Как перейти на чеки в электронном виде и куда их отправлять

Что такое электронные чеки

Когда в России в 2019 г. ввели контрольно-кассовую технику в режиме онлайн, появилась возможность формировать документы об оплате и в цифровом виде. Эти онлайн-кассы оснащены фискальным накопителем и отправляют сведения в ФНС.

Крупные торговые сети уже перевели многих клиентов на новый формат. В интернет-магазинах электронные чеки вместо бумажных уже стали обязательными, поскольку оплата производится в сети. А малый бизнес и ИП еще в процессе освоения нововведений.

В момент проведения расчетов, как наличных, так и безналичных, закон обязывает все организации и ИП использовать ККТ и выдавать покупателю отчет об оплате на бумаге. А если покупатель попросил, то кассир обязан отправить и цифровой вариант (пункты 1 и 2 ст. 1.2 ФЗ № 54 от 22.05.2003). Его передают покупателю в формате онлайн — в виде СМС-сообщения или на интернет-почту.

Сформированный бланк включает в себя основные сведения об оплате товара или услуги. По составу вид электронного чека практически аналогичен бумажному варианту. Среди обязательных реквизитов (полный список указан в ст. 4.7 ФЗ № 54 и Приказе ФНС № ЕД-7-20/662 от 14.09.2020):

• наименование кассового документа;
• номера документа и смены;
• дата и время;
• название компании, ее адрес и ИНН;
• вид расчета (приход, расход, возврат и т. д.);
• признак предмета и способа расчета;
• ставка НДС;
• цена покупки со скидкой, по отдельным товарам;
• итоговая сумма;
• система налогообложения;
• номер ККТ, фискального накопителя (ФН), формат фискальных данных (ФД);
• фискальный признак документа (ФП);
• e-mail отправителя и получателя;
• сайт для проверки подлинности;
• QR-код.

Если его выдает платежный агент, то дополнительно указывают размер вознаграждения, номер телефона и ИНН агента, поставщика и оператора, выдавшего отчет об оплате.

Чем электронный чек отличается от бумажного

Как и бумажный вариант, его используют для всех дальнейших операций — для проведения возвратов товаров, для оформления налоговых вычетов и т. д. Поскольку электронный чек оплаты обладает одинаковой юридической силой с бумажным. Но у него есть и некоторые преимущества:

• его невозможно потерять (оригинал хранится на сервере ФНС);
• его легко проверить при помощи смартфона;
• отправить в виде сообщения на мобильный телефон, через мессенджеры или на e-mail;
• он позволяет сократить расходы для приобретения кассовых лент.

В цифровом формате есть и некоторые дополнительные реквизиты, которых нет в бумажном варианте. Например, номер телефона и e-mail продавца и покупателя, международный код товарной продукции GTIN, серийный номер (для маркированных товаров).

Бумажный документ об оплате выдают сразу после покупки, а электронный кассовый чек допускается отправить не позже следующего рабочего дня или непосредственно после выдачи товара.

Как организовать переход на электронные чеки

Чтобы организовать выдачу электронных чеков, необходимо специальное оснащение — современная модель ККТ с фискальным накопителем и интернет. Если вы желаете заниматься отправкой этих документов клиентам самостоятельно, то заключите договор с оператором мобильной связи для передачи сообщений и установите специальный сервис для автоматизации торговли. Многие современные онлайн-кассы обладают встроенными подобными ПО.

Если продажи происходят дистанционно, то есть несколько способов перехода на электронные чеки:

• при помощи наложенного платежа — документ об оплате распечатывает Почта России;
• оплату производить через платежных агентов, используя платежные агрегаторы;
• арендовать ККТ — платеж фиксирует оператор фискальных данных (ОФД) и отправляет информацию в ФНС. Отдельно есть возможность заключить с ОФД контракт на услугу по отправке покупателям кассовых документов онлайн.

Куда приходят электронные чеки

Отправляют их при помощи СМС-сообщения по номеру телефона, который предоставил клиент, через мессенджеры (VK, Telegram и т. д.) или на e-mail. Если клиент запросил такой цифровой документ об оплате, то в виде СМС его обязательно нужно отправить. А на почтовый адрес в интернете — только если в ККТ есть такая техническая возможность. Отправка на почту в интернете электронного чека покупателю будет для компании бесплатной. А для СМС-рассылки придется купить отдельный пакет в ОФД.

Еще один вариант — передать кассовый документ покупателю во время доставки курьером товара из интернет-магазина. В этом случае после оплаты товара курьер не печатает чек, а открывает его в смартфоне, а покупатель сканирует при помощи своего мобильного устройства.

Как покупателю получить цифровой чек

Закон четко устанавливает, как получать при покупке электронный чек (абз. 1 п. 2 ст. 1.2 ФЗ № 54):

• предупредить об этом кассира до того, как он произведет расчет;
• предоставить ему номер телефона или адрес электронной почты.

В отдельных случаях такой документ об оплате покупатель вправе получить самостоятельно. Для этого необходимо проверить документ в специальном сервисе ФНС и сохранить результат проверки. Первый способ — отсканировать QR-код на выданной в кассе бумаге через специальное мобильное приложение при помощи телефона, смартфона, планшета. Второй способ — ввести сведения в специальном сервисе на сайте ФНС вручную.

Шаг 1. Откройте сервис на сайте налоговой «Контрольно-кассовая техника».

Шаг 2. Затем кликните на «Проверка чека».

Шаг 3. В открывшемся окне введите основные сведения — тип операции, дату, время, итоговую сумму, специальные коды: ФН, ФД, ФП. Нажмите «Проверить».

Шаг 4. После этого появится результат проверки.

Если электронный чек на товар ошибочный, сервис выдаст, что он некорректен.

Если в результате проверки покупатель обнаружит нарушения, то он вправе обратиться с жалобой в ФНС.