Обмен трудовой документацией с работниками переведут в электронный формат

Что случилось?

На рассмотрение Государственной Думы поступил законопроект № 736455-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», авторами которого является группа депутатов Госдумы во главе с Павлом Крашенинниковым. Инициатива направлена на цифровизацию трудовых отношений между работодателями и работниками, в частности, введение в ТК РФ понятия «юридически значимые сообщения».

Что такое «юридически значимые сообщения»?

Авторы инициативы предлагают дополнить Трудовой кодекс РФ несколькими новыми статьями, посвященными регламентации юридически значимых сообщений сторон трудового договора, то есть работодателя и работника. До сих пор электронный документооборот был предусмотрен только для взаимодействия организаций-работодателей с государственными органами. В ТК РФ не было норм, которые бы регулировали обмен информацией и документами в электронном виде между работниками и работодателями.

При этом юридически значимыми кадровыми сообщениями являются:

• заявления;
• уведомления;
• обращения;
• разрешения;
• требования;
• иные сообщения, которые могут передаваться сторонами трудового договора.

В частности, это может быть ознакомление под роспись или непосредственное направление документов. Сейчас разрешено направлять эти данные по почте или с использованием электронных или иных технических средств при возможности их воспроизведения на материальном носителе в неизменном виде. Но конкретного регулирования электронного взаимодействия между работниками и работодателями в ТК РФ нет.

Депутаты предлагают закрепить в трудовом законодательстве норму о том, что во всех случаях, когда трудовое законодательство требует письменной формы юридически значимого сообщения, для его составления и доставки будет разрешено использовать электронные или иные технические средства. Можно будет пользоваться не только электронной почтой, но и чатами в мессенджерах и смс-сообщениями. Порядок обмена сторонами юридически значимыми сообщениями нужно будет обязательно прописывать в трудовом договоре. Как отметил Павел Крашенинников:

Эти изменения позволят шире применять в трудовых отношениях новые, удобные и быстрые способы коммуникации, а также защитят права работников при таких способах взаимодействия.

Правила обмена электронными сообщениями между работодателем и работником

Законопроект урегулирует в нормах ТК РФ:

• правила доставки юридически значимых сообщений сторон трудового договора;
• права работника на отказ от обмена юридически значимыми сообщениями с помощью электронных или иных технических средств.

В обязанности работника и работодателя при вступлении в переговоры о заключении трудового договора вменят в ходе их проведения и по их завершении действовать добросовестно, в частности, не допускать вступления в переговоры или их продолжение при заведомом отсутствии намерения достичь соглашения с другой стороной. А юридически значимое сообщение будет приводить к юридическим последствиям для сторон трудового договора с момента, когда адресат получил возможность ознакомиться с его содержанием. Работники получат право отказаться от электронного обмена с работодателем в любой момент.

В случае принятия законопроекта поправки в ТК РФ вступят в силу уже с 1 октября 2019 года. Для этого Госдума должна приступить к рассмотрению инициативы как можно скорее.