Новый порядок оформления подотчетных сумм. Разъяснения ЦБ РФ
Бухгалтеры должны оформлять выдачу работникам денег под отчет по новым правилам. Финансовый регулятор разъяснил их особенности.
Что случилось?
Банк России опубликовал письмо от 6 сентября 2018 г. N 29-1-1-ОЭ/20642, в котором разъяснил новый порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, установленный указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 N 4416-У. Этим документом с 19 августа 2018 года введен, так называемый, распорядительный документ, на основании которого и можно выдать средства.
Что такое распорядительный документ и для чего он нужен
Указанием ЦБ РФ установлено, что организация может выдавать наличные деньги работникам под отчет на расходы, связанные с хозяйственной деятельностью двумя способами:
- по письменному заявлению подотчетного лица,
- по распорядительному документу.
При этом, письменное заявление должно содержать сумму и срок, на который выдаются наличные деньги, установленные руководителем организации. Что касается распорядительного документа, то финансовый регулятор отмечает, что его необходимо оформлять на каждую выдачу наличных денег. В документе должно быть обязательно указано:
- фамилия, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица,
- сумма наличных денег,
- срока, на который они выданы,
- дата составления и регистрационный номер документа.
Заверить распорядительный документ должен своей подписью руководитель организации. Финансисты отмечают, что при подготовке такого документа необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.