Бумажные первичные документы разрешат переводить в электронный формат с сохранением их юридической силы

Что случилось

Депутаты Госдумы утвердили в первом чтении законопроект, которым предусмотрены масштабные поправки в Закон об информации. Предлагается дополнить нормативную базу такими понятиями:

• электронный дубликат — копия бумажного документа, подготовленная в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью;
• материальный дубликат электронного документа — копия, оформленная на материальном носителе, для просмотра которой не понадобятся специальные технические средства (к примеру, распечатанный на бумаге).

Для бизнеса важно, что оба вида документов имеют равную юридическую силу. И составлять таким образом разрешат все без исключения бумаги, включая первичные, используемые для ведения бухгалтерского учета и отчетности.

Одновременно планируется сократить сроки хранения документации, которую переводили в электронный вид или из которой формировали материальный дубликат до 1 года.

Зачем это надо

При разработке поправок эксперты обращали внимание, какой результат принесут отказ от бумаги и переход на онлайн-взаимодействие. По некоторым оценкам, стоимость обмена данными в цифровом формате в 30 раз дешевле, чем по почте, и в 50 раз выгоднее личного общения.

Есть и другие цифры: ежегодно отечественный бизнес тратит порядка 6 миллиардов человеко-часов только на то, чтобы создать, обработать и обеспечить сохранность бумажных версий, что в денежном выражении составляет порядка 3,5 триллиона рублей. И это в год! А на архивное хранение затраты еще больше, поскольку только Сбербанк тратит на это 2,5 млрд рублей ежегодно.

Сравнительных цифр, во сколько обойдется онлайн-взаимодействие, авторы поправок не предоставили. Но компании и так уже несут эти расходы, устанавливая и обновляя компьютеры и софт, передавая отчетность в государственные органы через интернет, общаясь с сотрудниками и клиентами в онлайн-формате.

Сегодня в связи с санкциями и появившимися сложностями с поставками различных товаров и услуг о необходимости снижать затраты на ведение документации начали говорить еще громче. А власти вспомнили, что еще не утвердили специальный механизм, который позволит бумажные документы переводить в электронные и наоборот, предоставит третьим лицам полномочия по сохранению е-версий различных видов документации.

Что еще придумают чиновники, посмотрим при обсуждениях во втором чтении. Пока ожидается, что поправки вступят в силу спустя 180 дней после их официального опубликования. Но не исключено, что изменения начнут действовать раньше для тех, кто уже готов к ним.