Онлайн-кассы при УСН: особенности применения

Плюсы и минусы, которые несет онлайн-касса для упрощенки

Система онлайн-касс призвана упростить жизнь хозяйствующим субъектам — в частности, онлайн-касса для ООО на УСН позволяет отказаться от первичных кассовых документов, о чем сообщает Письмо Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413. Аналогичную информацию довела до налогоплательщиков ФНС России в своем Письме от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@. В письмах сказано, что с момента вступления в силу Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ о применении ККТ в новой редакции магазины и другие торговые точки, в том числе применяющие УСН, больше не используют следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

• КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;
• КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
• КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
• КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
• КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;
• КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
• КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;
• КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
• КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

Эту документацию заменят фискальные чеки и данные обо всех операциях по кассе, сохраненные в фискальном накопителе и переданные в налоговые органы в момент совершения операции. Таким образом, применение онлайн-касс для ООО на УСН призвано сократить количество налоговых проверок, и онлайн-кассы для ООО на УСН позволят им спокойно работать.

На этом плюсы заканчиваются. Главный из минусов — высокая стоимость техники, дополнительные расходы на регистрацию и договор с оператором фискальных данных. Чтобы купить онлайн-кассу для ИП на УСН потребуется потратить от 5000 рублей, договор с оператором стоит от 5000 рублей в год, а за регистрацию ККТ у оператора придется отдать еще порядка 3000 рублей. Это делается в ФНС бесплатно, но только при наличии квалифицированной электронной подписи.

Кроме того, онлайн-кассы требуют стабильного интернета и обучения продавцов, которые должны уметь не просто вводить данные о товаре и выдавать бумажный чек, но и отправить его электронную версию на электронную почту или мобильное устройство по просьбе клиента. Им придется еще самостоятельно закрывать смену и формировать отчет, а по новым требованиям это делается не реже одного раза в 24 часа, в противном случае ККТ заблокируют.

Есть еще одно важное отличие новых кассовых аппаратов: в них вместо ЭКЛЗ установлен ключ фискального признака. Одновременно определен конкретный срок, в течение которого используется онлайн-касса для услуг на УСН, — не менее 36 месяцев. В отдельных случаях — при сезонном (временном) характере работы или одновременном применении льготных режимов налогообложения — допускается использование ключей фискального признака со сроком действия от 13 до 36 месяцев.

Требования для общепита на УСН

Переход на онлайн-кассы для общепита состоялся раньше всех. Они не имеют права работать на старой технике еще с 31.03.2017, если торгуют алкогольными напитками. Поправки, внесенные Федеральным законом от 03.07.2016 № 261-ФЗ в статью 16 Закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ о государственном регулировании алкогольного рынка, предусматривают обязательное использование кассовой техники при розничной продаже алкогольной продукции.

Важно помнить, что онлайн-кассы для УСН без работников также требуются. Это касается как ИП, так и организаций.

Учтите, что по нормам статьи 14.5 КоАП РФ штрафы за неприменение ККТ значительны (для юридических лиц — минимум 30 000 рублей за один непробитый чек), а срок давности привлечения к ответственности — 1 год. Если в течение этого времени торговую точку или предприятие общественного питания повторно заметят за подобным нарушением, то организации или ИП грозить запрет на работу сроком до 90 суток.

Порядок перехода на онлайн-кассы при УСН

Пошаговая инструкция установки онлайн-кассы для ИП на упрощенке и ООО на этом же налоговом режиме следующая:

Выберите дату, до которой следует закончить все мероприятия и запустить новую кассу в работу. Это позволит спланировать время, занятость сотрудников и финансы.

Изучите рынок предложений: сейчас бизнесу предлагают как готовые решения, так и отдельные товары. Исходите из финансовых возможностей и оправданности расходов, цена на онлайн-кассы для УСН колеблется в широких пределах, более того, существуют премиальные предложения, стоимость которых исчисляется сотнями тысяч. Не забывайте, что придется еще оплачивать интернет и услуги оператора фискальных данных. Таким образом, при выборе ККТ для ИП на упрощенке есть возможность подобрать вариант под любой бюджет.

Если необходимо несколько кассовых аппаратов (на каждое рабочее место кассира понадобится поставить отдельную ККТ), то обновление производите поэтапно. Все вопросы заранее согласуйте, а договор с оператором заключите один — на все торговые точки и отделы.

Покупку техники нельзя откладывать, так как, кроме ее приобретения, требуется настройка ККТ, ее регистрация и обучение персонала. Все это занимает время, а штрафы за отсутствие ККТ для ООО на УСН уже действуют, и немалые.

После покупки и установки ККМ необходимо обеспечить ее функцией передачи данных. Для этого нужен договор с оператором фискальных данных, которого следует выбирать из специального реестра ФНС России. Сейчас в нем 17 организаций, которые вправе заключать такие договоры и осуществлять электронный обмен между торгующими точками и налоговой службой, причем в один договор на юрлицо или ИП разрешено включать обслуживание нескольких ККТ.

Чтобы поставить на учет кассовый аппарат, организации или ИП на УСН достаточно подать заявление о регистрации. Делается это как в бумажном виде, так и на сайте ФНС или оператора фискальных данных. Во втором случае регистрация платная, зато в первом потребуется специальная электронная подпись. Если ее нет, то заполняйте заявление о регистрации на бумаге и несите в территориальный орган ФНС лично. Это позволит сэкономить несколько тысяч рублей.

Когда аппарат куплен, установлен и зарегистрирован, начинайте с ним работать. Главное, помнить: в ФНС обязательно должна уходить информация о каждой операции, клиентам по-прежнему следует выдавать бумажные чеки, а электронные — отправлять по их пожеланию. И не забывайте составлять отчеты по смене не реже одного раза в сутки. Если соблюдать эти правила, то избежите штрафов и закрытия магазина.