Как работодателю выдать архивную справку о стаже работы

Где заказать документ

В зависимости от того, какая информация нужна и насколько она «давняя», граждане вправе обратиться:

• в организации (к работодателям), которые располагают нужными сведениями, если срок передачи их в архивы еще не наступил;
• органы местного самоуправления;
• непосредственно в архивы, которые работают на территории региона, либо сразу в Росархив;
• в уполномоченные на оказание таких услуг МФЦ.

Полезно знать:

• как можно подтвердить трудовой стаж;
• влияние воинской службы на стаж и пенсию.

В каких случаях требуется справка о стаже

Сведения о периодах работы потребуются для оформления пенсии и иных выплат и льгот, которые зависят от трудового периода. Если в ПФР отсутствуют сведения, в трудовой книжке они внесены некорректно или нечитаемо, стаж потребуется подтвердить документально.

Например, для получения звания «Ветеран труда» и при выходе на пенсию требуется подтвердить наличие стажа. В таком случае алгоритм, как получить архивную справку о трудовом стаже, следующий:

1. Бывший работник или его представитель обращается к работодателю(-ям) с письменным заявлением о предоставлении необходимой информации.
2. Если организация по каким-то причинам больше не существует, сведения запрашивают либо у ее преемника, либо в городском архиве.

Независимо от того, куда вы обращаетесь, необходимо подать письменное заявление о предоставлении сведений. В нем уточняют:

• наименование организации, в которую направляется запрос;
• Ф.И.О. заявителя;
• причины обращения и суть запроса;
• контактные данные.

Письменный запрос лично подписывается заявителем (представителями, действующими на основании доверенности) и датируется текущей датой.

Подробнее: как заказать архивную справку через Госуслуги

Какие данные обязательны для указания в справке

Поскольку в отдел кадров обращаются за подтверждением трудового периода, есть стандартный набор обязательных сведений в справках о периодах работы. Рассмотрим их структуру на примере бланка.

Обращаем внимание, что это один из вариантов, как выглядит архивная справка, поскольку обязательной формы документа не существует, допустимо использовать любой шаблон. Но рекомендуем изучить "Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера", утв. Росархивом (см. разделы 3.3.1 и 3.3.2), которые помогут понять, какие сведения и как использовать.

Основные требования к выдаваемому документу:

• его составляют на бланке организации;
• указывают дату составления и номер;
• уточняют, на чье имя выданы сведения;
• в случае подтверждения периода указывают даты работы со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов, в остальных случаях — со ссылкой на другие официальные распоряжения, изданные работодателем;
• указывают цель выдачи информации, исходя из запроса. В нашем случае — для предоставления в ПФР;
• обязательно подписывают у руководителя и проставляют печать (при ее наличии) для дополнительного подтверждения достоверности.

С учетом описанных требований предлагаем образец справки о периодах работы в Пенсионный фонд, выданной по заявлению работника:

Отличия справки о стаже от СТД-Р и СТД-ПФР

СТД-Р выдают сотруднику при увольнении и направляют сведения в ПФР. Если сведения о периодах работы запрашивают до 2020 года, их оформляют документом о стаже по форме работодателя. Данные после введения в действие СТД-Р допустимо оформить по утвержденной форме или по форме работодателя.

СТД-ПФР содержит сведения о работе у всех работодателей. Если требуемого периода в ней нет, потребуется документ о стаже от работодателя.

Подробнее:

• как оформить справку СТД-Р;
• как получить справку СТД-ПФР.

Срок выдачи документа

Оформление документов в архивах и у работодателей бесплатное. Относительно сроков отметим, что согласно ТК РФ, по письменному обращению работника (нынешнего или бывшего — не важно) документы, касающиеся его трудовой деятельности, следует готовить и предоставлять в трехдневный срок со дня обращения. В государственных архивах на это уходит больше времени — не менее 30 дней.

Учет выданных справок о стаже

Для учета заводят журнал регистрации. В нем присваивают порядковый номер, указывают дату выдачи и кому направлен документ. При личном вручении у получателя берут подпись в получении. Если отправляют почтой или электронно, ставят соответствующую типу отправления отметку.

На заметку: как подготовить документы к архивному хранению

• Челозерцева Александра
  2023-01-11 14:05:05
  Иногда ПФР требует подтвердить не только стаж, но и заработок. Для этого также обращаются к работодателю или в архив. Сведения о стаже и о заработке допустимо указать в одной справке.