Как правильно внести изменения в спецификацию к договору поставки?

По своей правовой природе спецификация является приложением к договору поставки и, соответственно, его неотъемлемой частью. Увеличение сроков, в течение которых поставщик обязуется поставить продукцию, фактически является изменением договорных условий. Как следует из положений п. 1 ст. 450 Гражданского кодекса РФ, изменить их допускается по соглашению сторон.

В вашем случае договоренность об увеличении сроков, в течение которых поставляется продукция, достигнуто руководством. Соглашение по оформлению достигнутых договоренностей производится в той же форме, что и договор (п. 1 ст. 452 ГК РФ). Т. о., вам необходимо письменно зафиксировать новые сроки поставки. Какую форму выбрать: изменить уже действующую редакцию приложения или принять новую, решают стороны сделки. В любом случае первоначальный спецификационный документ не изымается, а признается измененным или утратившим силу с момента подписания сторонами допсоглашения или иной указанной даты. Для фиксации новых условий по любой из форм потребуется заключить дополнительное соглашение к договору поставки.

Как оформить изменение условий спецификации, если покупатель не соглашается менять первую спецификацию?

Покупатель не хочет менять первую спецификацию, но согласен на изменение сроков поставки. Как правильно оформить это изменение? Нужно ли составить дополнительное соглашение к договору об изменении конкретного пункта спецификации или создать новую спецификацию, отменяющую предыдущую?

Отвечает Алешина Ольга

Спецификация является приложением к договору и его неотъемлемой часть. Если вы достигли с покупателем договоренности относительно новых сроков поставки товара, то фактически пришли к соглашению изменить договорные условия (п. 1 ст. 450 Гражданского кодекса РФ). Закрепить данное соглашение необходимо в той же форме, что и договор (п. 1 ст. 450 ГК РФ).

Как оформить измененные договорные условия — стороны решают сами: заключают дополнительное соглашение, которым вносят изменения в уже существующий спецификационный документ или принимают его в новой редакции. Если покупатель не желает менять первоначальную спецификацию, то принимайте документ в новой редакции, а прежний признайте утратившим силу.

Нужно ли учитывать спецификацию как юридически значимый документ при внесении изменений в договор поставки?

Правда ли, что спецификация является неотъемлемой частью договора и имеет юридическую силу? Подскажите, нужно ли обязательно составлять новый документ в той же форме, что и первоначальный договор, согласно статье 452 ГК РФ?

Отвечает Алешина Ольга

Спецификация — это документ, в котором детально прописываются наименование, ассортимент, количество и другие требования к поставляемому товару. Составляется она, когда товара много и перечислять его весь в договоре неудобно либо он не согласован договорными условиями. Поскольку спецификационным документом определяется предмет договора поставки, следовательно, этот документ является неотъемлемой частью договора. Оформляется в большинстве случаев в качестве приложения к нему. Исходя из этого, спецификационный документ имеет юридическую силу: поставщик обязан поставить товар, согласно условиям документа, а покупатель принять и оплатить его.

Учитывая, что спецификация является неотъемлемой частью договора, то, при изменении ее условий по соглашению сторон сделки, условия оформляются в той же форме, что и договор, как следует из положений п. 1 ст. 452 Гражданского кодекса РФ. Но необязательно составлять новый документ. Допускается и заключение дополнительного соглашения о внесении изменений или дополнений к документу, заключенному первоначально.

Как внести изменения в сроки поставки, если спецификация уже передана в банк?

Ситуация осложняется тем, что оплата по спецификации уже произведена и справки с датой поставки представлены в банк. Однако сроки у иностранного поставщика затягиваются из-за производителя. Как внести изменения в данные сроки поставки, учитывая, что это потребуется и для таможни, и для банка?

Отвечает Алешина Ольга

Для расчета по договорам с иностранными контрагентами за рубежом установлены особые правила оформления. Так, валютные контракты, стоимость которых превышает определенную сумму, требуется регистрировать и ставить на учет в банк. Организация обязана отчитываться перед банком об изменениях, которые произошли при выполнении сделки. Так, при установлении новых сроков поставки товара потребуется заключить дополнительное соглашение, которым фиксируются новые договоренности. После этого не позднее 15 рабочих дней с момента внесения изменений о них необходимости сообщить в банк, представив подтверждающие документы (допсоглашение о принятии спецификации в новой редакции или внесении корректировок в прежнюю).

Какие возможные последствия могут возникнуть при неправильном оформлении изменений в спецификации к договору поставки?

Если изменения в спецификации оформлены неправильно, то с какими проблемами столкнутся стороны договора? Например, могут ли возникнуть сложности с признанием изменений юридически актуальными в случае спора?

Отвечает Алешина Ольга

Спецификация является неотъемлемой частью договора поставки, в связи с чем вносимые в нее корректировки необходимо оформлять в той же форме, что и договор. Данное требование установлено п. 1 ст. 452 Гражданского кодекса РФ. Это означает, что необходимо составить дополнительное соглашение, которым принять спецификационный документ в новой редакции либо изменить первоначальную. Допсоглашение подписывается обеими сторонами сделки, после чего оно приобретает юридическую силу.

При нарушении процедуры оформления (например, при устной договоренности сторон об изменении, которые не закреплены письменно), в последующем одна из сторон может заявить о том, что таких договоренностей достигнуто не было, и откажется их выполнять либо выставит требование о выплате неустойки в связи с несоблюдением первоначальных условий. Удастся другой стороне сделки доказать наличие договоренностей в судебном порядке — сказать однозначно невозможно. Т. о., необходимо письменно фиксировать и скреплять подписями всех контрагентов все достигнутые соглашения, которые изменяют договорные условия.

Какую роль может играть оригинал спецификации в случае, если новые условия вносятся отдельным документом?

Если новая спецификация составляется как отдельный документ, а не изменение предыдущей, то какую роль будет играть оригинал спецификации в дальнейших правовых отношениях между сторонами?

Отвечает Алешина Ольга

При достижении сторонами соглашения об изменении договорных условий, изложенных в спецификации, они закрепляются в той же форме, что и договор (п. 1 ст. 452 Гражданского кодекса РФ). Т. е. заключается дополнительное соглашение, которым изменяется первоначальный спецификационный документ либо он принимается в новой редакции. При составлении приложения в новой редакции необходимо указать, что первоначальный документ утратил силу с определенной даты. Например, с момента подписания допсоглашения или иной определенной контрагентами даты. В таком случае оригинал спецификации в первоначальной редакции утрачивает силу, и стороны не обязаны исполнять изложенные в ней условия.