Инструкция: составляем приказ о назначении ответственного за делопроизводство
Назначение ответственного за делопроизводство — это выбор сотрудника, который возьмет на себя работу с документацией предприятия. Этот факт необходимо зарегистрировать официально: издать приказ по основной деятельности учреждения.
Скачать пустой бланк распоряжения
Скачать образец приказа о назначении ответственного за делопроизводство
Когда нужен такой приказ
Формированием и ведением документооборота обычно занимается секретарь организации. Но если секретаря в учреждении нет (или есть, но не справляется с текущими объемами), руководитель вправе вменить эти обязанности любому сотруднику. Иногда директору необходим специальный работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, если предприятие слишком большое и требует разделения документооборота по конкретным отделам.
Если вы привлекаете к работе с документами другого специалиста, обязательно оформите локальный акт. Распоряжение готовят на каждого отдельного сотрудника, которому вменяют новые обязанности.
Кто готовит
Указ пишется от имени руководителя. Оформлением занимается секретарь или иной работник, в чьи должностные обязанности входит подготовка распорядительных актов.
Как его составить
Унифицированной формы не предусмотрено. Подготовьте распорядительный акт о назначении ответственного за ведение делопроизводства в свободной форме, но с соблюдением некоторых обязательных требований:
- Пропишите наименование (полное или краткое) вашего предприятия и проставьте основные реквизиты: дату, номер и город.
- Дайте документу название. В заглавии всегда прослеживается суть указа — назначение сотрудника, обязанного работать с документацией.
- Укажите основание для принятия такого решения — оптимизация с целью повышения эффективности работы конкретных отделов или предприятия в целом, уменьшение нагрузки отдельного сотрудника (секретаря), обеспечение сохранности документов и т. д.
- Назначьте работника. Впишите его фамилию, имя, отчество и должность.
- Опишите основные обязанности. Если есть должностная инструкция, закрепите в ней новые трудовые функции работника, а в указе о назначении сошлитесь на конкретный пункт этой инструкции.
- Определите, кто заменит назначенное должностное лицо в случае его временного отсутствия.
- Назначьте того, кто отвечает за исполнение распоряжения.
Документ подписывает руководитель, затем — сотрудник, которому вменили работу с документооборотом. Это означает, что он ознакомился и согласился с новыми обязанностями.
Вот примерный образец распоряжения о назначении ответственных за делопроизводство для всех типов учреждения:
|
Наименование организации ПРИКАЗ «__»_____ 20__ г. № ___ г.___________ О назначении ответственного за делопроизводство В целях оптимизации делопроизводства ___________ (наименование организации) ПРИКАЗЫВАЮ:
2.1. Прием, первичное рассмотрение, регистрация входящих документов. 2.2. Регистрация внутренних документов. 2.3. Регистрация исходящих документов. 2.4. Отправка корреспонденции почтой России, службой экспресс-почты. 2.5. Передача документов на рассмотрение, подпись, утверждение руководителю. 2.6. Хранение документов.
Руководитель Подпись Ф.И.О. С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ: __________________________________ _________________ __________________________________ _________________ |
А вот как выглядит образец приказа о назначении сотрудника, который отвечает за архив в организации:
Почему нельзя указывать величину доплаты за совмещение должностей
Размер доплат и надбавок — это персональная информация о сотруднике. Указывать величину вознаграждения в указах по основной деятельности недопустимо.
Все материальные поощрения фиксируются в актах по личному составу учреждения. Если вы планируете доплачивать служащему за ведение делопроизводства, подготовьте отдельное распоряжение «Об увеличении объемов работ _______ (ФИО сотрудника)» или «Об установлении доплаты (надбавки)».
Где и как хранить
Указы по основной деятельности подшиваются в папку к аналогичным распорядительным актам. По завершении отчетного периода они передаются в архив и хранятся в учреждении бессрочно (п.19 Приказа Росархива №236 от 20.12.2019).
Как вносить изменения
Если ответственный работник отказался от исполнения вмененных обязанностей или уволился, и вам необходимо назначить другое должностное лицо, сделайте новый приказ по аналогии с предыдущим документом. Любые изменения в действующие распоряжения оформляются новыми локальными актами.