Заполняем и сдаем форму СЗВ-СТАЖ в ПФР

Страхователи обязаны предоставлять в СФР отчетность по застрахованным лицам. До 2023 года работодатели сдавали такие формы (Постановление правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018):

• «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)»;
• «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)»;
• «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)»;
• «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)».

Работодателям придется сдавать эти формы и по итогам 2022 года. Основная из них — форма СЗВ-СТАЖ, на ней остановимся подробнее.

Подробнее: как заполнить и сдать отчет по форме ЕФС-1

Когда сдавать СЗВ-СТАЖ

Работодатели заполняют отчет о стаже по каждому работнику отдельно, поэтому, по своей сути, он является персонифицированным.

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ за 2022 год — до 01.03.2023. Обязанность по сдаче этого документа предусматривает пункт 2 статьи 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996. Бланк и инструкция по заполнению утверждены Постановлением правления ПФ РФ № 507п от 06.12.2018.

Кто сдает отчет о стаже

СЗВ-СТАЖ заполняют все страхователи. Подать отчет надо на всех лиц, с которыми у организации или ИП заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, авторские договоры.

СФР ждет эту отчетность и на тех лиц, которые являются застрахованными, но официально признаны безработными. Такие данные предоставляет служба занятости.

Какие сведения следует указывать в СЗВ-СТАЖ

Порядок, как правильно заполнить СЗВ-СТАЖ за 2022 год, приведен в Постановлении № 507п. Форму предоставляют на одной странице. По каждому застрахованному лицу страхователи отражают:

• фамилию, имя, отчество;
• СНИЛС;
• период работы в организации;
• код условий труда;
• код оснований для досрочной пенсии.

Бланк заполняют как от руки печатными буквами, так и с использованием компьютерной техники. Цвет заполнения — любой, за исключением зеленого и красного. Исправления и помарки не допускаются.

Отчет предоставляют в электронном формате, который ПФР приводили в своем постановлении. Если численность сотрудников страхователя в прошлом отчетном периоде не превышала 10 человек, то он вправе выбрать формат сдачи — электронно или на бумаге.

Чтобы корректно заполнить отчет, работодателю потребуются следующие данные о застрахованном лице:

• сведения о зарплате и ином доходе, выплатах и иных вознаграждениях в пользу работника;
• сведения о начисленных, доначисленных и удержанных страховых взносах;
• сведения о периоде работы гражданина, в том числе корректирующие.

Как заполнять форму

Напоминаем, что отчетную форму о стаже застрахованных лиц по итогам 2022 года сдаем в последний раз. С 2023 года отчитываемся по-новому — сведения о стаже работников отправляем в составе отчета ЕФС-1. Для отчета за 2022 год все еще действует старая инструкция по заполнению из Постановления № 507п.

В отчете СЗВ-СТАЖ всего пять разделов:

• раздел 1 «Сведения о страхователе»;
• раздел 2 «Отчетный период»;
• раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;
• раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;
• раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

Заполнить отчет по стажу не составит труда. Есть лишь несколько особенностей, на которые следует обратить внимание страхователю.

При заполнении поля «Регистрационный номер в ПФР» указывают регистрационный номер страхователя из 12 знаков, а в поле «ИНН» — индивидуальный номер организации или ИП, который состоит из 10 или 12 знаков. Если знаков меньше, чем ячеек, то в последних двух следует поставить прочерки. В графе «Тип сведений» отмечают тип отчета при помощи знака «Х». Всего существуют три таких типа:

• исходный;
• дополняющий;
• назначение пенсии.

Если указан последний тип, то форма подается без учета сроков отчетности только на тех лиц, которым необходимо учесть стаж работы за текущий календарный год для установления пенсии. Дополняющий отчет в ПФР ждут на застрахованных лиц, которые не были учтены по тем или иным причинам в основном отчете.

