Сроки и правила хранения z-отчетов в организации
Отчеты о закрытии смены, ранее именуемые z-отчетами, содержат информацию, важную как для налогоплательщика, так и для фискальных органов. Надо ли их бережно хранить? И если надо, то как долго? Давайте разберемся.
В каком виде хранить Z-отчеты
Хранить, иль не хранить — вот в чем вопрос! Недавно у меня состоялась интересная дискуссия с коллегами на эту животрепещущую тему. Выяснилось, что при использовании онлайн-касс (это общий момент), подходы к хранению z-отчетов оказались различными:
- Они не распечатываются и не хранятся, поскольку все данные уходят в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных (ОФД).
- Не распечатываются, но хранятся в виде PDF-файлов в специальной папочке на сервере организации. Зачем? На всякий случай. Пусть будут.
- Распечатываются, наклеиваются на лист формата А4, чтобы в чеках дырочек от дырокола не было, хранятся в папках-регистраторах. Вдруг что случится!? Что? Да мало ли что!
Советуем прочитать: как вести журнал кассира-операциониста и оформить отчет форме КМ-6
На самом деле правы все. Любой из этих вариантов применим, поскольку законодательно правила хранения z-отчетов не установлены.
Еще в марте 2024 года ИФНС разместила на своем официальном сайте в разделе «Деятельность ФНС России» информацию под заголовком «Как долго следует хранить ежедневные z-отчеты, которые снимаются в конце смены». Цитата:
Перед началом проведения расчетов через ККТ формируется отчет об открытии смены, а по их окончании — о закрытии. При этом закон не регулирует, в каком виде это производится — бумажном или электронном. Также законодательство не устанавливает обязанность хранения указанных документов.
Сколько хранить Z-отчеты
Итак, необходимость в хранении z-отчетов в целях предъявления их налоговой службе для владельцев онлайн-касс точно отпала. Однако многие предприниматели, в особенности на небольших торговых точках, предпочитают их хранить для себя. В целях внутреннего контроля.
Закон от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, являющийся основным нормативным документом регулирования применения ККТ, разрешает применение кассы в автономном режиме, без передачи данных на ресурс ФНС. Автономный режим применяется в случаях, оговоренных в п. 7 ст. 2 закона 54-ФЗ:
- в небольших (с численностью населения до 10 000 человек) населенных пунктах, где отсутствует подключение к сети интернет. Перечни таких населенных пунктов определяют и публикуют на своих официальных сайтах власти регионов;
- на территории военных объектов, объектов ФСБ, органов госохраны и внешней разведки.
При работе в кассы в автономном режиме ФНС считает целесообразным распечатывать чеки об открытии и закрытии смены и хранить их в течение 5 лет. Такая рекомендация дана в упомянутой информации ФНС:
Однако при применении ККТ в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы и оператору информационных систем маркировки в электронной форме, отчеты об открытии и закрытии смены целесообразно формировать на бумаге и хранить в течение пяти лет (по аналогии с фискальным накопителем) во избежание конфликтных ситуаций.
Обратите внимание, что печать и хранение z-отчетов налоговая служба не вменяет в обязанность налогоплательщику, а лишь рекомендует. С точки зрения ФНС наличие бумажных z-отчетов при использовании касс в автономном режиме поможет избежать конфликтных ситуаций.
Считаю, что при работе кассового аппарата в режиме, не предусматривающем онлайн-передачу данных в ФНС, печать и хранение отчетов о закрытии смен оправданы. Они пригодятся для:
- подтверждения выручки при сверках с банком;
- разрешения спорных ситуаций с покупателями;
- предоставления документов по запросу контролирующих органов.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно применять ККТ.
Как правильно хранить отчеты с офлайн-касс
Поскольку законодательно установленных правил хранения z-отчетов нет, каждое предприятие, применяющее офлайн-кассы (ККТ, работающие в автономном режиме), самостоятельно решает этот вопрос.
В любом случае полезно создавать электронные копии бумажных чеков на внешнем носителе: бумажные z-отчеты — весьма нежные объекты хранения. Они могут потеряться, промокнуть при каких-либо коммунальных потрясениях, просто выцвести со временем и стать плохо читаемыми. Порядок группирования и сроки хранения отчетов следует установить внутренним документом.
На заметку: в чем отличие z-отчета от x-отчета