Порядок выплаты компенсации за использование личного автомобиля

В каких случаях положена компенсация

Трудовым законодательством регламентировано получение работником компенсации за использование своего личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах.

Согласно ст. 188 ТК РФ, работнику оплачиваются:

• использование и износ (амортизация) инструмента, личного транспорта, оборудования и другого имущества, принадлежащего работнику;
• расходы, связанные с их использованием.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Если работодатель принял решение о выплате компенсации за авто сотруднику, то выплату и ее размер необходимо прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении (ст. 168.1 ТК РФ). Помимо этого, необходимо определить и условия выплаты.

В соглашении отражаются:

• вид используемого имущества, его технические характеристики и данные регистрации;
• реквизиты документов, подтверждающих право работника на используемое авто;
• порядок использования авто;
• размер (порядок его определения) и порядок выплаты за использование авто, в том числе нормы расхода ГСМ.

Чтобы установить расстояние, которое сотрудник преодолел в служебных целях, и соответствующую трату ГСМ, оформляются подтверждающие документы, например, путевые листы или иной документ, где указывается график и маршрут передвижения с указанием расстояния.

Компенсирование затрат работникам производится в тех случаях, когда их работа по своему характеру связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Для документального подтверждения расходования ГСМ необходимо оформить соглашение с работником, путевой лист либо иной документ, позволяющий установить пройденный путь в служебных целях.

Пример соглашения об использовании личного автомобиля сотрудником:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Определение размера компенсации

Размер компенсации и порядок выплаты самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Фактически понесенные расходы подтверждаются копией свидетельства регистрации транспортного средства и документами, подтверждающими оплату ГСМ (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Постановлением Правительства РФ № 92 от 08.02.2002 предусмотрены нормы затрат организаций на компенсационную выплату за использование личных авто для служебных поездок.

Вот норма компенсации за использование личного автомобиля в 2024 году:

• для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб./мес.;
• для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2000 куб. см — 1500 руб./мес.

Но работодатель не обязан их применять при определении размера выплаты. В обязательном порядке они применимы только в целях учета расходов при налогообложении прибыли.

Как отразить в бухучете

Затраты на компенсацию использования работником личного автомобиля в служебных целях признаются расходами по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, за который производится выплата. Сумма затрат соответствует договоренности сторон и подтверждающим документам (п. 5, 6, 7, 16, 18 ПБУ). Приведем перечень проводок по начислению компенсации за использование личного автомобиля на следующем примере:

В соответствии с трудовым договором и внутренними локальными актами, организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование им личного автомобиля в служебных целях. Компенсация состоит из сумм ежемесячного износа автомобиля — 1100 руб. и эксплуатационных расходов (например, расходы на ГСМ).

Объем двигателя автомобиля — 2000 куб. см.

Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.

За текущий месяц сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, — 8000 руб. Выплата производится в следующем месяце на банковский счет работника.

По рассмотренному примеру проводки компенсации за использование личного транспорта такие:

Читайте также: все о госпошлине за регистрацию автомобиля

Налогообложение выплаты возмещения при ОСНО и УСН

Расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей налогообложения прибыли подпунктом 11 п. 1 ст. 264 НК РФ эти суммы разрешается учесть только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 92 от 08.02.2002: 1200 руб. в месяц — за автомобиль с двигателем 2000 куб. см и меньше, 1500 руб. — с двигателем больше 2000 куб. см. с признанием их в том отчетном периоде, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ). Аналогичный порядок учета описан Минфином в письмах от 17.08.2022 № 03-03-06/1/80145, от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366.

В связи с отличиями в правилах учета возмещения, у организаций, применяющих ПБУ 18/02, возникает необходимость учесть разницы.

В рассмотренном выше примере для целей бухгалтерского учета расходы в виде компенсации работнику за использование личного автомобиля для служебных поездок признаются в размере 8000 руб. В целях налогообложения прибыли указанные затраты учитываются в размере 1200 руб. Соответственно, в учете образуются постоянная разница на сумму превышения и постоянный налоговый расход (ПНР) (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

Кроме этого, отличается дата признания. В бухгалтерском учете компенсация в полной сумме признается на дату ее начисления, а в налоговом учете — на дату выплаты в пределах установленных норм. В связи с тем, что выплата производится в месяце, следующем за месяцем ее начисления работнику, в учете возникает вычитаемая временная разница (ВВР) и признается отложенный налоговый актив (ОНА) (п. 11, 14 ПБУ 18/02). Указанные ВВР и ОНА погашаются на дату выплаты (п. 17 ПБУ 18/02).

Соответственно, следует отразить возникшую разницу и сделать дополнительные проводки:

При применении УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» в расходах учитывается компенсационная сумма, которая выплачивается работнику за использование его легкового автомобиля для служебных целей (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ, компенсация за использование личного транспорта при УСН учитывается после ее выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ) и в пределах установленных норм. Учитывать разрешается только те расходы, которые документально подтверждены.

При УСН с объектом «доходы» учесть компенсацию, выплаченную работнику за использование личного авто, не получится (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы

В соответствии с абз. 2, 11 п. 1 ст. 217 НК РФ, налогообложение компенсации за использование личного автомобиля налогом на доходы физических лиц не производится. Эта норма освобождает от обложения НДФЛ все виды компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Эти компенсационные выплаты не подлежат обложению и страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и работником (абз. 1, 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

При этом работодателю необходимо иметь документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, и расчеты компенсируемых сумм и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и размер произведенных расходов.

Обращаем внимание, что если автомобиль не является личным имуществом работника и не принадлежит ему на праве собственности, то освобождение от уплаты НДФЛ и страховых взносов не применяется и компенсируемые затраты в расходах по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов» не учитываются (письма Минфина России от 24.11.2021 № 03-04-06/94831, от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

Если сотрудник — участник совместной или долевой собственности на автомобиль, который он использует для служебных поездок, то освобождение от НДФЛ и страховых взносов применимо, компенсация учитывается в расходах.

Принадлежность транспортного средства работнику подтверждается копией свидетельства о регистрации автомобиля или копией ПТС (выпиской из электронного ПТС).

Может пригодиться: учитывается ли антифриз вместе с ГСМ или нет