Инструкция: выставляем счет онлайн

Для чего выставляют счета на оплату

Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю, чтобы провести взаиморасчеты по приобретенным товарам, работам, услугам. В нем указываются условия сделки, определяются конкретные товары и порядок их приобретения. Счета выставляют как на основании заключенного договора, так и без его оформления.

Как правило, выставление счета на оплату и принятие заказчиком означают согласие последнего заплатить за покупку. Если приложить к расчету кассовый чек, то сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.

Поставщик вправе оформить расчетные документы на бумаге или сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров либо по факту поставки.

В соответствии с действующим законодательством продавец вправе не выставлять счет — достаточно счета-фактуры (УПД), который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Но есть список ситуаций, когда все же придется выставить отдельный счет:

1. Если заказчик рассчитывается с поставщиком на сумму, которая заранее неизвестна и в договоре не зафиксирована (к примеру, услуги связи, коммунальные услуги, сервисное обслуживание).
2. В случае предоплаты за товары, работы, услуги.

Обычно счет не относится к первичке — его используют как документ, содержащий предложение об оплате и платежные реквизиты. Но иногда его признают первичкой. Для этого он должен (пп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021):

• подтверждать факт хозяйственной жизни;
• содержать обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ.

По этой теме: в чём разница между счётом на оплату и счётом-фактурой

По какой форме заполняют счет

Унифицированной бумажной или онлайн-формы не предусмотрено. Организация сама может разработать подходящий бланк и использовать его в работе или же воспользоваться удобным шаблоном. Главное, что надо узнать бухгалтеру, — это какие реквизиты нужны для выставления счета онлайн или на бумаге.

Укажите в расчетном документе:

• номер по порядку и дату выставления;
• название продавца и покупателя, их юридические и фактические адреса;
• срок действия, если установлен;
• организационные (ИНН, КПП, ОГРН) и банковские реквизиты обеих сторон;
• количество, единицы измерения, цену и сумму по каждому наименованию товаров (работ, услуг);
• итоговую сумму;
• сумму НДС или укажите на отсутствие НДС в итоговой сумме;
• при необходимости — предельный срок оплаты;
• наименование должности и подпись составившего лица с расшифровкой;
• для бумажного документа (при наличии) — печать.

А вот как выставлять счет по присланному договору — вместо перечня товаров, работ, услуг вы вправе указать: «Оплата за товары (работы, услуги) по договору...». И укажите реквизиты договора (пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Расчетные документы на предоплату составляйте так же, как на оплату за поставленные товары, работы, услуги. Если сумма предоплаты составляет часть от общей стоимости по договору, то вы вправе указать это в счете со ссылкой на реквизиты договора. Например: «Предоплата (50 %) за товары по договору...».

Сколько действует выставленный счет

Предельного срока нет. Обычно под сроком действия расчетного документа подразумевают срок, отведенный для его оплаты. Этот срок вы сможете прописать в самом документе или договоре.

На практике срок определяют так:

1. Если счет используются как оферту. После оплаты он является документом, подтверждающим заключение сделки (п. 1 ст. 433 ГК РФ). Если счет выступает в роли оферты, то ее оплата — это акцепт: применяются сроки для акцепта. А по окончании срока акцепта оплата может не привести к заключению договора. Срок акцепта устанавливают в самом расчетном документе на оплату, выставленном как оферта (ст. 440 ГК РФ). После окончания указанного срока неоплаченный документ уже не является офертой.
2. Если выставление счета обусловлено условиями или предметом договора. Если обязательство предусматривает или позволяет определить день его исполнения или период, в течение которого его надо исполнить, то оно подлежит исполнению в этот день или в любой момент в пределах такого периода (п. 1 ст. 314, п. 2 ст. 424 ГК РФ). К примеру, договором установлено, что покупатель обязуется внести плату за товары не позднее 5 календарных дней со дня выставления оригинала счета. А если обязательство не предусматривает срок исполнения и не содержит условия, позволяющие определить такой срок, или же когда срок исполнения обязательства определен моментом востребования, или обязательство надо исполнить в течение семи дней со дня предъявления кредитором требования о его исполнении. Но только если обязанность исполнения в другой срок не предусмотрена законом, другим НПА, условиями обязательства или не вытекает из обычаев либо существа обязательства (п. 2 ст. 314 ГК РФ).

