Евдокимова Наталья Бухгалтер-эксперт

Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии

График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение.

Содержание

Скачать образец графика документооборота на предприятии 2020 года

Скачать образец графика документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения 2020 года

Скачать образец правил документооборота в учетной политике

Скачать шаблон графика документооборота для юридического отдела

Скачать приказ об утверждении ГДО

Что такое ГДО

Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке. Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.

Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:

  1. Федеральный закон о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011.
  2. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
  3. Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н.
  4. Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

Структура и содержание

Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.

Обязательный раздел

Что включить

Алгоритм создания конкретного формуляра

Отразите:

  • какое количество экземпляров необходимо подготовить;
  • кто отвечает за выписку, оформление и его исполнение;
  • непременно пропишите срок исполнения документа.

Регламент проверки по каждой конкретной форме

Пропишите:

  • кто ответственный за проверку;
  • кто предоставляет формуляр на проверку;
  • каков порядок предоставления;
  • срок предоставления.

Порядок обработки документации

Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.

Алгоритм передачи формуляра в архив

Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.
ВАЖНО!
В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.

Образцы

Бланк ГДО:

Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации:

Как утвердить

Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.

Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.

Образец приказа об утверждении:

ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР"

ПРИКАЗ

№135

От 21.12.2019г.

г. Москва

"Об утверждении и введении в действие графика документооборота"

В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить прилагаемый график документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" и ввести его в действие с 01.01.2020 года.
  2. Всем структурным подразделениям и работникам ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" в работе с документами руководствоваться требованиями, установленными в графике документооборота, с момента введения его в действие.
  3. Секретарю Карповой И. И. обеспечить тиражирование графика документооборота и его передачу в структурные подразделения ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" до 31.12.2019 года.
  4. Контроль за исполнением требований графика документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" возложить на главного бухгалтера Главного бухгалтера Викторову В. В.
  5. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение:

1. График документооборота.

Руководитель: ИВАНОВ И. И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В. В. Викторова

Секретарь КАРПОВА И. И. Карпов

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.