Составляем положение о договорной работе
Положение о договорной работе — документ, которым устанавливается порядок заключения, внесения изменений и расторжения соглашений, правила их учета, хранения и контроля за исполнением.
Зачем нужен регламент взаимодействия при работе с соглашениями
Утверждение положения о ведении договорной работы позволит четко зафиксировать круг участников, их права и обязанности в вопросах заключения и расторжения соглашений, внесения в них изменений, учета и хранения, контроля за их исполнением. Обычно согласование сделок — комплексная работа многих специалистов. Установление общих правил взаимодействия и сроков для каждого этапа минимизирует риски потери документов, долгого рассмотрения в одном из подразделений и способствует согласованности действий между работниками и эффективному решению вопросов.
Кто составляет положение
Как правило, за составление положения о договорной работе в бюджетном учреждении, как и в любой другой организации, ответственным назначается юридическое управление. Причинами служат:
- знание гражданского и трудового законодательства;
- понимание особенностей работы с различными сделками;
- знание электронных ресурсов, с использованием которых проверяют надежность контрагента, например на сайте ФНС, в банке данных исполнительских производств.
Но разработчиком вправе выступить и иное структурное подразделение, например кадровая служба или отдел продаж.
Полезно по теме: как прошивать договоры правильно
Что следует включить в положение о договорной работе
Установленной формы положения нет. В общем виде документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых посвящен конкретному вопросу:
- общие положения, требуется указать конкретно, в соответствии с какими документами РФ разработано данное положение о договорной работе, на решение каких вопросов оно направлено, кто является участниками;
- порядок заключения договора по инициативе организации;
- порядок заключения сделки по предложению контрагента с перечнем документов, которые предоставляет заинтересованный потенциальный деловой партнер;
- порядок изменения и расторжения соглашений;
- контроль за их исполнением;
- правила учета и хранения бумаг.
|
Приложение № 1 к приказу от 10.07.2021 № 10-2021 Положение о порядке работы с договорами в ООО «Ppt.ru» 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение о порядке работы с договорами (далее — Положение) определяет порядок взаимодействия сотрудников ООО «Ppt.ru» (далее — Общество) при: 1.1.1 заключении, изменении и расторжении гражданско-правовых договоров (далее — договоры, соглашения, сделки); 1.1.2 исполнении соглашений Обществом; 1.1.3 учете договоров и их хранении. 1.2. Действие Положения распространяется на всех сотрудников Общества, в трудовые обязанности которых входит работа с соглашениями: 1.2.1. юридическая служба. Обеспечивает правовую экспертизу, осуществляет проверку контрагентов в источниках, определенных разделом 4 настоящего Положения. Является ответственным за заключение и исполнение соглашений, не подотчетных другим подразделениям; 1.2.2. сектор бухгалтерского учета. Обеспечивает финансовый анализ, а именно какие финансовые и налоговые последствия повлечет заключение и исполнение сделки, какие есть особенности бухгалтерского и налогового учета сделки; 1.2.3. отдел продаж. Работает с договорами поставки, отвечает за правильность расчетов и фактических данных, профессиональную корректность и исполнимость обязательств (в том числе их сроки). 1.2.4. отдел маркетинга. Работает с возмездным оказанием услуг, подрядными работами. Отвечает за правильность расчетов и фактических данных, профессиональную корректность и исполнимость обязательств (в том числе их сроки). 2. Порядок заключения договора по инициативе Общества 2.1. Подготовка и согласование проекта: 2.1.1. генеральный директор поручает ответственному подразделению разработать проект и устанавливает сроки работы над соглашением; 2.1.2. ответственное подразделение запрашивает документы у контрагента, подготавливает проект договора и передает его вместе с документами в юридическую службу; 2.1.3. юридическая служба проводит правовую экспертизу проекта и проверку контрагента. После юридической экспертизы проект при наличии замечаний передается в ответственное подразделение на доработку, при отсутствии замечаний — в сектор бухгалтерского учета. После устранения замечаний проект передается повторно на согласование в юридическую службу; 2.1.4. сектор бухгалтерского учета возвращает согласованный проект или замечания к проекту ответственному подразделению. После устранения замечаний проект передается повторно на согласование в сектор бухгалтерского учета. Юридическая служба самостоятельно подготавливает проект договора, запрашивает документы у контрагента, осуществляет согласование проекта, если договор не подотчетен другим подразделениям. Отметка о согласовании ставится на первом листе проекта и содержит формулировку «Согласовано» или «Не согласовано», дату и подпись (с расшифровкой) лица, поставившего отметку. Замечания оформляются на отдельном листе с проставлением даты и подписи лица, которое их подготовило. 