Может ли физическое лицо выставить счет

По правилам заполнение счета онлайн или на бумаге доступно как для организаций, так и для физлиц, в том числе ИП. Если физическое лицо зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, то проблем с выставлением счетов как на бумаге, так и в электронном виде возникнуть не должно. Физлицам, которые не занимаются предпринимательством, выставлять счет просто не потребуется (исключение — самозанятые). Обычно с физлицами рассчитываются по договору — налично или безналично (как договорились с заказчиком).

Если же организация продает товары, работы или услуги физлицам, то сможет выставить счет и таким контрагентам. Никаких сложностей в оформлении нет. Законодательно не запрещено выставлять расчетные документы на физическое лицо, выступающее в роли покупателя. В расчете в качестве реквизитов покупателя указывают его фамилию, имя, отчество и адрес.

По этой теме: как выставить счёт на оплату от ИП

Как выставить счет на оплату от физического лица — самозанятого

Я, как самозанятая, выставляю счета по требованию заказчиков. Это необязательно, так как обычно для проведения расчетов достаточно договора, чека и акта. Но некоторые просят именно счет.

При необходимости самозанятые смогут выставить документа на предоплату (аванс) или постоплату. Вы сможете сделать это на бумаге или онлайн. Налоговики разъяснили, как пользоваться электронным счетом на оплату плательщикам НПД — у самозанятых есть возможность выставить онлайн-счет в веб-кабинете и мобильном приложении «Мой налог» или приложении банка (письма ФНС № ЗГ-3-20/319@ от 13.01.2023, № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019). Унифицированной формы нет, порядок заполнения такой же, как и в общеустановленном случае. Специальных правил для самозанятых нет.

Основной инструмент для электронного счета на оплату — это приложение «Мой налог». На главной странице приложения нажмите кнопку «Новая продажа». Заполните поля:

• наименование товаров, работ, услуг;
• стоимость;
• контрагент — юрлицо или ИП;
• ИНН заказчика.

Нажмите «Выдать счет» и выберите способ оплаты. Но воспользоваться стандартным бумажным шаблоном, добавив туда нужные реквизиты, никто не запрещает.

Подробнее: счёт на оплату от самозанятого

Сроки оплаты по счету

Заплатить надо в срок, который прописан в контракте и указан в самом расчетном документе. К примеру, в счете-оферте укажите все условия договора, которые вы считаете существенными: наименование и количество товара, цену и сумму НДС, сроки поставки и оплаты, название, ИНН и КПП организации. В расчетном документе по договору вы тоже сможете указать сроки оплаты в соответствии с договорными условиями.

Что такое онлайн-счет, и как его выставить

Это расчетный документ, который сформировали в электронном виде (к примеру, в рабочей учетной системе или через ваш сервис электронного документооборота). Специальной формы нет, правила заполнения онлайн-документа те же.

Найти способ, как выставить счет на оплату в электронной форме, совсем несложно. Многие сервисы в сети Интернет предлагают возможность выставить онлайн-счета абсолютно бесплатно. Это существенно облегчает работу специалистам и упрощает саму процедуру оформления. Онлайн-счета выгружают из рабочего сервиса, подписывают электронной подписью и направляют контрагенту по электронной почте или через ЭДО.

Как исправить ошибки в выставленных счетах

Поскольку унифицированная форма отсутствует, строгих правил заполнения тоже нет. Как нет и каких-то критических ошибок в заполнении. Самое серьезное нарушение — неправильные суммы: итоговая, с НДС/без НДС.

Если вы обнаружили ошибку в уже отправленном счете, то договоритесь с контрагентом, чтобы он не платил по нему. Перевыставьте счет с корректными данными и отправьте его заказчику. Если же выявили нарушение до отправки документов, то просто исправьте ошибку и сразу передайте контрагенту правильный бланк.

Оплата по счету: вопросы и ответы