Как бухгалтеру оплатить больничный лист в 2024 году

Видео-лекция об оплате больничного листа: пошаговое руководство

С 1 января 2023 года фонд социального страхования и пенсионный фонд России объединены в единый фонд. Называется он фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации или сокращённо СФР. С 1 января 2023 года исполнители по гражданско-правовым договорам получают право на пособие по социальному страхованию. Однако такое право получают работодатели только если они уплатили за исполнителей взносы на социальное страхование и взносы на несчастные случаи в размере не менее стоимости страхового года за год, который предшествует году наступления страхового случая.

Если брать 2024 год, то нужно заплатить 5652 рубля 22 копейки за год, и исполнитель по гражданско-правовому договору получит право на получение пособия по социальному страхованию. Откуда берётся цифра 5652.22? Берётся минимальный размер оплаты труда на начало года. На 1 января он составлял 16 242 рубля, умножается на 12 месяцев и умножается на 2,9%. То есть расчёт осуществляется исходя из минимального размера оплаты труда, который составляет на начало года, умножается на 12 месяцев и умножается на 29%. Это как раз та сумма взносов, которую нужно оплатить, если мы хотим, чтобы исполнители по гражданско-правовым договорам получали пособие.

У меня были такие случаи, когда по гражданско-правовым договорам оформлялись будущие роженицы и благодаря этому получали все связанные с пособием по рождению больничные листы, всё шло за счёт фонда социального страхования. Классный вариант, который можно использовать в своей работе.

Изменения с 1 января

С 1 января работодатели, они же заказчики, должны рассчитывать и выплачивать пособия за первые 3 дня нетрудоспособности. Ранее мы получали больничный лист и по нему начисляли всю сумму, а затем передавали 3 дня оставляли себе, а всё остальное передавали фонду социального страхования. Сейчас это правило изменилось: работодатель выплачивает только за первые 3 дня больничного листа. Но из этого правила есть исключения.

Исключения

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается полностью за счёт фонда социального страхования с первого дня болезни в следующих случаях:

• Уход за больным членом семьи.
• Долечивание в санаторно-курортном учреждении сразу после стационара.
• Протезирование в стационаре.
• Карантин работника или его ребёнка до 7 лет, который посещает детский сад.
• Несчастные случаи на производстве (травмы).

В этих случаях фонд социального страхования или социальный фонд России выплачивает всю стоимость больничного листа за счёт СФР.

Назначение и выплата пособия оп нетрудоспособности

Первые 3 дня нетрудоспособности оплачиваются следующим образом: больничный лист сейчас формируется только в электронной форме и работнику на руки он не выдаётся, но работник может попросить распечатать или предоставить копию (дубликат) этого больничного листа. Это важно, потому что когда мы говорим про социальный фонд России, информация приходит намного позже, и мы не знаем о том, что, например, сотрудник открыл или закрыл больничный лист. У нас сроки ограничены, и мы должны знать, что, например, работник болел, получил больничный лист и хочет, чтобы мы как работодатель оплатили ему этот больничный лист. Почему это важно, поговорим чуть позже, но сейчас мы говорим о том, что если работник вам больничный лист предоставляет, это облегчает вашу работу.

Для назначения пособия вы своевременно получаете от работника информацию о том, что он болел, что закрыт больничный лист. Хотя бы пусть он вам предоставит номер больничного листа, чтобы вы в социальном фонде России этот больничный лист подтянули. Потому что без номера невозможно получить информацию: сколько он болел, с какого дня он болел, почему он болел, как ему выплачивать, выплачивать ли ему эти первые 3 дня за счёт работодателя. Это всё видно только из больничного листа. Поскольку работодатель фактически не участвует в процедуре выдачи больничного листа, потому что здесь идут взаимоотношения поликлиники и социального фонда России, то заполнять лист сейчас работодатель не должен. Обязанность заполнять бланк больничного листа остаётся только для бумажного варианта. Сейчас мы работаем по электронному документообороту: получаем из Социального фонда России через систему электронного документооборота информацию об открытии электронного больничного листа сотрудника. Далее получаем информацию о закрытии электронного листа нетрудоспособности и именно эти сообщения будут служить нам сигналом для расчёта и выплаты пособия по временной нетрудоспособности за первые 3 дня за счёт страхователя.

