С 1 января 2020 года начнется перевод кадровых документов в электронный формат

Что случилось?

Российская трехсторонняя комиссия одобрила законопроект Минтруда России о запуске эксперимента по переводу кадровых документов в электронный вид. Из сообщения на официальном сайте Минтруда следует, что эксперимент по ведению электронных кадровых документов будет введен в рамках трудовых отношений отдельных организаций с работниками. Это касается тех работодателей, для которых российским трудовым законодательством предусмотрено оформление документов с работниками исключительно в бумажном виде.

Зачем нужен перевод кадровых документов в электронный вид

Как пояснил заместитель министра труда и социальной защиты РФ Всеволод Вуколов:

Предпосылками подготовки законопроекта стали, с одной стороны, обстоятельства, когда ряд компаний уже ведет электронный документооборот для документов, которые разрешены Трудовым кодексом РФ, с другой — многочисленные обращения работников. В основном, дистанционных работников и вахтовиков, которые хотели бы заключать трудовые договоры в электронном виде, чтобы потом, когда они достигали рабочего места, не были изменены основные положения договоров, которые были им заявлены при приеме на работу, например, в другом регионе. Таких обстоятельств достаточно много.

Именно поэтому чиновники хотят создать и отработать механизмы ведения и применения электронных документов без дублирования их на бумажном носителе. Участниками эксперимента станут коммерческие организации и их работники, а также федеральные органы исполнительной власти, бюджетные учреждения и организации, но только на добровольной основе. При этом у каждого работника есть индивидуальная возможность отказаться от участия в эксперименте. Для этого достаточно письменно уведомить об этом работодателя.

Права участников эксперимента

Работодатели, которые станут участниками эксперимента, получат такие права и обязанности:

• возможность самостоятельно определять виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, и структурные подразделения, где он будет проходить (можно будет провести не во всей организации, а в выбранных отделах);
• возможность вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений, посредством использования информационной системы;
• обязанность использования усиленной квалифицированной электронной подписи обеими сторонами трудовых отношений при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и при внесении в них изменений;
• возможность вести электронные документы на портале «Работа в России», новые сервисы и формы будут бесплатны для работника и для работодателя.

Оформлением электронных подписей работникам, а также финансированием всех расходов, связанных с ведением электронных кадровых документов, касающихся трудовых отношений, будут заниматься работодатели. Работники никаких дополнительных расходов нести не будут.

Минтруд предполагает, что эксперимент будет реализован в период с 01.01.2020 по 31.12.2020. Нормативным регулированием порядка его проведения (включая определение правил отбора и перечня участников) и методическим сопровождением будет заниматься само министерство. Результаты проведения эксперимента будут учтены при подготовке поправок в Трудовой кодекс для установления ведения электронных кадровых документов всеми российскими законодателями. На сегодня желание принять участие в эксперименте уже выразили 37 крупных организаций-работодателей.