По закону работодатель обязан фиксировать продолжительность отработанного времени для каждого работника (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Это делают в специальном табеле, на основании которого затем оплачивают отработанные дни. Рассказываем, какую форму документа выбрать и какие условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2024 году использовать.
Как выглядит документ
Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011, с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.
Бюджетные же учреждения обязаны использовать официально утвержденные регистры (о них подробнее узнайте из Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
В ячейках, соответствующих каждому дню месяца, ставятся буквы или цифры. Это коды или обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 факта присутствия работника на рабочем месте или отсутствия (и его причины).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно заполнить табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.
Буквенные обозначения учета рабочего времени
В упомянутом постановлении Госкомстата приводится не только сама форма, но и рекомендации по ее заполнению, включая коды в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12. Рассмотрим их по графам.
В графе 4 необходимо пояснить, присутствовал ли сотрудник на месте в тот или иной день.
Здесь возможны такие варианты:
- Я (01) — явился и трудился в дневное время;
- Н (02) — работал в ночное время;
- РВ (03) — вышел в праздник или выходной;
- С (04) — трудился сверхурочно.
По требованию ТК РФ если сотрудник отработал в выходной или праздник, то работодатель обязан компенсировать этот труд двойной оплатой или предоставить другой выходной (ст. 153). Если вместо отработанного сотрудник отдохнет в другой день, то в книге учета необходимо отметить этот день символом НВ (28). При подсчете по итогам месяца этот день суммируют с остальными нерабочими днями.
Если сотрудника на месте не было, то коды расскажут, по какой причине. Мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся:
- К (06) — в командировке;
- ПК (07) или ПМ (08) — повышал квалификацию (в первом случае просто с отрывом от производства, во втором — с отрывом от работы в другой местности);
- ОТ (09) или ОД (10) — в отпуске (основном или дополнительном);
- ПР (24) — прогул, в табеле обозначение отмечается первоначально без указания причины, если она неизвестна;
- У (11) или УВ (12) — в учебном отпуске;
- Б (19) — болел с назначением пособия или Т (20) — болел без назначения пособия в некоторых случаях, предусмотренных законодательством;
- ДО (16) — обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени, этот период предоставляется работнику с разрешения работодателя, кроме исключительных случаев, указанных в законодательстве.
По теме: как обозначается отгул в табеле
Вот как выглядит расшифровка табеля учета рабочего времени 2024 года в виде таблицы из постановления Госкомстата:
Отдельная ситуация, как оформить сотрудника, который призван по мобилизации, и какой код использовать. Поскольку по закону таких сотрудников увольнять нельзя, трудовой договор приостанавливают приказом. Чтобы правильно учесть трудовой стаж такого работника, необходимо отмечать дни его отсутствия специальным кодом.
Как обозначать отпуск
Отмечать необходимо все виды отпусков: основные и дополнительные, по беременности и родам, по уходу за ребенком, неоплачиваемые и т. д.
Вот как обозначать разные виды отпуска:
- ОТ (09) — ежегодный оплачиваемый;
- Р (14) — отпуск по беременности и родам;
- ОЖ (15) — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.
Что касается неоплачиваемого отпуска, то необходимо учесть один нюанс — символов два. Первый вариант — цифровой код 17 или ОЗ в табеле учета рабочего времени: это отпуск за собственный счет, который предоставляют для случаев, установленных законом. Например, по ст. 128 ТК РФ работодатель обязан предоставить его некоторым категориям работников по их запросу (в связи с регистрацией брака, рождением ребенка, смертью близкого человека, работающим пенсионерам, инвалидам и т. д.).
Второй вариант. Если человек взял отпуск по семейным обстоятельствам по договоренности с работодателем, то отпуск без сохранения заработной платы в табеле отмечают буквенным символом ДО или цифровым 16.
Может пригодиться: как указать учебный отпуск в табеле учета рабочего времени
Другие коды
В учетном документе применяются и другие коды: в графах 5 и 6 подсчитывают суммы отработанных часов — здесь никаких условных знаков нет. А вот графа 7 содержит коды оплаты.
