Срок хранения бухгалтерских и налоговых документов изменился
Бухгалтерам придется дольше хранить налоговые декларации и счета-фактуры. А вот для реестров сведений о доходах физлиц и удержания с них НДФЛ срок хранения сократился в 15 раз.
Что случилось?
Росархив приказом от 20.12.2019 № 236 обновил Перечень типовых управленческих архивных документов, регулирующий порядок и сроки хранения документации организаций. Изменения вступят в силу с 18 февраля 2020 года. После этой даты многие бухгалтерские документы придется хранить дольше, чем сейчас.
Как изменились сроки хранения бухгалтерских документов
Росархив пересмотрел сроки хранения для большинства бухгалтерских и налоговых документов. По новым правилам все налоговые декларации придется хранить вместо пяти не менее шести лет. Некоторые документы, наоборот, можно будет уничтожить быстрее. Например, это касается реестра сведений о доходах физических лиц, который нужно было хранить 75 лет, а теперь можно уничтожить через 5 лет.
Росархив увеличил сроки хранения следующих бухгалтерских документов:
- налоговых деклараций — с 5 до 6 лет;
- расчетов по страховым взносам — с 5 до 6 лет;
- счетов-фактур — с 4 до 5 лет;
- переписки с налоговыми органами о противоречиях в расчетом налогов — с 5 до 6 лет;
- графиков отпусков — с одного до 3 лет;
- документов о дисциплинарных взысканиях — с 5 до 3 лет;
- документов о получении зарплаты — с 5 до 6 лет;
- документов, которые подтверждают налоговые льготы, отсрочки/отказы на льготы и отсрочку платежей — с 5 до 6 лет.
Образцы подписей материально ответственных лиц теперь нужно хранить 5 лет после смены материально ответственного лица. Сами организации больше не могут устанавливать сроки их хранения. Для организаций и индивидуальных предпринимателей на УСН снижен срок хранения книг учета доходов и расходов. Теперь их нужно хранить всего пять лет, а не постоянно, как было до сих пор.
Определено, что все первичные и учетные документы организация имеет право уничтожить по прошествии 5 лет с момента их последнего использования для целей получения отчетов, если не установлены другие сроки хранения. Например, годовую бухгалтерскую отчетность уничтожать нельзя и нужно хранить постоянно. Порядок хранения налоговых документов регулирует статья 23 Налогового кодекса РФ. В общем случае — это 48 месяцев. Но есть и другие большие сроки, которые урегулированы приказом Росархива.
Электронные бухгалтерские и налоговые документы организации должны хранить в течение тех же сроков, которые законодательно установлены для бумажных документов. Как информировал Минфин России в письме № ПЗ-13/2015, налогоплательщик обязан по запросу налоговых органов или других проверяющих предоставить все необходимые бумаги, которые должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Как вариант, можно выдать заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Ответственность за нарушение сроков хранения бухгалтерских документов
За отсутствие первичных документов, счетов-фактур и налоговых регистров организацию оштрафуют по статье 120 НК РФ на сумму от 10 000 до 30 000 рублей. Кроме того, если налогоплательщик не сможет подтвердить свои хозяйственные операции и обоснованность расходов, ему могут пересчитать сумму налога расчетным методом и отменить все вычеты, в том числе по НДС (при отсутствии счетов-фактур).