Компаниям разрешат хранить документы только в электронной форме

Что случилось

Правительство внесет на рассмотрение Госдумы законопроект, который определит порядок перевода бумажных документов в электронные и правила долгосрочного хранения таких файлов. Как заявил министр экономического развития Максим Решетников, чье ведомство разрабатывало поправки в закон об информации, информационных технологиях и о защите информации, документ рассматривают как «один из фундаментов цифровой трансформации документооборота в стране».

Какие изменения предлагают

Законопроект устанавливает правила перевода бумажных документов в электронный формат с сохранением юридической значимости. Фактически бумажные и электронные приказы, соглашения и иного рода акты приравняют, и от первых разрешат полностью отказаться как бизнесу, так и государственным структурам. Одновременно предлагают определить порядок хранения е-документации, включая сроки по различным типам документов.

Еще одна задача, которую позволит решить законопроект, — особенности хранения уже имеющихся электронных материалов, у которых сроки действия цифровых подписей истекают.

Вот что рассказал о законопроекте Решетников:

Вы знаете, многие муниципалитеты, и региональные администрации, и бизнес вынуждены все подвалы свои забивать оригиналами бумажных документов. Одни только договоры, например, на услуги связи, гигантский объем занимают, и финансовые документы и так далее. Теперь появляется возможность по части (подчеркну — по части) этих документов отказаться от такой практики.

У нас были достаточно сложные процессы определения, какие нужно хранить документы, а по каким можно сократить срок хранения, где надо хранить долгое время. В первую очередь, конечно, были вопросы у правоохранительных органов, потому что финансовые документы и ряд других документов действительно требуют хранения. Сейчас мы нашли компромисс. Значительная часть, еще раз подчеркну, подпадает под новый порядок, но есть ряд направлений, которые пока будут в старом режиме храниться. А по мере того, как мы наработаем практику, когда возникнет доверие к этому инструменту, наверное, можно будет поставить вопрос и по следующему этапу.

Министр подчеркнул, что разработанный законопроект — основа для очень многих процессов, включая появление нового бизнеса по хранению электронных документов. Это направление власти собираются лицензировать, и необходимые требования в этой сфере поправки уже частично предусматривают. Дополнительно чиновники разработают изменения еще в 14 подзаконных актах, чтобы новый институт заработал в полной мере.

Зачем это надо

Тотальный переход на электронный документооборот власти страны обсуждают давно и уже активно начали работать в этом направлении. По оценкам государственных экспертов, это позволит ускорить бизнес-процессы, а время работы сотрудников с документацией сократится в 5 раз. Если говорить об экономической выгоде, то компаниям удастся ежегодно сэкономить на хранении бумажных экземпляров миллиарды рублей, уверены в Минэкономразвития.