Первичные учётные документы и учётная политика (продолжение)

При этом, думается мне, применять УКД нужно одновременно с УПД. Иначе в учёте начнётся каша, которую бухгалтер не расхлебает. Такова логика – если уж у тебя появился универсальный документооборот, то применять его следует в полном объёме, а не частично. В противном случае пропадёт весь эффект от его внедрения. Но вот что необходимо помнить. УПД может применяться во всех случаях. А вот УКД нет. Он применяется только (согласно Приложению № 2 к Письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@)

• для оформления изменения общей стоимости ранее произведённой поставки из-за изменения цены и (или) изменения количества (объёма) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в тех случаях, когда предложение о таком изменении общей стоимости поставки исходит от продавца и требует согласия покупателя на изменение или не требует его;
• в целях документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении последним расхождения по количеству и качеству товаров (работ, услуг, имущественных прав) при их приёмке (без постановки на учёт) в случае, если документ о расхождениях представителем продавца не подписывался (односторонний акт о расхождениях)

В то же время УКД не применяется:

• во всех случаях возврата (перемещения от покупателя к продавцу) товаров, принятых покупателем на учёт;
• в тех случаях, когда изменение общей стоимости отгрузки обусловлено допущенной продавцом ошибкой в первоначальном комплекте документов, сопровождающих отгрузку (УПД, ином первичном учетном документе на отгрузку и счете-фактуре).

Следует данный факт принять во внимание. Ещё один момент, связанный с регламентацией в учётной политике порядка применения первичных документов, связан с электронным документооборотом. А точнее – со степенью его наличия или отсутствия. Как известно, первичные учётные документы и регистры бухгалтерского учёта могут составляться также и в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (согласно пункту 5 статьи 9 и пункту 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ). Раз мы встречаем в нормативном документе по бухгалтерскому учёту слово «могут», то автоматически это означает, что в своей учётной политике организация должна указать на согласие или несогласие с предлагаемой возможностью. В настоящее время электронный документооборот набирает силу. Но пока что это больше касается обмена документацией с государственными органами. А вот относительно аналогичного оборота между хозяйствующими субъектами ещё существуют сложности (некоторых из них рассмотрены в статье «Электронный документооборот. Или от бумажного отказываться рано?»), связанные с вопросами выбора вида электронной подписи. Так что организация, желающая полностью или частично перейти на электронный документооборот для оформления своей текущей хозяйственной деятельности, должна быть готова к дополнительным финансовым затратам и проблемам, неизбежно присутствующим при любом изменении сложившегося порядка.

Первая статья цикла: первичные учётные документы и учётная политика

Как правило, электронный документооборот внедряется в крупных холдингах и многофилиальных организациях для целей убыстрения срока подтверждения операций при взаимодействии с аналогичными хозяйствующими субъектами. Мелким же и средним организациям электронный документооборот пока что менее необходим. Но это, как уже не раз повторялось, исключительно дело вкуса. Таковы основные моменты, связанные с регламентацией в учётной политике порядка использования первичных учётных документов. Теперь перейдём непосредственно к вопросам, связанным с ведением бухгалтерского учёта.

Данная статья является частью серии публикаций в авторской колонке Кирилла Пляса "Записки об учетной политике".

Дополнительно:

• требования предъявляемые к ведению бухгалтерского учета;
• требования предъявляемые к бухгалтерскому учету;
• учетная политика организации – образец.