Как работать с авизо в бухгалтерии

Что такое авизо

Авизо (в переводе с итальянского «уведомление») — это официальный документ бухгалтерии, которым один контрагент (филиал компании, сторонняя организация и пр.) извещает другого о:

• проведенной операции;
• изменении состояния взаимных расчетов;
• движении денежных средств и материальных ценностей.

Может пригодиться: как уведомить контрагента о смене реквизитов организации

В бухгалтерском учете уведомление выполняет функцию первичного учетного документа. В бухгалтерии оно служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету активов или обязательств, поступивших от головной организации или от обособленного подразделения.

В нормативных документах для бухгалтерии понятие «авизо» встречается редко. Термин используется в некоторых приказах и письмах. Например, Приказ Минстроя России от 15.07.1996 №17-94 или Письмо Рослесхоза от 02.12.1996 № МК-1-17-20/249. Упоминание понятия встречается и в судебных решениях. Например, постановление АС Московского округа от 08.08.2016 № Ф05-11256/2016 по делу А440-31914/2015.

Где и когда применяют авизо в бухгалтерском учете

Основная сфера применения в бухгалтерии — это учет операций между структурами одного юридического лица, выделенными на отдельные балансы (филиалы, представительства).

Примеры ситуаций в бухгалтерии:

1. Внутрихозяйственные расчеты (счет бухгалтерского учета 79). При передаче основных средств, материалов, товаров или денег из головного офиса в филиал и обратно. Одно подразделение списывает ценности, а другое имеет на руках документальное основание, чтобы их оприходовать.
2. Передача расходов и финансовых результатов. В конце месяца филиал может передавать головной организации данные о расходах (например, общехозяйственные затраты) для составления отчетности.
3. Передача дебиторской и кредиторской задолженности. Если филиал работал с внешним клиентом, но головная компания решает централизованно управлять долгами, то задолженность можно передать по авизо.

Приведу пример.

Головной офис ООО «PPT.ru» купил автомобиль для филиала в другом городе. Филиал ведет отдельный баланс. Передать автомобиль по накладной ОС-2 недостаточно для отражения на счетах бухгалтерского учета филиала. Нужно уведомление, которое «скажет» отделу бухгалтерии филиала: «Автомобиль теперь относится к филиалу, ставьте его к себе на баланс». То есть оформляются:

• накладная на перемещение внутри организации (ОС-2);
• бухгалтерское извещение для отражения операции в учете.

Бухгалтерия филиала при получении делает проводки:

Накладная ОС-2 подтверждает, что автомобиль физически переместился из «точки А в точку Б». Но, чтобы сделать проводку на счетах бухгалтерского учета, нужно официальное уведомление, что машина теперь принадлежит филиалу.

Какие есть виды авизо

В бухгалтерской практике классификация идет по нескольким признакам.

1. По характеру операции (дебетовое, кредитовое). Отражают направление движения денег и прочих ценностей.
2. По отношению к сторонам сделки (прямые и обратные). Прямое информирует о факте, где ответ не требуется. Обратное предусматривает получение ответа от получателя.
3. По статусу получателя. Авизо между обособками одной организации, например, для внутреннего документооборота. Еще вариант — уведомление между разными контрагентами (внешний документооборот).

Как оформлять авизо: правила, форма и образец

Поскольку законодательство не устанавливает унифицированной формы авизо, компания разрабатывает ее самостоятельно. Главное требование — соблюдение ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Документ должен содержать обязательные реквизиты первички.

Что включить в форму:

1. Наименование документа.
2. Дату составления.
3. Номер.
4. Наименование отправителя и получателя (структурное подразделение, головное и пр.).
5. Содержание хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Например, передача объекта ОС, перераспределение общехозяйственных расходов.
6. Основания для передачи.
7. Сумма операции бухгалтерского учета (цифрами, прописью).
8. Бухгалтерская проводка со счетами.
9. Подписи принимающей и передающей стороны (если документ двусторонний).

На практике мне часто задают один вопрос: авизо — это точно первичный документ? Моя позиция: если в уведомлении есть все обязательные реквизиты и подписи ответственных лиц — это полноценная первичка. Она важна для бухгалтерии, подтверждения оборотов по счету 79 перед налоговой. Закрепите разработанную форму в учетной политике.

Читайте: как составить учетную политику организации

Порядок выставления авизо

Процесс выставления уведомления в бухгалтерии зависит от документооборота в компании. Обычно процесс такой:

1. Формирование в бухгалтерии. Инициатор операции (например, бухгалтерия головного офиса) формирует уведомление в 2 или 3 экземплярах. Если операция сложная (передача нескольких объектов), то к уведомлению прикладываются расшифровки, копии первичных документов (накладных, требований). Обычно перед составлением уведомления издается приказ директора.
2. Подписание. Документ подписывается уполномоченными лицами со стороны отправителя.
3. Отправка. Один экземпляр остается у отправителя, остальные направляются получателю. Способ отправки: по внутренней почте, курьером или по электронным каналам связи с ЭЦП.
4. Подтверждение получателем. Получатель проверяет данные, подписывает экземпляры и возвращает один экземпляр отправителю. Подписанный обеими сторонами экземпляр служит основанием для отражения операций в учете получателя.

Авизо в бухгалтерии: частые вопросы