Если вы не своевременно открыли больничный лист, возникают проблемы. Поэтому хотя бы номер больничного листа и информацию от сотрудника нужно получить. Готовьте методички, готовьте рекомендации для своих сотрудников, чтобы если они заболели, они должны вас уведомить по телефону, эсэмэской, по WhatsApp и хотя бы когда закрыт больничный лист, прислать вам информацию о том, что больничный лист закрыт и что он выходит с такого-то числа на работу. Это нужно для правильного начисления заработной платы, для правильного расчёта первых 3 дней временной нетрудоспособности. Иначе вам придётся сидеть и мониторить каждый день больничный лист, когда он высветится в социальном фонде России.

Если сотрудник на момент наступления страхового случая работает у нескольких работодателей, то каждый из них выплачивает пособие за свой счёт, но только в том случае, если по ним пособие рассчитывает и выплачивает социальный фонд России. Что это значит? Сотрудник работает в одном месте по основному месту работы, также работает по совместительству, и социальный фонд России отправляет информацию о том, что у него есть больничный и по основному месту работы и по совместительству.

Если работник работает в одном месте на полставки и в другом месте на полставки, то ему должны выплатить больничный лист и один работодатель, и второй работодатель. Если он работает по основному месту работы и у него есть совместительство, никто не запрещает ему открыть больничный лист по основному месту работы и продолжать работать по совместительству. Естественно, если есть такая возможность, если он с температурой 41, конечно, ни по основному месту работы, ни по совместительству он работать не может. Если он работает по совместительству, а по основному месту работы получил больничный лист, то работодатель по совместительству имеет право не выплачивать ему больничный лист. Выплата пособия работнику будет производиться в порядке, который установлен для заработной платы. Это значит, что вы начислили больничный лист за первые 3 дня и выплачиваете ему этот больничный лист в ближайшую дату выплаты заработной платы: либо это будет заработная плата за первую половину месяца с первого по пятнадцатое число, и тогда, например, 20-го числа вы должны выплатить ему этот больничный лист, либо за вторую половину месяца, например, 5-го числа. Тогда вы рассчитываете больничный лист и 3 дня больничного листа выплачиваете за вторую половину месяца.

Указанная норма не содержит порядка выплаты пособия за первые 3 дня исполнителям договоров гражданско-правового характера. Но я думаю, что сроки не должны меняться. Если у нас есть срок выплаты по договору гражданско-правового характера, то мы должны в первую же выплату очередного платежа по гражданско-правовому договору добавить стоимость оплаты первых 3 дней нетрудоспособности.

Если сотрудник получил электронный больничный лист в течение 30 календарных дней со дня увольнения или расторжения договора гражданско-правового характера, то пособие по временной нетрудоспособности выплачивает последний страхователь. То есть, если сотрудник уволился и в течение 30 календарных дней получил больничный, тогда, несмотря на увольнение, ему должны выплатить за первые 3 дня всё остальное, а социальный фонд России, если вы оплатили за него взнос в социальный фонд России, то тогда получается, что в течение 30 дней после расторжения договора гражданско-правового характера, если он открыл больничный, обязаны ему выплатить за первые 3 дня, всё остальное выплатит социальный фонд России.

Процесс назначения и выплаты пособия по больничному листу

Пособие назначает социальный фонд России и выплачивает он же на основании электронного больничного листа. Взаимодействие между работодателем и фондом осуществляется с помощью электронного документооборота. Когда вы создаёте электронный документооборот, вы регистрируетесь, это называется идентификация. Когда вы идентифицируете себя и устанавливаете электронный документооборот, то отправляете запрос, а потом получаете подтверждение из Социального фонда России. Это говорит о том, что вы можете работать по электронному документообороту.

