Способы представления юридически значимых электронных документов в суд

Как все начиналось

Обратимся к истории признания электронных документов (далее – ЭД) в качестве письменных доказательств в суде. История использования электронных документов в судебном процессе датируется 1979 годом. Впервые вопрос определения подлинника и копии электронного документа был рассмотрен в Инструктивных указаниях Госарбитража СССР от 29.06.1979 N И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств документов, представленных с помощью электронно-вычислительной техники». Пункт первый Указаний гласит: если для разрешения спора требуется подлинник документа, в суд нужно представить его первый экземпляр. На тот момент речь шла о представлении компьютера, на котором создавался файл. Спустя более чем 20 лет отношение закона к документам, созданным в электронном виде, значительно изменилось. Так, в 2002 году в ч.3 ст. 75 Арбитражно-процессуального кодекса РФ была введена норма, устанавливающая, что документы, созданные посредством электронной связи, могут быть представлены в суд в качестве доказательств. В последующие годы и вплоть до сегодняшних дней данная норма претерпевала ряд изменений, но суть оставалась неизменной: электронные документы принимаются арбитражным судом в качестве письменных доказательств.

Это интересно: нужно ли предоставлять в суд копии или оригиналы документов

Подача иска в электронном виде

Любое судебное разбирательство начинается с иска. Благодаря тому что в России в последние годы активно развивается система электронного правосудия, у граждан появилась возможность подать исковое заявление через интернет. И АПК РФ этому не противоречит (ч.1 ст. 125 АПК РФ). Как подать электронный иск?

1. Зайдите на официальный сайт арбитражного суда.
2. Зарегистрируйтесь в Личном кабинете.
3. Выберите вид искового заявления, которое вас интересует.
4. Приложите к иску электронные документы, которые вы собираетесь использовать в качестве письменных доказательств. Обратите внимание, все документы должны иметь формат PDF, так как речь идет о скан-копиях бумажных оригиналов (!). Электронные оригиналы, подписанные электронной подписью, вы не сможете загрузить.

Более подробную информацию о порядке подачи заявлений в арбитражные суды вы можете найти на официальном ресурсе.

Правила представления электронных оригиналов в Арбитражный суд

Итак, Арбитражно-процессуальный кодекс позволяет нам представлять доказательства в двух видах – в виде оригиналов или копий. Правда, с оговоркой: если это копия, то при запросе суда мы обязаны будем предоставить оригинал. А теперь подробнее о том, как представить электронный оригинал. У вас есть два варианта:

1. Вы выгружаете документы из той информационной системы, в которой работаете, или из того сервиса, с помощью которого обмениваетесь со своими контрагентами. Причем выгружаете вместе с файлами электронных подписей (далее – ЭП). После вы записываете их на съемный носитель информации (CD, DVD, флеш-накопитель и др.), приносите в суд на досудебное или уже судебное разбирательство. Также к делу можно приложить скриншоты системы/сервиса и информационные квитанции (об этом позднее). Если у арбитражного суда есть техническая возможность просматривать электронные документы –рабочие места судей оборудованы соответствующей техникой (ПК, установленное средство криптографической защиты информации, ПО для просмотра файлов .XML, .PDF, .DOC и др.), вы можете приносить свои письменные доказательства на флешках, дисках и прочих носителях.
2. Если вы не уверены в техническом потенциале суда, приходите со своей техникой, которая предоставляет доступ к локально сохраненным оригиналам документов. Теоретически это возможно, но велика вероятность, что никто из работников суда в вашей технике разбираться не захочет, и судья, скорее всего, попросит вас распечатать электронные документы, то есть сделать бумажные копии.

Правила представления копий электронных документов в Арбитражный суд

Интересно, а как с копиями электронных документов? Прежде всего, нужно понимать, что под копиями ЭД имеются в виду бумажные копии, иначе говоря распечатки. Представить копию в суд можно также двумя способами:

1. Вы распечатываете документы прямо из той системы, в которой они были созданы или получены от контрагента, и заверяете собственноручной подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, проставляете печать организации. Кстати, при распечатке электронного документа, созданного, например, в сервисе обмена, на бумагу проставляется специальный штамп. Он удостоверяет о том, что ЭД был передан через сервис и подписан электронной подписью. Стоит отметить, что действующее законодательство Российской Федерации пока не предъявляет никаких требований к данной отметке и не диктует правила, как работать с бумажными копиями электронных документов. Однако до сих пор действует Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X, на основании которого можно сделать вывод, что копия любого документа обязательно должна содержать в себе информацию: когда была создана копия и где можно найти оригинал. Таким образом выглядит распечатанная копия электронного счета-фактуры, выгруженная из сервиса обмена Synerdocs:
   .
2. Второй способ представления бумажных копий электронных документов также сводится к распечатыванию электронных оригиналов. Только помимо собственноручной подписи и печати организации, здесь требуется нотариальное заверение.

Роль оператора электронного документооборота в суде

Ранее мы уже упомянули о том, что к делу могут быть приложены скриншоты системы/сервиса и информационные квитанции. Настал черед рассказать об этом подробнее. При работе с документом суд оценивает факт его существования, отправления, получения и подписания. Распространяется это на сканы и на электронные оригиналы. Все эти факты может подтвердить Оператор электронного документооборота (далее – Оператор ЭДО). Каким образом? На все документы, отправляемые и получаемые через сервис, формируются служебные документы. Они содержат информацию об отправке, о получении, о подписании. Существуют также информационные квитанции, которые формируются на неформализованные документы. Все эти доказательства – служебные документы, информационные квитанции, скриншоты – вы можете представить в суд. Также у вас есть возможность пригласить представителя Оператора ЭДО в качестве независимого специалиста в суд, чтобы тот объяснил технические вопросы и нюансы работы с сервисом и т.д. Таким образом, Оператор ЭДО может пригодиться при судебных тяжбах.

Статья подготовлена совместно с сервисом обмена документами Synerdocs.