Принимать ли электронный чек для авансового отчета
Если подотчетник потратил деньги, то он обязан в установленный срок предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. На практике подотчетники обычно приносят чеки. А что делать, если у работника есть только электронный чек для авансового отчета? Сможет ли организация принять к учету онлайн-чек? Разбираемся.
Что собой представляет электронный чек
Чтобы понять, можно ли к авансовому отчету приложить электронный чек для подтверждения расходов, начнем с понятия, что же такое электронный кассовый чек и когда его применяют.
Применение контрольно-кассовой техники (ККТ) на территории РФ регулирует закон № 54-ФЗ от 22.05.2003.
Электронный кассовый чек (е-чек) предоставляется, когда покупатель рассчитывается в безналичном порядке в сети Интернет с использованием электронных средств платежа. Это банковской картой, банковским переводом, используя электронный кошелек, и т. п. Для этого продавцом применяется онлайн-касса, предназначена она только для безналичных расчетов в сети Интернет.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы проверить правильность заполнения и предоставления авансового отчета.
Покупатель получит кассовый е-чек при двух условиях (абз. 1 п. 2, п. 3 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ):
- он сообщил продавцу номер или адрес эл. почты, на который желает получить кассовый документ в электронной форме;
- продавец получил эту информацию ранее, до момента расчета.
При этом направить кассовый онлайн-чек на адрес электронной почты допустимо только при условии, что функции кассового аппарата поддерживают такую опцию.
Кассовый онлайн-чек признается документом, подтверждающим оплату, если содержит те же реквизиты, что и бумажный. Перечень реквизитов установлен ст. 4.7 закона № 54-ФЗ, где указано больше 20 пунктов.
Проверить, все ли реквизиты содержит полученный кассовый документ, поможет таблица:
| Реквизит кассового чека | Пояснения |
|---|---|
| Наименование документа | Подпись «Кассовый чек» делают при настройке ККТ перед началом ее использования. Впоследствии реквизит отображается автоматически |
| Порядковый номер за смену | Номер присваивает сама ККТ, обязателен только для е-формы (письмо ФНС № АБ-4-20/4418@ от 02.04.2021) |
| Дата, время и место (адрес), когда осуществили расчет | Прописывают при настройке ККТ |
| Название организации или Ф.И.О. ИП | Прописывают при настройке ККТ |
| ИНН организации или ИП | Прописывают при настройке ККТ, отображается автоматически |
| Система налогообложения, которую применяет продавец |
Прописывают, когда делают первичную настройку ККТ, отображается автоматически. Разрешается не включать в печатную форму (п. 4 письма ФНС № АБ-4-20/1791@ от 15.02.2022) |
| Признак расчета | Возможные варианты: приход, возврат прихода, расход, возврат расхода |
|
Наименование ТРУ, платежа, выплаты, их количество |
|
| Цена (в валюте РФ) за единицу ТРУ с учетом скидок и наценок | На практике указывают два реквизита: цена ТРУ без скидки и цену с учетом скидки |
| Стоимость ТРУ с учетом скидок и наценок, указывается ставка НДС | Указывают ставки НДС по каждому виду ТРУ и ставки НДС и суммы налога, рассчитанной по этим ставкам, в общей стоимости ТРУ (но есть исключения) |
| Стоимость ТРУ с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам | |
| Форма расчета, сумма оплаты | Наличными деньгами и (или) в безналичном порядке. При смешанной оплате сумма платежей указывается отдельно по каждой форме расчета |
| Должность и Ф.И.О. кассира-операциониста | Не указывают при расчетах с использованием автоматических устройств, включая безналичную оплату |
| Регистрационный номер ККТ | Присваивают налоговики, когда ставят кассу на учет. Реквизит прописывают при настройке ККТ перед началом ее использования, он отображается автоматически |
| Заводской номер экземпляра модели фискального накопителя | Прописывают при настройке ККТ, отображается автоматически |
| Фискальный признак документа | Его формирует кассовый аппарат и пропечатывает автоматически |