Отправлять информацию можно различными способами. Если вы сдаёте отчётность через электронный документооборот, например, через СБИС, Контур, Калуга Астрал или с программы 1С, то весь электронный документооборот осуществляется здесь же. Если у вас нет этих функций, не заключили договоры или не оплатили оборот через эти сервисы, то можно зарегистрироваться на сайте Социального фонда России и вести электронный документооборот через сайт Социального фонда России. Обязательно должна быть электронная цифровая подпись, которая выдаётся бесплатно в любом налоговом органе.

Далее, когда мы говорим про информацию о закрытии электронного больничного листа, то вы её получаете тоже через электронный документооборот вместе с таким сообщением. Вы можете получить предварительный запрос недостающих сведений, если их не хватает, и в течение 3 дней должны отправить запрошенные сведения в социальный фонд России. Какие сведения может запросить социальный фонд России?

• О продолжительности страхового стажа работника на день наступления временной нетрудоспособности.
• Суммы выплат, которые вы включаете в расчёт пособия с разбивкой по годам расчётного периода.
• Информация о районном коэффициенте, который используется при исчислении пособий.
• О продолжительности рабочего времени, если сотрудник работает неполное время.
• О периоде освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы.
• О периоде отстранения сотрудника от работы, за который не начислялась заработная плата.
• О периоде проведения судебно-медицинской экспертизы застрахованного лица.
• О периоде простоя и размере сохраняемой за период простоя заработной платы.
• О периоде отсутствия сотрудника на работе в связи с больничным листом.
• О наступлении временной нетрудоспособности в результате умышленного причинения застрахованным лицом вреда своему здоровью или попытки самоубийства.
• О наступлении болезни вследствие совершения умышленных противоправных действий застрахованным лицом.
• Если застрахованное лицо приступило к работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, если его страховой стаж составляет менее 8 лет.

Если эти сведения уже есть у фонда, то страхователя запрашивать не будут. В этом случае вы получите только информацию о закрытии электронного больничного листа. Помимо этих сведений, которые не направлялись в социальный фонд России, есть ещё информация, которую вы должны дополнительно проинформировать социальный фонд России. Если вы не предоставляете сведения в полном объёме, фонд в течение 5 рабочих дней направляет электронное извещение о предоставлении дополнительного запроса. Если вы не предоставили необходимые документы, то в течение 5 рабочих дней со дня получения этого извещения вы должны подтвердить его получение и направить недостающие сведения.

Если не сделать это, то в течение 10 рабочих дней фонд отправит извещение по почте заказным письмом. Такое извещение будет считаться полученным по истечении 6 рабочих дней со дня направления заказного письма. В течение 5 рабочих дней со дня получения извещения вы обязаны предоставить недостающие документы и сведения.

Процедура назначения пособия

Если на открытие больничного листа у застрахованного отсутствует справка о сумме заработка, которая нужна для расчёта больничного, то пособие будет назначаться исходя из предоставленных данных. При отсутствии первоначальных данных, вы можете предоставить документ заявления для перерасчёта, и фонд обязан будет сделать перерасчёт. Вы должны контролировать, если сотрудники вам дают информацию о заработной плате за последние 2 года, это сделать легко. Если сотрудники говорят, что все сведения есть в социальном фонде России, то риск неправильного исчисления будет лежать на социальном фонде России и обязанность по проверке правильности начисления больничного листа будет лежать на самом сотруднике, но не на вас.

В целях замены календарных лет в расчётном периоде застрахованное лицо может написать заявление страхователю, и такое заявление вы отправляете в течение 5 рабочих дней со дня получения в социальный фонд России, чтобы выбрать не последние 2 года, а предыдущие два подряд для расчёта периода больничного.

