Инструкция: составляем официальное письмо в организацию
Официальное письмо — это документ, который используется в деловой переписке для решения различных вопросов. Его содержание зависит от цели написания, но включает ряд обязательных реквизитов.
Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс
Скачать образец письма от организации к организации
Скачать образец официального письма в организацию
Скачать образец, как написать деловое письмо (продольный бланк)
Скачать образец, как правильно оформить письмо в организацию (угловой бланк)
Какие есть виды деловой корреспонденции
Деловая переписка осуществляется по разным вопросам, ее классифицируют по следующим основаниям:
- Назначение (цель): коммерческие предложения, запросы, претензии, информационные, гарантийные и сопроводительные письма, отказы, приглашения и выражение благодарности.
- Адресат: обычная (адресуются одному лицу) и циркулярная (отправляются нескольким адресатам).
- Содержание: регламентированные документы (предусматривают наличие определенных условий, например претензия) и нерегламентированные (составляются в свободной форме, нет обязательных требований к содержанию).
Содержание делового письма и требования к нему
Общими требованиями к содержанию документа являются:
- актуальность и достоверность информации;
- лаконичность и информативность изложения;
- использование простых и точных формулировок, отсутствие специфической лексики, сленга, неизвестных и непонятных сокращений;
- деловой и вежливый стиль изложения;
- грамотность, отсутствие исправлений, опечаток, помарок;
- корректное и уважительное обращение.
Официальное деловое письмо обязательно содержит:
- дату составления;
- достоверные реквизиты отправителя, чтобы адресат мог точно установить, от кого поступил документ, и получателя, включая вежливое адресное обращение;
- причины и цель, которые послужили его написанию;
- подпись отправителя с расшифровкой и печать (при наличии).
Примеры
|
Негосударственный фонд помощи ветеранам г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2
Директору ООО «Помещение» Петрову П.П. г. Москва, ул. Коммерческая, 1а Уважаемый Петр Петрович! Негосударственный фонд помощи ветеранам выражает признательность за оказанную Вами помощь и приглашает принять участие в благотворительном вечере, который состоится 15.02.2021 по адресу: г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2. Подробная программа мероприятия прилагается. С уважением, директор фонда _______________________ Иванов И.И. Приложение: на 1 л. в 1 экз. |
Скачать образец, как правильно написать официальное письмо (информационное)
Еще один пример:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно обращаться к лицу женского пола в официальных документах. Используйте эти инструкции бесплатно.
Правила оформления деловых бумаг
Установленной законодательно формы нет, при составлении документа ориентируемся на ГОСТ Р 7.0.97-2016:
- используется как продольный, так и угловой бланк;
- текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа;
- абзацный отступ составляет 1,25 см;
- рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты размером 12, 13, 14;
- рекомендуемые формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить...»); от третьего лица единственного числа («общество предлагает рассмотреть...»); от первого лица единственного числа («прошу рассмотреть...»);
- применяем вступительное обращение «Уважаемый (ая) …!» и заключительную этикетную фразу «С уважением, ...».
Кто и на чье имя пишет
Документ от физического лица оформляется от его имени либо от имени его представителя, внизу ставится подпись отправителя или его поверенного.
Если отправителем и/или получателем выступает юридическое лицо, то корреспонденция оформляется от имени (на имя) руководителя организации. В некоторых случаях внизу документа указывается ответственный исполнитель, в основном используется при ответах от государственных/муниципальных органов.
Как отправить в организацию деловое письмо
Направить деловые бумаги другой стороне допускается несколькими способами:
- Электронная почта. Обязательно заполняйте строку «Тема» в электронном сообщении. Если вопрос срочный, укажите на важность документа.
- Почтовое отправление (Почтой России или различными курьерскими службами). Подходит для случаев, когда требуется подтвердить отправку документа, например в случае направления претензии. Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении.
- Факс. Часто используется, когда заинтересованную сторону требуется немедленно уведомить по какому-либо вопросу.
Выбор способа зависит от цели документа, срочности вопроса и установившихся между сторонами отношений.
Установлены ли сроки для ответа
Срок ответа и его необходимость зависят от характера делового документа, который поступил, например:
- если бумага носит информационный характер, то допустимо оставить ее без ответа;
- если речь идет о приглашении, то ответ на него следует направить, срок зависит от даты мероприятия;
- если поступила претензия, то ответ следует подготовить в обозначенные в ней сроки.