Соглашение о переходе на ЭДО с контрагентами: когда обязательно, как составить
Уходит в прошлое обмен документами между контрагентами на бумаге. Вот и мне недавно компания, юридическое сопровождение которой я осуществляю, предложила перейти на ЭДО. Я раньше с электронным документооборотом не сталкивалась. И у меня возник вопрос: всегда ли необходимо отдельное соглашение о переходе на электронный документооборот с контрагентом? Разбираемся, когда без соглашения не обойтись, что в него включить и как правильно подписать документ.
Обязательно ли заключать соглашение о переходе на ЭДО с контрагентами
Это напрямую зависит от того, какой вид электронной подписи планируется использовать контрагентами при документообороте. Рассмотрим наглядно в таблице:
| Вид электронной подписи (ЭП) | Обязательность заключения соглашения | Основание |
|---|---|---|
| Усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП) | Необязательно. Заключается по желанию сторон | Документ, подписанный УКЭП, равнозначен бумажному документу в силу прямого указания закона (п. 1 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011) |
| Усиленная неквалифицированная ЭП (УНЭП) | Обязательно | Документ, подписанный УНЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью уполномоченного лица, если контрагенты установили это соответствующим соглашением (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011) |
| Простая ЭП (ПЭП) | Обязательно | Для придания юридической силы документации, подписанной ПЭП, требуется заключить с контрагентом соответствующее соглашение (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011) |
Советуем прочитать: как выбрать оператора электронного документооборота
Если подписывать документацию УНЭП или ПЭП в отсутствие соглашения о переходе на электронный документооборот, есть такие риски. Суд или контролирующие органы не посчитают документ равнозначным подписанному собственноручно, а значит, недействительным. Это грозит, к примеру, исключением ФНС расходов, подтвержденных такой документацией, из расчета налоговой базы, а также доначислением налогов и пеней, привлечением к ответственности.
Правильное соглашение об ЭДО: что включить и как составить
Каких-либо нормативных требований к соглашению об ЭДО действующее законодательство не содержит. В него рекомендуется включить:
- Данные сторон и указание на уполномоченных лиц, подписывающих документ.
- Предмет — электронный документооборот в системе электронного документооборота.
- Вид используемых при ЭДО подписей: УКЭП, УНЭП или ПЭП.
- Указание на признание подписанного ЭП документа равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью.
- Способы передачи документации.
- Наименование оператора ЭДО.
- Наименование программного обеспечения, используемого при документообороте без оператора.
- Порядок проверки УНЭП — при ее использовании.
- Правила определения лица, подписывающего документ ПЭП и его обязанности соблюдать конфиденциальность — при использовании ПЭП.
- Порядок обмена — с какого момента документ считается отправленным и полученным.
- Порядок действий сторон при технических сбоях и невозможности обмена электронной документацией.
- Случаи использования бумажных документов.
- Права и обязанности сторон. К примеру, срок уведомления контрагента о технических сбоях, делающих невозможным использование ЭДО.
- Ответственные лица за ЭДО в компании.
- Ответственность сторон за обеспечение конфиденциальности ЭП.
- Срок действия.
- Порядок его изменения и расторжения.
- Иные условия по усмотрению сторон.
- Реквизиты сторон и подписи уполномоченных лиц.
Полезно: как прописать в договоре оговорку об электронном документообороте
Шаблон и образец соглашения об ЭДО для работы
Образец соглашения об электронном документообороте с контрагентом
Как его подписывать
Как подписывать соглашение о переходе на ЭДО, зависит от того, какой вид электронной подписи вы хотите использовать для подписания:
- При наличии УКЭП у обеих сторон, они вправе подписать его электронной подписью. Подписание УКЭП допускается и в случае, если в дальнейшем предусмотрен обмен документацией, подписанной УНЭП или ПЭП.
- При наличии УНЭП или ПЭП, соглашение необходимо оформить на бумаге и подписывать собственноручными подписями уполномоченных лиц.
- При наличии у одной стороны УКЭП, а у второй — УНЭП или ПЭП, соглашение необходимо оформить на бумаге.
Читайте также: