Бумажная накладная не лишит заказчика перевозки расходов и вычета НДС

Что произошло? ФНС письмом от 03.11.2026 № СД-36-3/9573@ разъяснила: факт оформления перевозочных документов на бумажном носителе сам по себе не основание отказать заказчику перевозки в признании расходов по налогу на прибыль и в вычете НДС. Позиция согласована с Минфином России (письмо от 28.10.2026 № 03-03-08/95209).

С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок обязаны оформлять перевозочные документы в электронном виде — такую обязанность ввёл Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. На практике часть перевозок по-прежнему сопровождают бумажными накладными, и у заказчиков услуг возник вопрос, можно ли в этом случае учитывать стоимость перевозки в расходах и принимать НДС к вычету.

ФНС указала, что расходы признаются, если они экономически обоснованны и документально подтверждены по п. 1 ст. 252 НК РФ, а вычет НДС применяется при наличии счёта-фактуры и первичных документов по п. 2 ст. 171 НК РФ и п. 1 ст. 172 НК РФ. По общему правилу бухучёта первичный документ составляют на бумаге и (или) в электронном виде с электронной подписью — так установлено в Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Письмо касается только налогов: обязанность оформлять документы о грузоперевозках в электронном виде сохраняется. Ответственность за её нарушение несут клиент и экспедитор согласно Федеральному закону от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». За невыполнение этих обязанностей предусмотрена административная ответственность по ст. 11.14.3 КоАП РФ.

Напомним, ранее мы разбирали, как работать с электронными транспортными накладными с 2026 года. Вместе с тем действует перечень случаев, когда перевозочный документ можно оформить на бумаге.