Заполняем больничный лист — пошаговое руководство

Новые правила оформления больничных листов в 2023 году

С 1 января 2022 года Россия перешла на электронные листы нетрудоспособности. Федеральный закон № 126 от 30.04.2021 внес изменения в ФЗ № 255 от 29.12.2006 «Об обязательном социальном страховании» и ФЗ № 125 от 24.07.1998 «Об обязательном соцстраховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний».

Теперь медучреждения обязаны оформлять больничный лист в виде электронного файла, бумажный вариант для бухгалтерии и отдела кадров не потребуется (ст. 5 ФЗ № 126). Но допускается предоставить выписку из электронного больничного, форму которого утверждает СФР. Выписку с номером ЭЛН выдают по запросу.

Одновременно есть изменения и в порядке заполнения ЭЛН. Условия и порядок формирования электронных документов и выдачи бумажных листков Минздрав утвердил в приказах № 1089н и 1090н от 23.11.2021.

Чтобы должностные лица компании имели возможность оперативно получить информацию об открытых больничных, создана специальная автоматизированная система ЕИИС «Соцстрах». Выдавая лист нетрудоспособности пациенту в электронной форме, врач и медучреждение заверяют его усиленными квалифицированными электронными подписями.

Компаниям необходимо позаботиться о том, чтобы обеспечить электронное взаимодействие с СФР. Для этого необходимо предусмотреть несколько шагов:

1. Получить электронную подпись у руководителя для работы с БЛ. Подойдет и ЭП, которую компании используют для сдачи отчетности.
2. Выбрать программное обеспечение для обмена сведениями с СФР.
3. Зарегистрировать руководителя как представителя работодателя на портале «Госуслуги».
4. Разъяснить работникам правила работы с электронными больничными.

Есть несколько вариантов программного обеспечения для работы с СФР. Первый — через личный кабинет страхователя на сайте СФР (доступ через портал «Госуслуги»).

Другой вариант — использовать программы для ведения бухгалтерского учета и сервисы ЭДО, работающие с БЛ. Еще одна возможность — скачать бесплатную программу АРМ «Подготовка расчетов для ФСС», которая есть на сайте СФР.

С 2022 года появился новый сервис связи с СФР РФ для работодателей — «Социальный электронный документооборот» (СЭДО). С его помощью есть возможность взаимодействовать с СФР в электронном виде как для получения информации об электронном больничном листе, так и для взаимодействия по проекту «Прямые выплаты».

Если программа, которую компания использует, не интегрирована с системой СЭДО, то предусмотрена возможность скачать специальную программу на сайте СФР в разделе «СЭДО».

Кроме того, необходимо проинформировать и сотрудников о возможности проверять информацию о своих больничных листах. Это делается аналогично при помощи личного кабинета на сайте СФР, в который входят при помощи учетной записи на «Госуслугах».

По теме читайте: что делать, если в 1С не приходят входящие запросы из СФР

Новые правила расчета больничных листов

С 1 января 2022 года СФР перешел на так называемый проактивный порядок выплаты больничных. Теперь фонд производит начисления напрямую и без участия компаний. Ранее для начисления пособий сотрудники подавали работодателю заявление, сейчас оно не требуется. Заявительный порядок действует только для пособий по БиР и по уходу за ребенком.

Основанием для выплаты пособий по болезни, беременности и родам является закрытый и заполненный образец больничного листа в электронном виде. Теперь участие работодателей заключается только в формировании реестров для расчета пособий и их отправке в фонд.

Процедура следующая:

• в СФР поступает ЭЛН из медучреждения;
• затем фонд сообщает в компанию, что работник ушел на больничный;
• после закрытия листка страховщик отправляет запрос в разные структуры на предоставление информации о застрахованном лице — в ФНС, ЗАГС, в том числе и работодателю.

Форма реестра для пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам утверждена в приложении № 15 Приказа ФСС РФ № 26 от 04.02.2021.

При расчете компенсаций по болезни за первые три дня необходимо принимать во внимание повышение МРОТ в 2023 году до 16 242 руб. А для максимального пособия учитывают ограничения, установленные на предыдущие два года, — 966 000 м 1 032 000 руб. Обычно перечисления поступают сразу на банковский счет, который указан в заявлении гражданина или в личном кабинете на сайте Госуслуг. Но есть и другие способы: через «Почту России» или доверенное лицо, в том числе нанимателя.

Когда и зачем оформляют листок временной нетрудоспособности

Если гражданин утратил трудоспособность из-за болезни (травмы) или заболевания члена семьи, то он вправе рассчитывать на пособие. Для получения пособия и подтверждения уважительной причины неявки сотрудник теперь называет номер электронного документа в реестре. Задача работодателя — заполнить свою часть документа, внеся информацию в электронный реестр. Первую часть заполняет врач.

Форма больничного не менялась с 2011 года. Но сейчас бланк сохранился в исключительных случаях для «секретных» пользователей. Электронный лист практически ничем не отличается от бумажной общепринятой формы, все разделы сохранены. Номера для ЭЛН остались аналогичного формата. Для большей защиты от мошенников их присваивают в произвольном порядке. Они имеют уникальную комбинацию из 12 цифр и штрихкод.