Они аналогичны тем, что используют в справке 2-НДФЛ. Указаны в Приказе Минфина от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Обозначение в Т-13 охватывает следующие виды доходов:
- 2000 — основной отработанный период;
- 2012 — оплата отпуска;
- 2300 — больничное пособие.
Тут стоит пояснить. Нередко возникает вопрос: как обозначается отпуск без сохранения заработной платы или простой по вине работника? Очевидно, что графа 7 останется пустой. Если з/п не выплачивают, то и отражать в ней нечего.
А буквенные и цифровые символы отпуска без сохранения заработка — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления. РП (31) означает простой по вине работодателя. Таким образом, коды ДО и РП в табеле учета рабочего времени ставятся обязательно. Аналогичное правило актуально для обозначения прогула, отстранения и иных подобных случаев.
В графы 10 и 12 заносят коды неявки, а в 11 и 13 — суммируют пропущенные часы или дни.
Форма рассчитана на 31 день. Для месяца, где 30 или 28 дней, отсутствующие дни необходимо отметить крестиком.
Большинство вышеупомянутых кодов уже известно кадровикам. Но есть некоторые ситуации, которые происходят не так часто. Но их необходимо учесть, чтобы не было путаницы. Например, код Г в табеле учета рабочего времени (цифровое — 23) обозначает, что сотрудник отсутствовал на рабочем месте, поскольку его вызвали для исполнения государственных или общественных обязанностей, например вызвали повесткой в судебную инстанцию, прокуратуру и иные ведомства.
Еще одна ситуация касается периода, когда человек отсутствует из-за болезни. В обычной ситуации указывают букву Б (временная нетрудоспособность с выплатой пособия). Но иногда необходимо поставить букву Т в табеле учета рабочего времени, если человек ушел на больничный без выплаты пособия. По закону не платят за дни, когда человека отстранили от работы без сохранения зарплаты, заключен под стражу, освобожден от исполнения трудовых обязанностей и др.
Подробнее: как отразить больничный в табеле учета рабочего времени
Еще одна ситуация, когда работника отстраняют от работы без оплаты труда по разным причинам, предусмотренным законодательством. Например, по статье 76 ТК РФ работодатель обязан отстранить работника, который пришел на работу в нетрезвом состоянии, не прошел обязательный медосмотр, обучение по охране труда, выявлены противопоказания для труда и др. В такой ситуации ставят код НБ в табеле учета рабочего времени (цифровой — 35).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести исправления в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.
Коды для Т-13
Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России № 52н от 30.03.2015 утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2024 году (форма 0504421), они отражены в таблице:
| Показатель | Код |
|---|---|
| Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни | В |
| Осуществляемая ночью | Н |
| Осуществление государственных обязанностей | Г |
| Ежегодный, очередной или допотпуск | О |
| Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции) | Б |
| Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком | ОР |
| Сверхурочная трудовая деятельность | С |
| Прогул | П |
| Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными | НН |
| Служебная поездка, командировка | К |
| Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации компании | А |
| Учебный допотпуск | ОУ |
| Выходные, предоставленные в связи с обучением | ВУ |
| Замещение в 1–3 классах | ЗН |
| Замещение, производимое в группах продленного дня | ЗП |
| Замещение, осуществляемое в 4–11 классах | ЗС |
| Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных) | РП |
| Часы, фактически отработанные | Ф |
Может пригодиться: как составить график работы и учета рабочего времени
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
-
Ломова Анна
2022-12-19 12:23:05Несмотря на то что буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени иногда запомнить проще, путаница возникает и здесь. Например, кадровик по невнимательности может поставить вместо кода РП (время простоя по вине работодателя) код ПР (прогулы). Или вместо ОД (оплачиваемый дополнительный отпуск) код ДО (отпуск без сохранения заработной платы). Чтобы не допускать ошибок, внимательно проверяйте табель перед тем, как отдать его в бухгалтерию.
