Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда

О том, что бухгалтерский учет состоит из синтетического и аналитического учета, мы рассказывали в другом материале. В этой статье рассмотрим часть большого учета по организации: начисление и выплату заработной платы на примере обычной небольшой организации, узнаем, что такое синтетический и аналитический учет оплаты труда, и какие проводки использовать. Напоминаем, что, как и в других случаях, главным регулирующим документом является Федеральный закон о бухучете, кроме того действует ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденное приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н, которое регулирует в том числе заработную плату.

Заработная плата и ее учет

Понятие заработной платы регулирует статья 129 Трудового кодекса РФ. Согласно ее нормам, это все выплаты в пользу штатного или внештатного (совместителя, работника по договору ГПХ) сотрудника, которые осуществляет работодатель за исполнение его служебных обязанностей. По типу заработная плата делится на:

• сдельную;
• повременную;
• фиксированную за месяц (оклад).

Все, что касается оплаты труда, должно быть зафиксировано в трудовом договоре:

• размер заработной платы (ставка, тариф);
• конкретные сроки выплаты (не менее двух раз в месяц с интервалом в 15 дней максимум);
• условия получения (обязанности и нормы).

К зарплате также относятся различные стимулирующие выплаты (премии) и компенсации, положенные сотрудникам по закону или по договоренности с работодателем.

Для синтетического учета всех расчетов с персоналом коммерческие организации используют счет 70 из плана счетов, утвержденного приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н, который так и называется «Расчеты с персоналом по оплате труда». Для бюджетных учреждений и автономных организаций, а также банков действуют свои планы счетов, поэтому проводки могут существенно отличаться.

Синтетический учет расчетов по оплате труда

Счет 70 является синтетическим, именно на нем аккумулируются все суммовые данные по расчетам с персоналом организации. Посмотрим, как это происходит на примере ООО «ВЕСНА». В организации работают 10 человек и для них установлены такие сроки выплаты зарплаты (2 раза в месяц с интервалом в 15 дней):

• 4-го числа — за вторую половину прошедшего месяца;
• 19-го числа — за первую половину текущего месяца (аванс).

Начнем рассматривать проводки именно с аванса, поскольку его выплату осуществляют еще до того, как бухгалтер сделает начисления и отчисления, то есть с момента выплаты аванса работник должен организации денег до последнего дня месяца, когда по правилам нужно проводить начисление зарплаты. Проводка на выплату аванса выглядит так:

Дт 70 Кт 51 (перечислен аванс с расчетного счета организации).

Обратите внимание, что если часть средств или они все были выплачены из кассы, нужно сделать проводку:

Дт 70 Кт 50.

В нашем примере все выплаты прошли безналичным способом, минуя кассу. Далее происходит начисление. И в этом случае синтетический счет 70 может кредитоваться с разными счетами в зависимости от того, в каком подразделении работает конкретный работник. Все возможные проводки выглядят так:

Одновременно с начислением необходимо удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Проводка выглядит так:

Дт 70 Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Далее нужно сделать проводку, аналогичную авансу, о том, что работникам выплачена зарплата с расчетного счета или из кассы. Но бывает, что кому-то из сотрудников заплатить по тем или иным причинам не получилось. Главное, чтобы в этом не было вины самого работодателя. Чтобы задолженность не зависла на сч. 70 и не привлекала внимание проверяющих, ее нужно депонировать. Невостребованная депонированная заработная плата может храниться на расчетном счете организации в течение 3-х лет. Проводка выглядит так:

Дт 70 Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Из этой проводки видно, что иногда приходится задействовать субсчета, в том числе и по синтетическому сч. 70. Например, они могут называться:

• 70-1 «Расчеты с сотрудниками, состоящими в штате организации»;
• 70-2 «Расчеты с совместителями»;
• 70-3 «Расчеты по договорам гражданско-правового характера».

Сальдо по счету 70 может быть дебетовым после аванса. Кредитового сальдо быть в принципе не должно после установленной даты выплаты. Если оно есть, то организация задерживает средства сотрудников, и у нее могут быть неприятности.Теперь рассмотрим особенности аналитического учета.

Аналитический учет расчетов по оплате труда

Синтетический и аналитический учет расчетов отличаются тем, что в первом случае речь идет об обезличенных суммах, а во втором — о каждом конкретном сотруднике. Несложно понять, что для аналитического способа отражения заработной платы используются:

• заказы-наряды;
• путевые листы;
• листки начисления;
• больничные листы;
• ведомости;
• и т. д.

Все эти документы персонифицированы и все суммы в них относятся к одному человеку. Именно с аналитической документации начинается начисление заработной платы. Потому что в синтетическом учитывается уже общая сумма. Теперь всем понятно, о чем идет речь, когда говорят «синтетический и аналитический учет заработной платы».