Пособие по временной нетрудоспособности для уволенных лиц

Пособие по временной нетрудоспособности также положено лицам, которые недавно уволились. Если больничный открыт не позднее 30 календарных дней со дня увольнения, то первые 3 дня по нему должен оплатить предыдущий работодатель. При этом размер пособия не будет превышать 60% от среднего заработка. Если сотрудник заболел до увольнения или расторжения договора гражданско-правового характера, больничный лист подлежит оплате без ограничений 60%, но в зависимости от страхового стажа и иных условий.

Сотруднику, который заболел в отпуске с последующим увольнением, больничный лист также необходимо оплатить. Если сотрудник написал заявление и ушёл в отпуск с последующим увольнением и открыл больничный лист, больничный лист оплачивается тем, кто уволен по сокращению и получил выходное пособие.

Больничный лист оплачивается в порядке установленным для заработной платы, а если высококвалифицированные специалисты имеют статус временно пребывающего, то пособие не платится. Если он является постоянно или временно проживающим, то пособие выплачивается в общем порядке. Что касается граждан стран участниц ЕС, которые являются высококвалифицированными специалистами, то такие граждане тоже получают пособие в том же порядке, что и граждане Российской Федерации.

Пособие по временной нетрудоспособности для внешних совместителей

Пособие по временной нетрудоспособности для внешних совместителей выплачивается следующим образом:

• Если работник на момент наступления страхового случая занят у нескольких работодателей и в двух предшествующих календарных годах был занят у них же, пособие по временной нетрудоспособности назначается и выплачивается ему по каждому из работодателей.
• Если работник на момент наступления страхового случая занят у нескольких работодателей и в двух предшествующих календарных годах был занят у других работодателей или у одного другого работодателя, пособие по временной нетрудоспособности будет назначаться и выплачиваться ему только по одному работодателю, которого он выбирает.
• Если работник на момент наступления страхового случая занят у нескольких работодателей и в двух предшествующих календарных годах был занят как у этих, так и у других работодателей, то пособие по временной нетрудоспособности назначается и выплачивается ему либо по каждому из работодателей, либо по одному из работодателей по выбору застрахованного лица.

Если у застрахованного лица заключено несколько договоров гражданско-правового характера, то пособие по больничному листу он может получить только по одному страхователю, которого он выбирает. Больничный лист назначается лицам, с которыми заключены одновременно трудовые и гражданско-правовые договоры. Пособие платится по месту работы по трудовому договору или по одному из таких мест аналогично правилам совместителей.

Страхователи по гражданско-правовым договорам выбирают того страхователя, который будет выплачивать больничный лист. Лицо может получить пособие как у работодателя, так и у заказчика по договору гражданско-правового характера. Именно эти организации или предприниматели обязаны оплатить первые 3 дня больничного за свой счёт. Важно помнить, что каждый из работодателей или заказчик по договору гражданско-правового характера при назначении пособия учитывает только те доходы, которые начислил сам, другие никакие он не добавляет. Для совместителей при начислении пособия социальный фонд России будет использовать выплаты по текущему работодателю или заказчику, а не по иному, только за период, который предшествует занятости у той организации или ИП, который назначает пособие.

Больничный лист по основному месту работы

Пособие по временной нетрудоспособности исчисляется из среднего заработка застрахованного лица, который рассчитывается за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая или году получения больничного листа. В 2024 году вы получаете больничный лист, значит, вы берёте доход за 2023 и за 2022 годы. Средний дневной заработок для расчёта больничного листа определяется путём деления суммы начисленных сотруднику за эти два года на 730. Это количество дней заработка для гражданских служащих, которые призваны на военную службу по мобилизации или поступили на военную службу по контракту либо заключили контракт о добровольном содействии выполнения задач, возложенных на вооружённые силы Российской Федерации. Определяется путём деления суммы начисленного заработка за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности на 730 за вычетом календарных дней, которые приходятся на период приостановления действия трудового договора.

Если в двух календарных годах непосредственно предшествующих году наступления страхового случая или в одном из указанных годов застрахованное лицо находилось в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребёнком, то соответствующие календарные годы по заявлению сотрудника могут быть заменены на другие два при условии, что это приведёт к увеличению размера пособия. Если не приводит, то ничего не меняется. В среднем заработке для исчисления пособия учитываются не только заработная плата, полученная у данного страхователя, но и заработок за время работы у другого страхователя.

