Новые правила оформления справок 2-НДФЛ
Работодатели обязаны выдавать справки 2-НДФЛ своим работникам, а также ежегодно сдавать их в инспекцию ФНС. Теперь в этом документе можно не указывать ИНН, а наименование организации — налогового агента допустимо указать в сокращенном варианте. Ранее за такое оформление справки организацию ожидал бы штраф.
Что случилось?
Федеральная служба России изменила свой подход к требованиям по оформлению справки 2-НДФЛ и внесению в нее обязательных сведений о налогоплательщике и налоговом агенте. Теперь налоговики не будут наказывать организацию- налогового агента, если она направит в налоговый орган справку по форме 2-НДФЛ со сведениями о доходах работника, не указав его ИНН. Такой вывод налоговики сделали в письме ФНС России от 17 августа 2018 г. № ПА-4-11/15942 «О заполнении 2-НДФЛ».
Кроме того, еще в одном письме ФНС России от 15 августа 2018 г. № ПА-4-11/15802@ налоговики разрешили налоговым агентам указывать сокращенное наименование организации согласно ее учредительным документам, ранее в справках 2-НДФ нужно было указывать только полное наименование.
Отсутствие ИНН — не нарушение
В письме специалисты ФНС подчеркнули, что все справки 2-НДФЛ, прошедшие форматный контроль без указания ИНН, должны быть приняты без назначения штрафа организации. Но только в том случае, если ИНН физлица-налогоплательщика не указан по причине его отсутствия. По общему правилу, как напомнили налоговики, в поле справки 2-НДФЛ «ИНН в Российской Федерации» налоговые агенты обязаны указывать идентификационный номер налогоплательщика-физлица, подтверждающий постановку гражданина на учет в налоговой инспекции.
Но если у налогоплательщика-работника отсутствует ИНН, то это поле с данным реквизитом не заполняется, этот вывод следует из пункта IV приложения № 2 к приказу ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме». Форма, формат и порядок заполнения справки о доходах физлиц за истекший налоговый период (формы 2-НДФЛ), утвержденные этим приказом, соответствуют требованиям п. 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. Поэтому, если налоговый агент их собдюдает, у инспекторов ФНС нет оснований для штрафов.
Также нельзя привлекать организацию — налогового агента к ответственности за неверно указанные в справке 2-НДФЛ паспортные данные гражданина-налогоплательщика. Но только при условии, что его фамилия имя и отчество, а также ИНН указаны без ошибок. Это следует из решения ФНС от 22.12.2016 № СА-4-9/24731@.
Сокращенное наименование организации — не порок
Что касается возможности указывать в справке 2-НДФЛ сокращенное наименование организации, то налоговики подчеркивают, что в поле «Налоговый агент» наименование следует указывать так, как закреплено в учредительных документах. То есть если сокращенное название компании в учредительных документах есть, то и в справке 2-НДФЛ его можно смело указывать. А вот. если его там нет, то и в справке можно писать только полное название.
Ответственность за недостоверные сведения и ошибки в справке 2-НДФЛ
В сооответствии с нормами статьи 126.1 НК РФ предоставление налоговым агентом в ИФНС недостоверных данных в справке 2-НДФЛ приведет к наложению на него штрафа в размере 500 рублей за каждый документ, представленный с недостоверными сведениями. Но если налоговый агент самостоятельно исправил ошибку и представил в налоговую инспекцирю уточненные документы до того, как ошибка была обнаружена налоговиками, к ответственности его не привлекут. Так что указать ИНН или исправить паспортные данные всегда можно успеть.