Работодатели не обязаны хранить копии трудовых книжек работников после их увольнения

Арбитражный суд Северо-Западного округа вынес постановление от 21.04.16 № А66-3360/2015 в котором определил невиновность организации в нарушении порядка хранения кадровых документов и непредоставления проверяющим из Фонда социального страхования копии трудовой книжки уволенной сотрудницы. Данное нарушение организации инкриминировал ФСС, который утверждал, что обязанность хранить копии трудовых книжек всех сотрудников, включая уволенных, предусмотрена постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, утвердившим правила Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Нарушение было выявлено в ходе проверки расходов на выплату пособия по беременности и родам. Они не возместили организации выплаченную сотруднице сумму денег в связи с тем, что работодатель не смог представить копию трудовой книжки работницы. Без этой копии специалисты ФСС не смогли проверить правильность исчисления страхового стажа для назначения пособия. Однако на тот момент сотрудница уже уволилась из организации, поэтому работодатель не согласился с позицией Фонда.

Но в ФСС настаивали, что в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.07 № 91, основным документом, который может подтвердить периоды работы гражданина по трудовому договору, является трудовая книжка. А для назначения и выплаты пособия необходимо предоставить документы, подтверждающие периоды работы. Поэтому необходимо хранить копии трудовых сотрудников, которым выплачивались пособия за счет средств ФСС, даже если они уже больше не работают.

Однако арбитражный суд с позицией ФСС не согласился и поддержал работодателя. Арбитры указали, что в пункте 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано:

Трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством об архивном деле.

Очевидно, что в данном случае речь не идет о том, что работодатели обязаны хранить копии трудовых книжек после увольнения работников. Таким образом, требование ФСС о предоставлении копии трудовой книжки уволенной сотрудницы признано неправомерным. Поскольку в распоряжении проверяющих были другие документы, подтверждающие право работодателя на возмещение выплаченной им суммы пособия, а именно: листок временной нетрудоспособности и расходные документы на выплату пособий. Продолжительность страхового стажа сотрудницы указана в расчете, сделанном на больничном листе в момент назначения работодателем пособия. Эти данные были взяты из оригинала трудовой книжки сотрудницы, которая, безусловно, является документом, подтверждающим ее стаж.