Если сотрудник работает по основному месту работы и других выплат нет, то он имеет право предоставить информацию за предыдущие 2 года, что, например, он работал в одной организации и ещё где-то. Тогда можно увеличить сумму заработка полученного дохода и рассчитать больничный лист исходя из общей информации.

Сумму заработка за последние 2 года предоставляют на основании справки по форме 182н. С 1 января 2023 года эта справка отменена, и теперь получить данные о размере заработка новых сотрудников за предыдущие 2 года для оплаты больничного можно в электронном виде, направив запрос в социальный фонд России. Оттуда вы узнаете, какой у него доход и какие источники выплат у него были за предыдущие годы. Средний заработок, исходя из которого начисляется средний дневной заработок, включает все выплаты и вознаграждения, премии, доплаты в пользу застрахованного лица, на которые были начислены страховые взносы. Включается в среднюю заработную плату.

Средний заработок, исходя из которого начисляется пособие, учитывается за каждый календарный год в сумме не превышающей установленную предельную величину базы для начисления страховых взносов. В 2024 году эта база составляет 2 225 000 рублей. Если вы начислили сотруднику больше, чем 2 225 000 рублей, страховые взносы в социальный фонд России вы платите с 2 225 000 рублей. Эта сумма будет учитываться при расчёте средней заработной платы для больничного листа. Если вы начислили 4 миллиона за год или 10 миллионов за год, у вас больничный лист и страховые взносы будут начисляться не больше чем с 2 225 000 рублей. Это мы говорим про 2024 год. На всякий случай напомню вам предыдущие два года: в 2023 году максимальная величина составляла 1 917 000 рублей и за 2022 год — 1 565 000 рублей.

Порядок выплаты пособия по больничному листу

Если на момент наступления больничного листа сотрудник занят у нескольких работодателей, то пособие назначается и выплачивается следующим образом:

• По всем местам работы, если в двух предшествующих календарных годах он был занят у тех же работодателей.
• По одному из последних мест работы по выбору сотрудника, если в двух предшествующих календарных годах он был занят у других работодателей или у одного другого работодателя.
• Если в двух предшествующих календарных годах сотрудник был занят как у этих работодателей, так и у других работодателей, он вправе самостоятельно выбрать, как ему получать пособие: по всем местам работы или по одному из последних.

Если застрахованное лицо не имело заработка за предшествующие два календарных года или если средний заработок, рассчитанный за этот период, ниже минимального размера оплаты труда, который действует на день наступления временной нетрудоспособности, то средний заработок принимается равным МРОТ. Начислили заработную плату, рассчитали среднюю заработную плату в месяц, и если заработная плата ниже МРОТ, то выплачивается МРОТ. Если выше МРОТ, то берётся фактическая выплата по больничному листу.

Размер пособия по нетрудоспособности

Пособие выплачивается за календарные дни, которые приходятся на соответствующий период. Продолжительность выплаты больничного листа зависит от того, по какой причине наступила нетрудоспособность, и размер пособия зависит от продолжительности страхового стажа. Порядок расчёта следующий:

1. Определить среднедневной заработок застрахованного лица. Он рассчитывается путём деления суммы полученного дохода за два предшествующих календарных года на 730 за вычетом календарных дней, которые приходятся на период приостановления действия трудового договора. В 2024 году максимальный размер среднедневного заработка для пособия по временной нетрудоспособности составляет 4 392 рубля 73 копейки. Как считается? Максимальный доход берётся за 2023 и за 2022 годы: 1 917 000 + 1 565 000 и делится на 730. Максимальный размер среднего дневного заработка для больничного листа в 2024 году — 4 392 рубля 73 копейки.
2. Определить размер пособия. Размер дневного пособия исчисляется путём умножения среднедневного заработка на размер пособия, установленного в процентном выражении к среднему заработку (в зависимости от страхового стажа сотрудника).
3. Подсчитать размер пособия по временной нетрудоспособности. Берётся средний дневной заработок и умножается на число календарных дней, которые приходятся на период временной нетрудоспособности.

