Сервис электронного документооборота Контур.Диадок

В Диадоке налажен электронный документооборот с партнерами по бизнесу.

Дублирования на бумаге не требуется, поскольку прошедшие через ЭДО «Диадок» документы подписаны КЭП и имеют неоспоримую юридическую силу.

По результатам опросов пользователей различных сервисов ЭДО, Диадок уверенно занимает лидирующие позиции. У Контура гибкая ценовая политика, что позволяет подобрать подходящий вариант для любого предприятия — от небольших ИП до крупных производств.

Преимущества использования сервиса Контур.Диадок

Важным преимуществом Контур.Диадок является комплексный подход к запросам бизнеса. Здесь представлены все стадии электронного документооборота: от получения электронной подписи до редактирования договоров и проведения актов сверки. Практика показывает, что малый бизнес предпочитает работать в веб-версии, а крупным фирмам предлагается возможность интегрировать функции сервиса в учетную систему предприятия. В любом случае выбор варианта использования ЭДО «Контур.Диадок» — прерогатива заказчика независимо от размера его бизнеса.

Главные плюсы Контур.Диадок

Для плательщиков НДС Диадок предоставляет возможность отправлять и получать счета-фактуры в формате, предписанном налоговой службой. Это значительно упрощает взаимодействие не только с бизнес-партнерами, но и с ФНС.

Не надо беспокоиться и о том, что контрагент подпишет электронный документ недействительной подписью: Контур.Диадок проверяет актуальность КЭП и обязательно уведомит об ошибке.

Электронный документооборот через Контур.Диадок абсолютно безопасен, поскольку защищен надежным шифрованием, тогда как деловая переписка в различных почтовых сервисах и мессенджерах весьма уязвима.

Риск утраты бумажных документов весьма велик, особенно если документооборот достаточно объемен. Корреспонденция же, полученная через ЭДО «Контур.Диадок», хранится в электронном архиве и доступна в любое время по одному клику.

Электронный документооборот, реализованный в Контур.Диадок, позволяет отслеживать прохождение документа в реальном времени, проверяя изменение статуса. Каждый этап обработки фиксируется протоколом, в котором указываются реквизиты контрагентов, дата и время прохождения этапа, данные сертификатов КЭП подписантов.

Техническая поддержка сервиса ЭДО работает круглосуточно. Специалисты готовы ответить на вопросы пользователей в чате, по электронной почте или телефону.

Функциональные возможности сервиса Контур.Диадок

1. Наличие шаблонов документов, подготовленных с учетом действующего законодательства и всегда актуальных. Есть возможность заполнить шаблон непосредственно в сервисе ЭДО, сохранить его, проверить, подписать КЭП и направить по назначению.
2. Удобное хранение электронных документов, быстрый поиск необходимого письма, отчета, договора и т.п. при помощи настраиваемых фильтров.
3. Настройка маршрутизации для компаний с большим документооборотом и наличием сети филиалов, обособленных подразделений и т.п. Сервис позволяет направлять документы на согласование, корректировку и подписание внутри компании и затем обеспечивает отправку проверенных и утвержденных электронных документов контрагентам.
4. При необходимости с сервисом ЭДО «Контур.Диадок» смогут работать несколько сотрудников компании, например, представители кадровой службы, клиентского отдела, бухгалтерии и т.п. Ответственных по работе с ЭДО на каждом участке назначает руководитель организации.
5. Контрагент использует ЭДО другого оператора? Это не создаст проблем ни пользователю, ни его партнерам. Для коммуницирования с бизнес-партнерами, использующими иные сервисы ЭДО, в Диадоке реализован роуминг, позволяющий пользователю не задумываться о том, с каким оператором электронного документооборота работает его контрагент. Диадок поддерживает автоматический роуминг с несколькими операторами ЭДО, так что пользователю не нужно подавать дополнительных заявок или производить специальные настройки. Достаточно просто пригласить контрагента к участию в электронном документообороте или ответить на его приглашение. На функциональности и скорости обработки документов в сервисе использование автороуминга никак не сказывается.

Сравнение версий в виде таблицы

Пользователи Диадока имеют возможность пользоваться как самыми востребованными, базовыми функциями, так и продвинутым функционалом, учитывающим специальные задачи и индивидуальные запросы бизнеса.

Работа с Контур.Диадок возможна в веб-версии или с помощью интеграции сервиса ЭДО в учетную программу предприятия, а бесплатное мобильное приложение позволяет работать с Диадоком с телефона.

Веб-версия подходит для тех пользователей, кому не нужна (или пока не нужна) интеграция в учетную систему. Устанавливать дополнительное ПО не нужно. Обмен электронными документами с партнерами пользователи начинают сразу после активации доступа.

Для интеграции с учетными системами существует несколько возможностей:

1. Решение для SAR. Позволяет не только создавать, подписывать, отправлять и получать электронные документы, но и связывать их с внутренними документами SAR ERP.
2. Для предприятий, работающих с программами семейства 1С, разработаны два модуля, каждый из которых позволяет организовать электронный документооборот непосредственно из 1С.

Стартовый модуль ЭДО рассчитан на работу с несколькими наиболее распространенными программами: «Бухгалтерия», «Управление нашей фирмой», «Розница» и «Управление торговлей». Модуль прекрасно справляется с задачами небольших фирм, но имеет некоторые ограничения:

• одновременная работа возможна только для двух пользователей;
• нельзя работать одновременно с несколькими документами;
• набор действий с документом ограничен согласованием, подписанием, аннулированием, отправкой, просмотром печатной формы и скачиванием.