| Адрес сайта, на котором проверяется подлинность онлайн-чека | Обязателен в электронной форме кассового чека, не обязателен для печатной формы (это прописано в письме ФНС № АБ-4-20/4418@ от 02.04.2021) |
| Номер телефона либо адрес эл. почты покупателя (клиента) |
Укажите, если передаете покупателю (клиенту):
|
| Адрес эл. почты отправителя | Указывают при передаче покупателю (клиенту) е-формы |
| Порядковый номер фискального документа | Проставляет кассовый аппарат |
| Номер смены | Присваивается кассовым аппаратом и обязателен только для е-формы |
| QR-код | Отражается в отдельном месте кассового документа (п. 1 ст. 4 закона № 54-ФЗ) |
| Заводской номер автоматического устройства для расчетов | Прописывают при настройке перед началом использования ККТ |
| Сведения о месте (адресе), где установлена ККТ | Отражаются при расчетах, перечисленных в п. 5.1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ |
Подробнее: какие обязательные реквизиты должны быть в кассовом чеке
Какие из них указывать необязательно, определяет ФНС. Налоговики в письме № АБ-4-20/4418@ от 02.04.2021 разрешили не печатать номер смены, номер чека за смену, сайт ФНС. Необходимо, чтобы наименование товара или услуги отражалось конкретно и позволяло их идентифицировать. Разрешено добавлять артикул, использовать наименование из бухгалтерской программы.
Если чек направляют покупателю в электронной форме, его разрешается не печатать на бумажном носителе (письмо Минфина № 30-01-15/8660 от 09.02.2022). Но если покупатель требует распечатать электронный чек на бумаге, продавец обязан это сделать, и даже дефицит кассовой ленты не является основанием для отказа в выдаче. В противном случае его ждет привлечение к административной ответственности (письмо ФНС России от 24.03.2022 № АБ-3-20/2677@).
Может ли электронный чек быть документом
Кассовый чек, который получен в электронном варианте и распечатан на бумаге, приравнивается к отпечатанному ККТ, если перечисленные в нем сведения идентичны направленным в электронной форме (п. 4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).
Если е-чек получен путем считывания QR-кода, в том числе когда подотчетник распечатал чек с телефона и предоставил в бухгалтерию на бумаге, он равносилен кассовому документу на бумаге или в электронной форме (п. 3.1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).
ФНС России в письме от 30.03.2022 № АБ-4-20/3784 прописала свою позицию относительно того, является ли электронный чек документом для авансового отчета, где подтвердила возможность использования е-чека вместо бумажного.
Можно ли приложить электронный чек к авансовому отчету
Согласно указаниям, которые регламентируют, как применять и заполнять унифицированную форму «Авансовый отчет» (документ утвержден Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001, но он не обязателен к применению), на обороте авансового отчета подотчетное лицо прописывает перечень документов, которыми он подтверждает расходы, понесенные им (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, которые прикладывают к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (п. 26) установлено требование к работнику предоставлять работодателю авансовый отчет и документы, подтверждающие оплату. Законодательно регламентирован срок сдачи авансового отчета — 3 рабочих дня. Но работодатель внутренним локальным актом вправе прописать иной срок, в который сдают авансовый отчет.
Может пригодиться: как заполнить и сдать авансовый отчет
Конкретный перечень документов, которые подотчетник прикладывает к авансовому отчету, не установлен.
В названном ранее письме ФНС № АБ-4-20/3784 от 30.03.2022 налоговики прописали, может ли организация принять к учету электронный чек в авансовом отчете. По их позиции, онлайн-чек является надлежащим документом, подтверждающим расходы.
Пример.
Подотчетник приобрел материалы для нужд компании, но потерял выданный ему кассовый чек. Организация, которая продавала материалы, предоставила е-чек.
