Срок хранения личного дела сотрудника

Кто отвечает за хранение личных дел сотрудников

Если в организации есть наемные сотрудники, то в отношении их трудовой деятельности ведется большой перечень документов: приказы, трудовые договоры, инструкции, справки и пр. Как в период работы, так и после увольнения такие бумаги удобнее хранить в личном деле работника.

Неправильно считать, что личное дело (ЛД) — это отдельный документ. Это способ организации хранения документов, связанных с трудовой деятельностью отдельного сотрудника. Обязанность формировать личное дело сотрудника по закону установлена только в отношении:

• государственных служащих;
• муниципальных служащих;
• военнослужащих.

Остальные организации (как бюджетные, так и коммерческие) самостоятельно устанавливают в ЛНА порядок сохранения трудовых документов — в личном деле или иным способом (например, в картотеке, по списку и т. д.). Соответственно, и лицо, ответственное за сохранение личных дел сотрудников, назначается приказом руководителя. Чаще всего такие обязанности возлагаются на кадровых сотрудников. Но, если в компании нет кадровика, допускается поручить ведение и хранение иному специалисту, который занимается оформлением трудовых отношений, — юристу, бухгалтеру, офис-менеджеру и др.

Для информации: что входит в должностные обязанности специалиста по кадрам

Сколько хранятся личные дела сотрудников в организации

С февраля 2020 г. сроки хранения любых документов определяются по перечню, утвержденному Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. В п. 445 этого перечня срок хранения личных дел руководителей и работников любых предприятий указан — 50/75 лет. Как же определить, какой срок применяется для сохранения дела сотрудника?

Пояснение к такому двойному указанию срока содержится в ст. 22.1 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В п. 1 этой статьи разъяснено:

• если делопроизводство по личному делу закончено до 01.01.2003 — срок сохранности составляет 75 лет;
• если делопроизводство закончено после 01.01.2003 — срок составляет 50 лет.

Но в пунктах 3–5 этой же статьи установлено, что личное дело сотрудника может храниться дольше нормативного срока, если такой срок установлен в архивных документах или по итогам проведенной экспертизы ценности документов.

До увольнения сотрудника его личное дело находится «в работе»: состав документов изменяется, пополняется, меняются записи в карточке сотрудника и пр. Поэтому срок хранения отсчитывается после того, как оно закрывается.

В связи с тем, что срок хранения исчисляется в годах, начало такого срока для личного дела начинается не с момента увольнения работника, а с 1 января года, который следует за годом увольнения.

Например, сотрудник уволился в 2024 году. Срок хранения его личного дела составляет 50 лет и отсчитывается с 1 января 2025 г. Хранить его необходимо до 31.12.2075.

Личные дела руководителей организаций хранятся такой же срок, как и других сотрудников. А до февраля 2020 г. такие дела необходимо было хранить постоянно, т. е. без установления срока.

Правила хранения личных дел сотрудников

На период хранения личных дел в организации, а также если организация имеет собственный архив и постоянно хранит документы по деятельности организации самостоятельно, рекомендуется разработать соответствующие ЛНА (инструкцию, порядок и т.п.), в которых закрепить порядок работы и сроки сохранения различных рабочих бумаг, в том числе личных дел. Такой ЛНА следует разработать на основе норм и требований ТК и иных действующих нормативных актов.

С учетом того, что личное дело — достаточно большая совокупность всех основных документов, собранных за весь трудовой период работника, я рекомендую выделить в таком ЛНА отдельный раздел, регулирующий порядок ведения и хранения дела сотрудника, или же утвердить отдельный регламентирующий акт. В таком разделе (документе) советую указать:

• название должности (специалиста), в обязанности которого входит работа с хранимыми документами;
• порядок оформления дела сотрудника при передаче на хранение, например: убрать все лишние бумаги, пронумеровать страницы, составить опись и пр.;
• перечень документов, обязательных ко включению в него: приказы, связанные с работой, трудовой договор, должностные инструкции и пр.;
• перечень документов, которые не допускается оставлять в ЛД, например: личная карточка работника (хранится отдельно); бумаги, содержащие персональные данные работника (копии паспорта, СНИЛСа, диплома и т.д.), хранятся в соответствии с политикой персональных данных, утвержденной в организации и др.;
• порядок предоставления сведений из ЛД по запросу сотрудников, иных специалистов или уполномоченных гос. органов.

Подробнее: какие документы должны находиться в личном деле сотрудника

Кроме нормативного акта, работодатель обязан обеспечить специальное место для сохранения личных дел. Это может быть сейф или отдельно оборудованное, закрывающееся помещение — зависит об объема хранящихся бумаг. В отдельном помещении необходимо обеспечить меры против пожара, затопления или иных потенциально возможных причин уничтожения документов. Также необходимо установить ограниченный доступ к такому месту — только для специалистов, в обязанности которых входит работа с личными делами сотрудников.

Я рекомендую завести отдельный журнал, в котором ведется учет по делам работников, переданных на сохранение и отмечаются все действия, произведенные с этими документами: выдан сотруднику по запросу, перемещен, уничтожен в связи с истечением периода хранения и пр. Форма такого журнала не регламентирована нормативными актами, но значительно облегчает систему учета. Разработать его допускается самостоятельно.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Подробнее: как вести журнал учета личных дел работников

Если в организации нет условий для обеспечения сохранности личных дел или она закрывается (ликвидируется, банкротится), то документы необходимо передать в государственный или муниципальный архив по месту регистрации компании либо в иной другой.

Часто задаваемые вопросы по теме