Минфин рассказал о применении электронной подписи в первичных документах
Чиновники разъяснили, какой вид электронной подписи надо использовать предпринимателям при составлении первичных документов и отправки отчетов по телекоммуникационным каналам связи.
Минфин выпустил письмо, разъясняющее, в каких случаях можно применять простую электронную подпись при составлении первичных документов.
Материал по теме
4-ФСС по интернету примут только с новым электронным ключем
Когда необходима электронная подпись
В Минфине напоминают, что согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной деятельности предпринимателя должен быть подтверждён первичными документами. Они составляются либо на бумажном носителе, либо в виде электронного документа, либо одновременно в двух форматах.
Еще одно требование закона – направлять в налоговые органы отчеты в электронном формате. Это требование распространяется на налогоплательщиков у которых численность сотрудников превышает 25 человек, при сдаче отчетности по НДФЛ. В случае с декларациями по НДС передавать информацию обязательно через телекоммуникационные каналы связи при любой численности работников. Остальная отчетность в ФНС в электронном варианте предоставляется при наличии 100 и более работников (например, декларации по спецрежимам, земельному и транспортному налогам). При этом в каждом из перечисленных случаев документы необходимо подписывать электронной подписью.
Материал по теме
Электронный документооборот ~ Или от бумажного отказываться рано?
Какая именно электронная подпись нужна
Согласно закону № 63-ФЗ, существует два типа электронных подписей – простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. При этом различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись. Тип подписи зависит от способа получения и наличия определенных степеней защиты. Любую из таких подписей можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций. Перечень таких центров содержится на сайте ведомства.
Чиновники считают, что закон разрешает подписывать первичные документы простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. При этом документ или отчет в ФНС (иные органы контроля) в электронном виде, подписанный электронной подписью, приобретает юридический статус, т.е. имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с собственноручной подписью.
Отметим, что согласно статье 169 НК РФ электронный счет-фактура, который также является первичным документом, обязательно должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя или иных уполномоченных лиц. В противном случае этот документ будет считаться недействительной.
Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