Вопрос: можно ли принять в авансовом отчете распечатанный электронный чек на покупку товара как подтверждающий документ и списать по нему затраты в налоговом учете?
Ответ: Расходы разрешается учитывать в «прибыльных» целях, если подтверждающие документы оформили по требованиям законодательства РФ, и они содержат в себе все обязательные реквизиты кассового документа, приведенные в п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ. Кассовый чек, полученный в электронной форме и напечатанный на бумаге, приравнивается по смыслу к бумажному, отпечатанному кассовым аппаратом.
Подробнее: какие чеки можно приложить к авансовому отчету
Проверка электронного чека
Ответ на вопрос о том, можно ли принять отчет по электронному чеку у подотчетного лица, зависит от того, соответствует ли онлайн-чек требованиям законодательства. Если нет, то и учесть расход не получится. Проинструктируйте сотрудника, как выглядит правильный кассовый е-чек, чтобы он имел возможность еще на кассе изучить выданный документ. Нет, это не жесткое требование законодательства, и санкций за то, что покупатель не посмотрел в е-чек на кассе, законодатель еще не придумал. Но подтвердить ваши операции, а следовательно, и расходы, смогут только те документы, которые соответствуют требованиям, установленным законодательством.
Но нередко продавцы пробивают только слип с терминала эквайринга. А это не только нарушает права покупателя, но и лишает организацию возможности принять сумму оплаты в расходы.
Принимая цифровой вариант документа, обязательно проверьте наличие необходимых сведений. А они отличаются, в зависимости от идентификации покупателя (клиента).
Если статус лица как подотчетного продавцом достоверно не установлен, то касса применяется как для расчета с покупателем — физическим лицом. В документе отражается перечень приобретенных товаров, цена и их количество, система налогообложения, применяемая продавцом, QR-код и т. п. Если работник делает покупки по доверенности на совершение расчетов, то фактически расчет произведен между организациями. Тогда и обязательных реквизитов становится больше. В чеке добавится следующая информация:
- название и ИНН покупателя;
- страна производителя товара;
- сумма акциза при наличии;
- регистрационный номер из таможенной декларации.
Убедиться, можно ли принимать в подотчет электронные чеки в подтверждение сумм авансового отчета, которые принес работник, и тот факт, что продавец ему предоставил именно кассовый чек, позволяет QR-код.
Для этого создано бесплатное приложение от ФНС «Проверка чеков». Проверка происходит после сканирования QR-кода с чека. Сделайте проверку чеков-приложений к авансовому отчету на сайте ФНС. Сама налоговая служба советует своим сотрудникам, делающим покупки в качестве подотчетников, проверять полученные онлайн-чеки (письмо ФНС от 20.11.2020 № АБ-4-20/19148).
Если полученный электронный чек не пройдет проверку, то подотчетнику рекомендовано отказаться от покупки. А если работник не проверил документ, и несоответствие выявила уже бухгалтерия, когда проверяла авансовый отчет или, еще хуже, на стадии налоговой проверки, то такие расходы исключат из расходов для целей налога на прибыль. Кроме того, у проверяющих возникнет соблазн признать доходом работника деньги, которые были получены им от организации и пошли на оплату товаров, подтвержденную неправильными чеками. Следовательно, тогда организацию обяжут платить страховые взносы и НДФЛ.
Как приложить электронный чек к авансовому отчету
Если получили документ ККТ в электронной форме, то распечатайте его и приложите к авансовому отчету (п. 2, 3.1, 4 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ).
Вот пример, как отразить полученный онлайн-чек в авансовом отчете:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно
А если решили хранить онлайн-чеки в цифровой форме без бумажных копий, то налоговики не против, в письме от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@ указали на такую возможность при условии, что е-чек легко найти и получить в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России». Правило действует и для скан-образа документа с хорошо читаемым QR-кодом, по которому документ получится найти в том же приложении.