касса поддерживает работу с маркированными товарами;
   • проверьте, что прошивка кассы актуальна;
   • подключите 2D-сканер для считывания кодов;
   • заключите договор с ОФД (оператором фискальных данных).
3. Через систему госзакупок:
   • используется при продаже товаров для госнужд;
   • данные передаются автоматически через единую систему.

Читайте о маркировке товаров в госзакупках

Если товар не промаркирован, в некоторых случаях разрешено самостоятельно зарегистрировать товар и нанести маркировку (например, это разрешено для остатков):

• проверьте, разрешено ли это правилами для вашей категории товара;
• зарегистрируйте товар в системе «Честный знак»;
• получите коды маркировки;
• нанесите их на продукцию.

Как выводить маркированный товар из оборота

Маркировка отслеживает весь путь товара — от завода до покупателя. Вывод из оборота — это финальная точка: товар продан, списан, вывезен за границу или изъят. После этого код маркировки «гасится»: его больше нельзя использовать в накладных, перемещать между складами или продавать повторно.

Технически это выглядит так: участник оборота передаёт в «Честный Знак» отчёт о выбытии товара. Чаще всего это происходит автоматически через онлайн-кассу при продаже. Но если причина другая (товар испортился, потерялся, ушёл на экспорт), отчёт формируют вручную.

В отчёте обязательно укажите, почему товар выбывает. Например:

1. Продажа покупателю:
   • розничная продажа, когда товар купил физлицо в магазине. Этот вариант обычно выбирают, когда нельзя отправить данные через ОФД. Например, в отдалённых районах без связи;
   • дистанционная продажа. Например, при заказе через интернет, маркетплейс, каталог, телемагазин;
   • продажа по образцам. Например, когда покупатель выбрал товар по образцу в магазине, а с доставкой приедет экземпляр со склада;
   • продажа по госконтракту при поставке по 44-ФЗ или 223-ФЗ бюджетным и муниципальным учреждениям. Например, молоко для больничной столовой;
   • сделка с гостайной. Например, при продаже в рамках гособоронзаказа по 275-ФЗ.
2. Списание и утрата:
   • утрата. Например, когда товар потерян, украден или выявлена недостача при инвентаризации;
   • уничтожение или повреждение. Например, из-за брака, поломки или порчи;
   • истечение срока годности. Например, когда товар не успели продать до истечения этого срока;
   • конфискация. Например, если товар изъяли по решению госорганов.
3. Использование не для перепродажи:
   • для собственных нужд, когда компания использует товар для себя, без цели заработать. Например, дистрибьютор моторных масел обслуживает корпоративные машины;
   • для производственных целей, если товар используют в бизнесе, но не продают как есть. Например, маркированное растительное масло идёт на приготовление блюд в ресторане.
4. Перемещение за пределы РФ:
   • экспорт. Например, если товар изначально делали для внутреннего рынка, а потом решили отправить за границу, экспортёр выводит код из оборота. Товар, произведённый сразу на экспорт за пределы ЕАЭС, маркировать не нужно;
   • трансграничная продажа в страны ЕАЭС. Например, когда страна-получатель не поддерживает взаимное признание кодов или эта категория там не маркируется.
5. Безвозмездная передача. Например, при благотворительности.
6. Специфические причины для отдельных товарных групп. Например, «Использование для ветеринарного применения» у ветпрепаратов или «Фасовка» для кормов животным.

Как вывести товар при продаже через кассу: сканируйте при продаже код. Данные уходят оператору фискальных данных, а оттуда в систему маркировки «Честный знак». Если интернета нет, касса работает автономно, и коды вводят вручную в течение 30 дней. Тогда сформируйте документ «Вывод из оборота» в «Честном Знаке» или в товароучётной программе вручную, загрузив файл или выгрузив данные с фискального накопителя.

Если причина — розничная, дистанционная продажа или продажа по образцам, всё настраивается один раз, и дальше касса справляется сама.

Если товар не продан через кассу, а списан, испорчен, отправлен на экспорт или изъят, код выводится вручную через личный кабинет или через сторонний сервис для работы с маркировкой.

Инструкция, как вывести товар вручную:

Шаг 1. Зайдите в раздел работы с документами → вкладка «Вывод из оборота».

Шаг 2. Создайте документ и заполните поля: причина вывода из оборота, данные документа-основания (например, акт списания или акт об уничтожении) и прочие сведения.

Шаг 3. Добавьте коды маркировки вручную, загрузкой из учётной системы или через терминал сбора данных.

Шаг 4. Подпишите документ УКЭП и отправьте в систему «Честный знак».

Шаг 5. Проверьте статус кодов — он должен измениться на «Выбыл».

Подробнее о выводе товара в оборот смотрите в инструкции на платформе «Честный знак».

Какие штрафы за отсутствие маркировки

Если произвести, ввезти или продать товар, который подлежит обязательной маркировке, без кода Data Matrix или с нарушением правил нанесения — наступает ответственность по статье 15.12 КоАП РФ. Штрафы зависят от того, что произошло и на каком этапе:

1. Общие товары (не табак и не лекарства):
   • производство или ввод в оборот без маркировки: должностные лица — 5 000-10 000 руб., юрлица — 50 000-100 000 руб.;
   • продажа, хранение, перевозка или приобретение для перепродажи: должностные лица — 5 000-10 000 руб., юрлица — 50 000-300 000 руб.
2. Табачная и никотиновая продукция:
   • производство или ввод в оборот: должностные лица — 300 000-500 000 руб., юрлица — 700 000-1 000 000 руб.;
   • оборот (продажа, хранение, перевозка): должностные лица — 300 000-500 000 руб., юрлица — 1 000 000-1 500 000 руб.
3. Лекарства: производство или продажа лекарств без маркировки (6.34 КоАП РФ): должностные лица — 5 000-10 000 руб., юрлица — 50 000-100 000 руб.

Ставки для табака на порядок выше, чем для остальных товаров — государство особенно жёстко контролирует эту сферу. Если работаете с маркированной продукцией, проверить наличие кодов проще до того, как это сделает проверяющий.

Маркировка и работа с системой «Честный знак»: частые вопросы