У ИП изменилась фамилия: что делать с трудовыми договорами

В каких случаях у ИП может поменяться фамилия

Самые частые случаи, когда меняются персональные данные:

• брак и развод. После вступления в брак многие люди меняют свою фамилию на фамилию супруга, при разводе возвращаются к прежней;
• просто желание что-то изменить. Иногда люди меняют ФИО по личным причинам — например, из-за звучания или ассоциаций, которые вызывает.

Индивидуальный предприниматель свой бизнес ведёт под своим полным именем, это ФИО указывается во всех юридических документах, в том числе и трудовых договорах. Например:

«Индивидуальный предприниматель Пэпэтэшин Петр Петрович» или кратко «ИП Пэпэтэшин П.П.».

Что должен сделать ИП после процедуры смены фамилии

После смены данных ИП потребуется обновить следующие документы:

• паспорт. Это основной документ, который необходимо обновить в первую очередь;
• свидетельство о регистрации ИП. Эту информацию налоговый орган получит из МВД и сам внесет в ЕГРИП (п. 8 ст. 85 НК РФ), но для ускорения процесса можно подать заявление самостоятельно по форме № Р24001. В основном это требуется для удобства, т.к. сам номер ИНН не меняется, и по закону это необязательно;
• банковские документы. Если есть счета в банках, то их необходимо обновить, указав новую фамилию;
• договоры с поставщиками и клиентами. Для исключения конфликтов необходимо сообщить информацию о смене реквизитов;
• другие документы, связанные с бизнесом. Это различные лицензии, разрешения, печати и т. д.

Действия кадровика после смены фамилии ИП

Ко мне обратилась подруга — индивидуальный предприниматель, она работает в салоне красоты, и у нее есть мастера по маникюру и парикмахеры. Она недавно вышла замуж, сменила фамилию и попросила помочь её кадровику с переоформлением документов персонала.

Для того чтобы кадровику предпринять какие-либо шаги, разберем законодательную базу.

1. Индивидуальные предприниматели вправе заключать трудовые договоры с работниками, если зарегистрированы в установленном законом порядке (ст. 20 ТК РФ). А соответственно, обязаны соблюдать законодательство и иные нормативно-правовые акты, которые регулируют трудовые отношения (ч. 3 ст. 11 ТК РФ).
2. Ст. 57 ТК РФ указывает, что договор с работником содержит фамилию, имя и отчество работодателя — физического лица, и это будут обязательные данные трудового договора, но в то же время нет требования вносить в документ изменения, если данные устарели.
3. Статья 72 Трудового кодекса указывает на то, что при изменении условий договора необходимо заключать в письменной форме дополнительные соглашения к нему.
4. Ч. 1 статьи 309 ТК РФ обязывает работодателей, в том числе ИП, вести трудовые книжки, исключение — работник работает по совместительству или отказался от ведения бумажного носителя.
5. Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 № 320н) устанавливает, что если в процессе работы сотрудника меняется наименование организации, то в раздел 3 «Сведения о работе» вносится соответствующая запись.

Следуя нормативной базе и регламентам, кадровику необходимо:

1. Переговорить с работодателем и уточнить, хочет ли он заключать дополнительные соглашения с работниками.

Может пригодиться: как составить допсоглашение при смене фамилии ИП

2. На основании представленных ИП документов внести записи в трудовые книжки работников, при их наличии.

Читайте также: как внести в трудовую книжку запись о смене фамилии

3. Подать в СФР форму ЕФС-1 по каждому сотруднику.

Заполнить ЕФС-1 следует следующим образом:

• графа 3 подраздела 1.1 — указать «Переименование»;
• графа 2 — дата внесения изменений в ЕГРИП;
• графа 5 — запись: например, «ИП Пэпэтешина Полина Петровна с 7 октября 2024 г. переименована в ИП Воронова Полина Петровна»;
• графы 8–10: внести основание — приказ (распоряжение) или иное решение ИП.

Отправить форму ЕФС-1 необходимо не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем внесения изменений.

Подробнее: как заполнить отчет по форме ЕФС-1

Что делать с трудовыми договорами в случае смены фамилии ИП

Поскольку изменение фамилии индивидуального предпринимателя не влияет на трудовые отношения с работниками, актуализация информации о себе в договорах является правом, а не обязанностью работодателя. Статья 72 требует внесения изменений в письменной форме, то есть заключения дополнительных соглашений к договорам с сотрудниками, если изменяются их условия.

Если же ИП решит внести актуальные данные, то он вправе применить ч. 3 ст. 57 ТК РФ к своим отношениям с персоналом, и новые сведения следует внести непосредственно в текст договора без перечеркивания изначально внесенных данных и проставить дату изменения.

Следует отметить, что ИП вправе подписать с работниками дополнительные соглашения об изменении информации, и это не считается ошибкой.

Часто задаваемые вопросы по теме