Как оформить факт дисциплинарного проступка работника

Что считается дисциплинарным проступком работника

Дисциплинарный проступок — виновное неисполнение (ненадлежащее исполнение) сотрудником его должностных обязанностей, за которое предусмотрена дисциплинарная ответственность.

Подробнее: что считается дисциплинарным проступком

Должностные обязанности всех сотрудников указаны в ПВТР, к ним относится соблюдение:

• трудовой дисциплины (вовремя приходить, соблюдать пропускной режим, находиться на работе в рабочее время и т.д.);
• норм поведения (не допускать грубости, нецензурных выражений, оскорблений, приходить на работу трезвым и т.д.);
• необходимых процедур (являться по вызову в ОК, получать по служебной почте документы и знакомиться с ними, предупреждать о невыходе по болезни и т.д.).

Может быть полезно: как составить правила внутреннего трудового распорядка

Кроме ПВТР должностные обязанности регулируются иными ЛНА работодателя, условиями трудового договора, инструкциями, требованиями охраны труда, этическими положениями, принятыми у работодателя.

Со всеми этими документами кадровик обязан ознакомить вновь принятого сотрудника под подпись до того, как подпишут с ним трудовой договор (ч. 2 ст. 22, ст. 68 ТК РФ). А когда ЛНА принимаются в процессе работы или вносятся изменения в действующие формы, а кадровик знакомит всех работников под подпись до того, как то или иное положение вступит в силу.

Трудовое законодательство (ст. 192 ТК РФ) предусматривает всего три варианта дисциплинарной ответственности:

1. Замечание — самое легкое. Накладывается за небольшие проступки и нарушения, допущенные впервые, — например, за опоздания.
2. Выговор — более серьезное взыскание. Накладывается за проступки средней тяжести: неисполнение поручений руководителя, небрежное выполнение поручения.
3. Увольнение — самый строгий вид дисциплинарного взыскания. Может налагаться за однократное грубое нарушение или за неоднократное (регулярное) совершение более легких проступков в течение года.

Грубыми нарушениями являются:

• отсутствие на работе более 4 часов (прогул);
• появление в нетрезвом состоянии (алкогольном/наркотическом опьянении);
• разглашение персональных данных, коммерческой или иной охраняемой законом тайны или сведений.

Порядок оформления дисциплинарного проступка работника

Привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности нетрудно, важнее соблюсти процедуру оформления, чтобы в случае чего работник не смог обжаловать в суде и получить денежную компенсацию за это привлечение.

Порядок оформления следующий:

Шаг 1. Зафиксируйте факт дисциплинарного проступка письменно. Для этого оформите акт, докладную или служебную записку на имя руководителя. Помимо документарной фиксации, работодатель вправе зафиксировать дисциплинарное нарушение иным способом (снять на видео, записать на аудио, сфотографировать, если нарушение проявляется физически).

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Подробнее: как составить докладную записку о нарушении трудовой дисциплины

Шаг 2. Запросите у нарушителя в письменном виде объяснения о причинах совершения дисциплинарного проступка. Вручить запрос необходимо под подпись. Если лицо отказывается получать, то зачитайте ему содержание в присутствии свидетелей и составьте акт об отказе от получения.

Может пригодиться: как написать объяснительную о совершении дисциплинарного проступка

Шаг 3. Для надежности направьте его по почте по всем известным адресам сотрудника с описью вложения и возможностью отслеживать получение. Направить запрос также необходимо, если лицо отсутствует в этот день на работе.

Шаг 4. После этого ждите 2 рабочих дня (с момента вручения запроса, получения письма или оформления акта об отказе получать запрос) для получения от него письменных объяснений. Срок начинает течь со следующего дня, после вручения запроса. Если работник не предоставил письменные объяснения, то составьте акт за подписью минимум 3 человек о таком отказе. Отказ не является препятствием для привлечения к дисциплинарной ответственности.

Подробнее: как составить акт об отказе от дачи объяснений

Шаг 5. На третий день издайте приказ и ознакомьте с ним сотрудника под подпись.

Это будут основные этапы, обязательные для всех компаний. Работодатели вправе устанавливать собственные порядки (например, проводить служебное расследование, опрашивать свидетелей, готовить дополнительные документы), однако, если один из указанных выше этапов пропустить, работник легко обжалует действия в суде.

Обязателен ли акт о дисциплинарном проступке

Акт о дисциплинарном проступке, как правило, оформляется по результатам проведения служебной проверки. Это необязательная, но хорошая и полезная практика, поскольку позволяет работодателю подготовить доказательную базу для суда, а также развернуто описать, в чем состоит дисциплинарное нарушение, мотивировать позицию работодателя о привлечении к ответственности.

Кроме того, работодатель вправе признать объяснения работника и доказательства уважительными и отказаться от его применения, что надо отразить в акте. При составлении акта необходимо уложиться в установленный срок (1 месяц) с даты, когда работодатель узнал о нарушении, исключая время болезни лица, нахождения в отпуске и срок для учета мнения профсоюза (если он есть). И не позднее полугода с момента совершения. А если стало известно в ходе ревизии — в течение 2 лет.

Подтверждение факта дисциплинарного проступка

Подтверждением факта являются любые доказательства, которые работодатель сможет собрать. Проведение служебной проверки предоставляет возможность оформить надлежащим образом материал и сформировать доказательства. Совокупность доказательств отражается в акте проверки.

Например, подтверждениями служат:

• показания очевидцев и коллег нарушителя дисциплины;
• аудио-, видео- и фотоматериалы;
• документы;
• бухгалтерские документы;
• заключения экспертиз и т.д.

Фиксация факта нарушения трудовой дисциплины

Обязанность по фиксации нарушений трудовой дисциплины, как правило, возлагается на кадровика, но он не всегда имеет возможность контролировать целую организацию, особенно если она большая. В организации, в которой я работала ранее, в должностные обязанности каждого сотрудника входил пункт о том, что они обязаны сообщать о фактах нарушений, очевидцами которых стали, вышестоящему руководству. Но не все это делали.

Поэтому часто на участках определяют ответственных лиц, которые контролируют работу и соблюдение трудовой дисциплины. Составление докладной или служебной записки входит в обязанности лица, на которого это возложено, или в обязанности непосредственного руководителя, ответственного за работу на определенном участке. Ведь если не будет найден виновник нарушения, то к ответственности привлекут руководителя или ответственное лицо. А кадровая служба помогает зафиксировать все моменты верно с точки зрения закона.

Часто задаваемые вопросы об оформлении дисциплинарного проступка