Если пособие по временной нетрудоспособности, исчисленное за полный календарный месяц, ниже минимального размера оплаты труда, установленного федеральным законом, то используется МРОТ. Условия для снижения размера пособия по временной нетрудоспособности:

• Нарушение застрахованным лицом без уважительных причин режима, предписанного врачом.
• Отсутствие уважительной причины для прохождения очередного осмотра.
• Заболевание или травма, наступившие вследствие алкогольного, наркотического или токсического опьянения, или действий, связанных с таким опьянением.

При наличии одного или нескольких из перечисленных выше оснований пособие будет выплачиваться в размере, не превышающем за полный календарный месяц минимального размера оплаты труда, с учётом районных коэффициентов. При нарушении режима со дня, когда было допущено нарушение, и в случае опьянения за весь период нетрудоспособности.

Расчёт и выплата пособия по временной нетрудоспособности в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи, несчастным случаем на производстве, карантином, протезированием или долечиванием в санаторно-курортных учреждениях выплачивается за счёт средств Социального фонда России с первого дня нетрудоспособности.

Пособие для иностранных граждан

Иностранные граждане и лица без гражданства со статусом временно пребывающих на территории России подлежат обязательному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Таким лицам, которые оформлены по трудовому договору, работодатель обязан назначить пособие по временной нетрудоспособности, если перечислял за них страховые взносы на обязательное социальное страхование за период не менее 6 месяцев до наступления нетрудоспособности. С 2023 года исполнители по договорам гражданско-правового характера тоже могут получать пособие по социальному страхованию, если сумма начисленных страховых взносов была оплачена в размере стоимости страхового года. Если не была оплачена — ничего не выплачиваем.

Наша теоретическая часть закончилась, теперь переходим к практической. Как в программе зарплата и управление персоналом начислить больничный лист по основному месту работы? Итак, я переключаюсь в нашу программу и мы начинаем процесс начисления.

Как в 1С начислить больничный лист

В программе ЗУП начисление больничного листа начинается с раздела "Кадры". Открываем раздел "Больничные листы", создаём документ, выбираем сотрудника, который был на больничном. Для примера возьмём март месяц. Выберем сотрудника, который работал в марте, чтобы он не задвоился. Укажем период с 1 по 6 марта. Вводим номер больничного листа, нажимаем "Получить из ФСС" или вручную вводим номер. Заполняем данные листка нетрудоспособности, указываем дату выдачи, причину нетрудоспособности (например, заболевание), медицинскую организацию (поликлиника), ФИО врача и другие необходимые данные.

Условия исчисления: выбираем причины и условия, которые имеются (например, трудовой договор менее 6 месяцев, нарушение режима, и т.д.). Если таких условий нет, оставляем пустыми. Заполняем раздел "Оплата": указываем начисленную сумму за период с 1 по 3 марта, затем с 4 по 6 марта — выплата за счёт ФСС. Указываем районный коэффициент, если есть, и неполное рабочее время, если применимо.

В разделе "Сведения для ФСС" ставим галочку "Пособие выплачивается" и автоматически формируем отправку сведений. Проводим документ и создаём на его основании ведомость в банк для выплаты начислений. Проверяем расчёт пособия, заполняем все необходимые данные и проводим документ.

После завершения расчёта больничного листа можно распечатать расчёт пособия, листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, если он оформлен, и другие документы, связанные с начислением больничного листа. Это основные этапы процесса начисления больничного листа в программе ЗУП.

Всё, спасибо большое за внимание. До следующих встреч, жду от вас домашнего задания.

Полезные материалы от Татьяны Дубас:

• YouTube-канал с видеолекциями.
• Telegram-канал для бухгалтеров.
• Обучающий курс «Уверенный бухгалтер».