При заполнении раздела 3 следует учесть, что в нем предусмотрена сквозная нумерация. Это значит, что порядковый номер надо присваивать записи по каждому застрахованному лицу. Даже если о периоде работы следует заполнить несколько строк, то номер присваивается только первой из них. Важно помнить, что все номера проставляются в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе «Период работы» даты указывают только в пределах отчетного периода, который проставлен в разделе 2 отчета. В случае перерыва в работе начинают новую строку, не дублируя данные работника и СНИЛС.

После заполнения формы ответственное лицо указывает наименование должности руководителя, а сам отчет заверяется его подписью. Печать ставят при ее наличии.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Избежать ошибок при заполнении отчетов позволит программа для заполнения СЗВ-СТАЖ в ПФР (точнее, нового СФР) — ПУ 6. Она бесплатная, скачивается с официального сайта Социального фонда России. Используют и другой софт для автоматизации учета — 1С, Парус и пр. Но, в отличие от ПУ 6, эти решения требуют затрат на внедрение и обслуживание, что не всегда приемлемо для мелких организаций.

Может пригодиться: как заполнить корректирующий отчет СЗВ-СТАЖ

Как сдать форму в Социальный фонд

Для отправки в орган СФР заполненные формы собирают и составляют к ним дополнительную опись по форме ОДВ-1 (по итогам 2022 года, с 2023 — подраздел 2 ЕФС-1). Социальный фонд примет отчет только в таком виде.

Подробнее: как правильно заполнить форму ОДВ-1

Персонифицированная отчетность сдается в электронном виде с использованием специальных систем и операторов ЭДО, если численность сотрудников страхователя больше 10 человек. Некоторые из программ позволяют заполнить бесплатно СЗВ-СТАЖ онлайн при условии, что организация является их клиентом (СБИС, Контур).

Но в большинстве случаев используется полученный ранее с помощью ПУ или других программ файл. Его подписывают электронной подписью и отправляют в СФР по защищенным каналам связи.

Выписка при увольнении работников

Обязанность сдавать отчет о стаже наступила в 2018 году, до этого его сдавали лишь при ликвидации организации. Но работодатели и ранее обязаны были выдавать выписки из СЗВ-СТАЖ всем работникам при их увольнении или по отдельному требованию. Выписку по форме СЗВ-СТАЖ выдавали вплоть до конца 2022 г.

Данные в форме приводятся на того сотрудника, которому выдают документ, поскольку сведения персонифицированного учета относятся, по закону, к персональным данным, которые нельзя разглашать в силу статьи 7 Федерального закона № 152 от 27.07.2006.

Кроме штатных работников, на получение выписки претендуют работавшие по договорам гражданско-правового характера по окончании срока договора. Никакого письменного заявления о выдаче выписки не нужно, поскольку, в силу статьи 11 Федерального закона № 27 от 01.04.1996, это обязанность работодателя. Выдать форму необходимо в день увольнения вместе со всеми остальными документами.

Если несколько работников увольняются в один день, то выписка выдается каждому из них, и заполняется она индивидуально. Также любой сотрудник вправе затребовать у работодателя эту выписку, еще будучи трудоустроенным. В таком случае ее оформляют в течение 5 дней с даты получения заявления от работника. Оформляется документ всегда в двух экземплярах: один выдается на руки, а на втором работник расписывается в получении и оставляет у работодателя.

Наказания, штрафы, ответственность

За нарушение сроков сдачи и порядка заполнения СЗВ-СТАЖ придется заплатить. За каждого гражданина, по которому сдали отчет с опозданием или с существенными ошибками, грозит штраф в 500 рублей (ст. 17 27-ФЗ). Административный штраф в размере 300-500 рублей выписывают должностному лицу страхователя (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если подали бумажную форму при обязанности сдачи электронной отчетности, то компании выпишут штраф за такое нарушение в сумме 1000 рублей. Напомним, что подавать электронный отчет обязана компания или ИП, в штате которой работают более 10 человек.