Универсальный модуль называется так недаром: в его списке более 20 конфигураций 1С, а при необходимости есть возможность доработать его для взаимодействия с любой конфигурацией. Реализованы многопользовательский режим и настройка печатных форм, значительно расширены набор действий с документами и одновременная обработка нескольких документов.

3. Коннектор. Это облачное решение, при котором ЭДО «Контур.Диадок» интегрируется с учетной системой без какого-либо вмешательства в ее конфигурацию. Интересен компаниям со сложным и большим документооборотом.
4. API. Разработан для компаний, применяющих нестандартную учетную систему. API позволяет интегрировать только тот функционал Диадок, который нужен заказчику. Стандартных решений здесь нет, только индивидуальные разработки.

Чего не хватает в Диадок? Что бы хотелось добавить?

Сервис, безусловно, удобный и полезный. К минусам, по отзывам пользователей и по личному опыту, отнесла бы не всегда корректную работу техподдержки.

Так, на сайте не указаны контактные телефоны технической службы, приходится их искать на просторах интернета. Чат со специалистами есть, но ответы в нем зачастую типовые, формальные. Можно заказать звонок, и специалист перезвонит (проверено), но не сразу. В это время вы уже ушли от компьютера, и полноценная помощь невозможна. Если же удается дозвониться (мне удалось), то вопрос решается намного быстрее.

Как начать пользоваться сервисом Контур.Диадок

Для начала определитесь, нужна ли вашему предприятию интеграция ЭДО в учетную систему. Если сомневаетесь, то закажите консультацию специалиста, заполнив форму на сайте https://kontur.ru/diadoc.

Начинаем с получения электронной подписи. Для работы с сервисом ЭДО «Диадок» понадобится квалифицированная подпись — КЭП руководителя организации. Если КЭП уже оформлена — отлично. Если же нет — оформить ее можно самостоятельно, посетив ФНС или офис любого из ее доверенных лиц. За оформлением КЭП удобно обратиться и к Контуру — он поможет получить сертификат подписи в налоговой службе.

Передавать токен с сертификатом КЭП сотрудникам нельзя. Чтобы работать в сервисе электронного документооборота, работники организации-пользователя получают свои ЭП как физические лица. Полномочия уполномоченного лица подтверждаются машиночитаемой доверенностью (МЧД). Эту заботу тоже удобно поручить Контуру.

Фирмам, заинтересованным в интеграции Контур.Диадок в свою учетную систему, после консультации со специалистом предстоит выбрать подходящий вариант.

Тем, кто решил обойтись без интеграции и работать в веб-версии, не нужна установка дополнительного ПО, но некоторая настройка компьютера может понадобиться. Сервис сам все подскажет (ссылки активны), но, если вы все же затрудняетесь произвести настройку самостоятельно, обращайтесь в техподдержку.

Вход в Диадок возможен по:

• сертификату КЭП;
• логину и паролю;
• телефону;
• электронной почте.

Работа в Контур.Диадок по сертификату КЭП предоставляет пользователю полный набор прав, тогда как вход по логину, например, не предполагает возможности подписания электронных документов.

Руководитель предприятия работает в сервисе по сертификату КЭП, сотрудники — с личной подписью физического лица и МЧД.

Итак, начинаем работу с ЭДО «Контур.Диадок».

1 шаг — заполнение реквизитов организации

Если первый вход в Диадок осуществляется по сертификату КЭП, то ИНН и КПП организации автоматически заполняются данными из сертификата. Остальные реквизиты указывают самостоятельно в разделе «Настройки».

2 шаг — работа с контрагентами

Для взаимодействия с партнерами необходимо направить каждому приглашение к обмену электронными документами. Для этого в разделе «Контрагенты» перейдите на закладку «Поиск и приглашение» и в поисковой строке введите ИНН партнера. Допустимо искать и по наименованию, но учтите, что полученный в результате такого поиска список организаций может оказаться внушительным. Выберите нужную фирму и нажмите кнопку «Отправить приглашение». Если приглашение принято, то партнер появляется в списке «Ваши контрагенты».

Ваш партнер может и сам направить вам приглашение к электронному документообороту. Вам останется только принять его.

Обратите внимание на подсказки и помощь сервиса. Они частенько выручают.

3 шаг — работа с документами

Документы в Диадоке аккуратно разложены по папкам: входящие, исходящие, внутренние, черновики, удаленные.

Все полученные от контрагентов электронные документы автоматически попадают в папку «Входящие». Непрочитанные сообщения выделяются полужирным шрифтом.

Корреспонденцию, предназначенную для контрагентов, добавляют в сервис ЭДО несколькими способами:

• созданием формализованных документов (счет-фактура, УПД, накладная, акт) в редакторе сервиса;
• загрузкой файла с компьютера;
• загрузкой из учетной системы (необходима интеграция с системой).

Как созданные, так и полученные электронные документы можно отправить на согласование и подпись. Подробности работы с корреспонденцией вы найдете здесь:

Интерфейс Диадока интуитивно понятен, подсказок много, так что работа с ЭДО не вызывает сложностей у пользователей.

Тарифы и версии сервиса Контур.Диадок

Тарифы на использование сервиса зависят от выбора варианта:

Входящие документы не тарифицируются, подключение к сервису ЭДО бесплатное. Оплачиваются лишь выбранное решение интеграции и пакет исходящих документов. Работающие в веб-версии оплачивают только годовой пакет исходящих.

Часто задаваемые вопросы