Порядок уничтожения документов в организации по истечении сроков их хранения

Сколько хранить документы в организации, перед тем как уничтожить

Сроки хранения документации в организации различаются в зависимости от типа: для большинства первичных учетных и налоговых дел — 5 лет, для дел по личному составу и оплате труда — 50 или 75 лет, а для годовой бухгалтерской отчетности и некоторых других бумаг — постоянно. Точные сроки указаны в перечне, который утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Приведу сроки хранения наиболее распространенной документации:

Как уничтожать документы по истечении срока хранения

Необходимо выбрать способ уничтожения, соблюсти процедуру и оформить ее документально. Если в организации утвержден локальный нормативный акт, который закрепляет процедуру ликвидации архивных бумаг, необходимо придерживаться его правил.

Способы уничтожения бумажных и цифровых документов

Для ликвидации бумажных и цифровых носителей используют разные методы в зависимости от типа документации и уровня конфиденциальности информации. Расскажу о наиболее популярных способах.

Механические способы

1. Использование шредеров позволяет сделать восстановление текста практически невозможным. Некоторые модели способны измельчить также CD/DVD-диски и жесткие диски.
2. Бумаги отправляют в макулатуру, где она подвергается химическому растворению и превращению в целлюлозу, пригодную для повторного производства бумаги.

Химические способы

1. Бумага помещается в специальные химические растворы, разрушающие её структуру. Этот метод используется редко из-за экологических проблем и дороговизны.
2. Носитель сжигают в специальной печи, обеспечивающей полное сгорание бумаги.

Для электронных бумаг используют такие методы:

Физический способ

1. Размагничивание. Используется специальное оборудование (демагнетизаторы), которое удаляет магнитные поля жёстких дисков и стирает записанные на них данные.
2. Жёсткий диск физически разрушается путём дробления, перфорации или разрезания специальными инструментами.
3. Выжигание. Применяется воздействие высоких температур (например, плазменные установки), приводящее к полному расплавлению материалов накопителя.

Узнайте, как уничтожить ключ электронной подписи

Логическое удаление

1. Простое форматирование диска удаляет индекс файлов, но сами файлы остаются доступными для восстановления специализированными программами.
2. Запись случайных данных. Специальные программы многократно перезаписывают диск случайными последовательностями нулей и единиц, делая восстановление исходных данных крайне затруднительным.
3. Шифрование перед уничтожением. Перед началом процесса удаления файл шифруется, а ключ шифрования уничтожается.

Порядок уничтожения документов

Порядок утилизации архивных бумаг можно закрепить локальным нормативным актом. Обычно процедура выполняется поэтапно:

Шаг 1. Создание комиссии

Приказом руководителя создают комиссию, в которую входит архивариус (если он есть в организации) и другие сотрудники (например, юрист и бухгалтер).

Пригодится: как составить протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

Шаг 2. Выбор бумаг с истекшим сроком хранения

Комиссия анализирует архив и выбирает дела, срок хранения которых завершился.

Шаг 3. Выбор способа уничтожения

Комиссия определяет, каким способом ликвидировать старые бумаги.

Шаг 4. Утилизация документов и документальное оформление

Процесс утилизации необходимо закрепить актом.

Документальное оформление уничтожения документов

В процессе ликвидации документации оформляют три ключевых документа:

1. Приказ о создании комиссии

В нем указывают:

• перечень членов комиссии;
• поручения руководителя членам комиссии.

2. Акт о выделении документов к уничтожению

В нем указывают количество бумаг, их последние сроки хранения. Полистовой описи каждого дела в этом акте обычно не требуется.

3. Акт об уничтожении документов

Это финальный документ, который составляют по завершении процедуры. В нем указывают:

• общий вес и количество уничтоженных единиц хранения;
• способ уничтожения (например, шредирование, сжигание);
• дату уничтожения.

Какие штрафы за нарушения

Ответственность предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ. Нарушение правил обращения с архивными бумагами предусматривает санкции:

• граждан наказывают предупреждением или штрафом от 1000 до 3000 руб.;
• должностных лиц — штрафом от 3000 до 5000 руб.;
• юридических лиц — штрафом от 5000 до 10 000 руб.

Для хозяйственных обществ есть отдельная норма — ст. 13.25 КоАП РФ, которая предусматривает такие наказания:

• должностным лицам — от 2500 до 5000 рублей;
• юридическим лицам — от 200 000 до 300 000 рублей.

Что будет, если документы вовремя не уничтожить

Обычно организации не наказывают, если бумаги ликвидировали позже положенного срока, я не встречала такого на практике. К ответственности привлекают в случае, если бумаги уничтожены, а их срок хранения еще не истек. Такие случаи выявляют, например, при проверках, когда налоговая запрашивает бумаги, которые организация уже ликвидировала. В таких случаях в дополнение к административной ответственности можно получить штраф от налоговой:

• 200 руб. за каждую непредставленную единицу по п. 1 ст. 126 НК РФ;
• 100 руб. за непредставление документации в рамках встречной проверки контрагента по п. 2 ст. 126 НК РФ.

Ознакомьтесь с порядком уничтожения рецептурных бланков в аптеке

Уничтожение документов в организации: частые вопросы