Документальное оформление поступления товара

Все хозяйственные операции, связанные с движением товара, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет организации. Такое требование содержит п. 1, ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

Документальное оформление поступления товара осуществляется в соответствии с подпд. 2.1 п. 2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организации торговли, в соответствии с утвержденным Письмом Комитета Российской Федерации по торговле от 01.07.96 № 1-794/32-5 .

Документооборот

Движение товара от поставщика к заказчику оформляется товаросопроводительными документами, такими как накладная, товарно-транспортная накладная, железнодорожная накладная, а также счетом или счетом–фактурой, в соответствии с условием поставки товара и правилами перевозки грузов.

При продаже (отпуске) товара со склада поставщика, должны использоваться первичные документы, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» . Одним из основных документов является товарная накладная по форме №ТОРГ-12 . В соответствии с указаниями по применению и оформлению этой формы она применяется для оформления продажи (отпуске) товарно-материальных ценностей сторонней организаций.

Накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и служит основанием, для обоснованного списания товара. Второй экземпляр направляется в организацию, принимающую товарно-материальные ценности, и служит, для экономически обоснованного оприходования товара.

Накладная может выступать как расходным, так и приходным товарным документом. Накладная выписывается материально-ответственным лицом при оформлении отпуска товара со склада, и при принятии товаров в организации.

Товар, который получает не материально-ответственное лицо организации, отпускается только по доверенности, которая подтверждает право на получение товара. Порядок оформления доверенностей и получение по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Минфином СССР от 14.01.67 №17 .

Любое внутреннее перемещение товара между складами или со склада в магазин так же сопровождается накладной, но уже по форме №ТОРГ–13 , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 №132.

Накладная должна содержать обязательные реквизиты, такие как:

• номер и дата выписки накладной;

• наименование поставщика и покупателя (склада);

• наименование и краткое описание товара;

• количество (в единицах) товара;

• цена и общая сумма товара с учетом налога на добавленную стоимость.

При закупке товара или его приемке тому, кто принимает товар необходимо проследить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар. Далее необходимо проверить фактическое наличие товара и его качество.

В случае наличия несоответствия фактического товара или отклонений по его качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (код по ОКУД 0903001), который является основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально-ответственные лица организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или при его отсутствии).

Для подтверждения поступления товара на склад материально-ответственному лицу следует, поставить свою подпись и печать организации на сопроводительных документах от поставщика.

При поступлении товара на склад организации оформляется приходный ордер №М-4, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97 №71а , согласно п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.01 №119н .

Обязательные реквизиты у приходного ордера такие же, как и у накладной.

Есть и второй вариант оприходования поступившего товара, это наложение штампа на сопроводительные документы (счете, накладной и т. п.). Оттиск штампа должен содержать те же реквизиты, что и приходный ордер.

Ответственность

Если при поступлении товара отсутствует, какой либо первичный документ, то это приравнивается к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объекта налогообложения (п. 3 ст. 120 Налогового кодекса РФ Налоговый кодекс Статья 120 ). По этой норме Кодекса штраф составляет от 5000 до 15 000 рублей. А если при этом занижена налоговая база, то размер санкций равняется 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. А связано это с тем, что налоговый учет строится на основе первичных документов бухгалтерского учета (ст. 313 НК РФ Налоговый кодекс Статья 313 ).

В статье использованы документы:

• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.98 №146-ФЗ (принят ГД ФС РФ 16.07.98). Налоговый кодекс Статья 1

• Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.00 №117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.00). Налоговый кодекс Статья 143

• Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (принят ГД ФС РФ 23.02.96). В ред. от 03.11.06.

• "Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли" (утв. Письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5) .

• Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 №132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций" .

• Инструкция Минфина СССР от 14.01.67 №17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" .

• Постановление Госкомстата РФ от 30.10.97 №71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве". В ред. от 21.01.03 .

• Приказ Минфина РФ от 28.12.01 №119н "Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов". В ред. от 23.04.02 .

Екатерина Травкина, ООО «Аудиторская консалтинговая компания «Ветар»