Вот как выглядит бланк больничного листа в бумажном виде:

Как заполняется больничный в медицинском учреждении

Заполнение документа медицинским учреждением доверено лечащему врачу — он заполняет первый раздел. Приведем только общую характеристику и описание порядка заполнения первой части и остановимся подробнее на том, как заполнять больничный лист работодателю с соблюдением установленных требований. Но понимать, что обязан написать в документе врач, необходимо для выявления ошибок. Неправильно оформленный бланк СФР к оплате не примет.

В медицинском учреждении необходимо:

• поставить отметку о том, какой бланк выдается (первичный или дубликат);
• вписать краткое название поликлиники (больницы), адрес и ОГРН;
• внести информацию в поле «Дата выдачи»;
• указать Ф.И.О. и дату рождения пациента;
• со слов пациента вписать название рабочей организации;
• указать, по какому месту работы выдается документ (по основному или по совместительству);
• если листок оформляется для ухода за родственниками, то вписать их Ф.И.О. и степень родства;
• если лист выдается по беременности или работнику-инвалиду, то заполнить соответствующие строки;
• в таблицу вписать период освобождения, должность, фамилию, инициалы, поставить подпись врача;
• указать дату, с которой пациент приступает к работе, и поставить печать медицинского учреждения.

Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах», и фото оригинала заполненного больничного листа с печатью в 2023 году пациенту не покажут. Ему сообщают только номер в реестре. Данные о нетрудоспособности доступны получателю услуг на портале ЕСИА «Госуслуги».

Порядок взаимодействия медучреждения, СФР и работодателя

В системе обмена сведениями для формирования ЭЛН для работника принимают участие три стороны: медучреждение, Фонд соцстрахования и работодатель. Они действуют по общей схеме:

1. Медучреждение создает листок и передает его в СФР.
2. СФР вносит основную информацию и через СЭДО отправляет их для уточнения работодателю.
3. Информация об открытии ЭЛН поступит в личный кабинет работника на едином портале Госуслуг.
4. Организация входит в систему «Соцстрах» и проверяет эти сведения. Если есть неточности, то корректирует их для правильного расчета пособия.
5. Заверяет внесенную информацию усиленной электронной подписью и отправляет в СФР.

Цифровой документ выписывает лечащий доктор и выдает пациенту на руки специальный талон. Здесь указан номер электронного больничного, период и причина болезни, даты следующего приема и закрытия БЛ.

Работник вправе передать номер ЭЛН в организацию разными способами: в виде талона, выданного в поликлинике, электронным письмом или отправить смс-сообщение. Эти сведения бухгалтер вправе проверить и контролировать через ЕИИС «Соцстрах». Достаточно ввести номер БЛ и СНИЛС сотрудника. Но если работник номер не передал, то есть возможность узнать его с помощью СЭДО.

Как заполнить электронный лист работодателю

Работа с ЭЛН начнется для работодателя с момента уведомления об его открытии. Чтобы увидеть образец, как правильно заполнить больничный лист работодателю в 2023 г., войдите в электронную систему СФР и следуйте инструкциям.

Шаг 1. Найдите БЛ по заболевшему сотруднику. Для этого в строку поиска необходимо ввести номер листка или СНИЛС гражданина.

Шаг 2. В открывшемся поле нажмите кнопку «Получить». В результате лист загрузится с автоматически заполненными сведениями из сервера СФР. По общим правилам теперь бухгалтеру нет необходимости полностью вносить все сведения в раздел «Заполняется работодателем». Форма приходит предзаполненной, исходя из сведений, поступивших в фонд ранее от компании и сохраненных в учетной записи. Например, наименование и регистрационный номер компании, ФИО, СНИЛС, ИНН работника и т. д.

Работодателю предстоит только проверить информацию и дополнительно внести в цифровой бланк больничного листа недостающие сведения. Например, вид работы (основная, по совместительству), стаж трудовой деятельности (на основании трудовой книжки), сумма среднего заработка и др. Графы ЭЛН не отличаются от бумажного бланка и заполнять их следует по обычным правилам.

Если работодатель обнаружит ошибку в разделе, который заполняет медучреждение, то необходимо уведомить об этом в СФР. Фонд сообщит об этом в поликлинику, она аннулирует ошибочный лист и оформит дубликат (п. 67 Порядка, утв. приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н). Новый лист СФР направит в компанию.

Прежде чем сохранить изменения, необходимо заполненную форму бланка нетрудоспособности заверить усиленной квалифицированной цифровой подписью директора и главного бухгалтера. Затем нажмите на «Сохранить», и информация автоматически перенаправится в фонд.

Как вносят в больничный данные о карантине по коронавирусу

Разберемся, как заполнить больничный лист на работника, который находится на карантине в связи с коронавирусом. Такой документ действителен в течение 14 дней, поскольку этот период официально принят за инкубационный.

Алгоритм действий работодателя:

1. Проверить информацию из медучреждения.
2. Поставить нужный код в поле «Причина нетрудоспособности». Например, при болезни сотрудника или его ребенка понадобится код 03. Для особых случаев (изоляция) ставят 10.
3. Рассчитать сумму выплат. Денежным вопросом полностью занимается СФР. Фонд выплачивает сумму работнику по частям: пособие за первые семь дней переводят на следующий день после передачи работодателем информации о сотруднике. Компенсация за остальные семь дней полагается в течение следующего дня после окончания карантина.