2.2. Согласованный проект договора: 2.2.1. передается ответственным подразделением на подпись генеральному директору; 2.2.2. генеральный директор подписывает договор и возвращает ответственному подразделению; 2.2.3. ответственное подразделение передает для подписания договор контрагенту. 2.3. Согласование разногласий по договору: 2.3.1. если контрагент не подписал договор или подписал с протоколом разногласий, генеральный директор организует переговоры с контрагентом (в частности, назначает участников переговоров со стороны Общества, указывает с учетом мнения юридической службы, какие предложения контрагента допускается принять, а какие — нет); 2.3.2. если после переговоров разногласия остались, но стороны желают продолжить сотрудничество, юридическая служба готовит протокол согласования разногласий. 2.4. В случае необходимости проведения государственной регистрации и/или нотариального удостоверения ответственным назначается юридическая служба. 3. Порядок заключения сделки на основе проекта контрагента Согласование проекта в Обществе и подписание:
При отсутствии разногласий стороны подписывают договор. В случае наличия разногласий следует руководствоваться п. 2.3 настоящего Положения. 4. Документы, которые запрашиваются у контрагентов. Проверка контрагентов 4.1. Перед заключением сделки ответственное подразделение запрашивает у контрагента:
4.2. Документы должны запрашиваться в оригиналах или в копиях, удостоверенных нотариально либо заверенных руководителем контрагента или иным уполномоченным лицом. Каждая копия документа прошивается или каждая его страница заверяется. Если документы заверил представитель контрагента, требуется запросить у него оригинал доверенности. 4.3. Если контрагент не предоставил какие-либо документы, юридическая служба сообщает об этом генеральному директору, который с учетом ее мнения решает вопросы относительно целесообразности заключения сделки. 4.4. Выписки из ЕГРЮЛ в отношении контрагентов и выписки из ЕГРН в отношении их недвижимого имущества (при необходимости) Общество получает самостоятельно. Получение таких документов организует юридическая служба. 4.5. Перед заключением сделки юридическая служба проверяет контрагентов, используя:
5. Порядок изменения и расторжения договора 5.1. Генеральный директор дает задание юридической службе начать работу по изменению или расторжению договора и устанавливает ее сроки. 5.2. Юридическая служба составляет документ об изменении или расторжении либо готовит предложения по аналогичному документу, который предоставил контрагент. Таким документом является дополнительное соглашение к договору, претензия или иск о его расторжении, письмо (уведомление) об одностороннем отказе от договора. 5.3. Другие отделы оказывают содействие в подготовке указанных документов, а именно предоставляют по письменному запросу юристов необходимые документы и фактические данные. 6. Контроль за исполнением соглашений Ответственные подразделения обязаны отслеживать исполнение подотчетных им договоров со стороны Общества и со стороны контрагента. За каждым назначается ответственный сотрудник от подразделения, который осуществляет текущий контроль, в том числе проверяет своевременность и правильность оформления документов, связанных с его исполнением (накладных, актов выполненных работ и т. п.). В случае выявления ответственным подразделением нарушения условий со стороны Общества или со стороны контрагента, он немедленно письменно уведомляет генерального директора и юридическую службу. 7. Учет и хранение документов 7.1. Сектор бухгалтерского учета ведет реестр договоров. После заключения, изменения, расторжения договора ответственное подразделение в течение 2 рабочих дней направляет соответствующие сведения в сектор бухгалтерского учета. 7.2. В реестре указываются:
7.3. Экземпляры соглашений и документы от контрагентов хранятся в секторе бухгалтерского учета. |
Отдельно следует выделить еще ряд требований:
- положения о договорной ответственности должны быть определенными, важно четко зафиксировать, кто и за что отвечает, как устанавливаются сроки для выполнения работы и как определяется результат, например, через лист согласования или визирование титульного листа проектного документа;
- регламент обязан соответствовать трудовым договорам работников. По общему правилу, запрещается требовать выполнение работы, которая не обусловлена трудовым договором (ст. 60 ТК РФ).
Если в организации часто встречаются однотипные договоры, то в положении допускается утвердить их типовые формы для сокращения времени на согласование.
Как утвердить и ознакомить сотрудников с положением
Чтобы регламент взаимодействия по вопросам сделок начал действовать, требуется его утвердить. Сделать это допускается через издание приказа руководителя организации или путем проставления его подписи и надписи «Утверждаю» на титульном листе документа с указанием Ф.И.О., должности и даты утверждения.
Обязательно ознакомьте под подпись с регламентом всех сотрудников, которые участвуют в процедурах (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).