Журнал учета трудовых договоров
Текущее значение:
Журнал учета трудовых договоров — это сводный документ, реестр, в котором необходимо фиксировать все соглашения с работниками. Это важный документ кадрового учета, он рекомендован для работы отдела кадров любой компании.
Обязателен ли учет трудовых договоров?
Нет, такую обязанность законодательство жестко не предусматривает. И санкций за отсутствие журнала, в котором содержатся данные по всем договорам с работниками, последовать со стороны контролирующих органов не может.
Зачем нужен такой журнал?
По сути, это один из элементов кадрового учета, пусть и недостаточно формализованный на правовом уровне. Однако, журнал трудовых договоров — это удобный инструмент в работе кадрового специалиста. В нем можно (и нужно) фиксировать сведения обо всех заключаемых трудовых контрактах. Это позволяет:
- следить за сроками действия договоров (если они срочные) и вовремя пролонгировать или не пролонгировать их;
- систематизировать информацию обо всех договорах, чтобы при необходимости быстро найти нужный;
- оперативно предоставлять сведения о договорных отношениях с работниками в случае соответствующего запроса со стороны контролирующих органов, руководителя или самого работника.
В спорных случаях или конфликтных ситуациях (например, в суде или в разбирательствах с Трудовой инспекцией) такой журнал может стать аргументом в пользу работодателя. И информацию из него можно быстро предоставить, и сам факт его наличия будет свидетельствовать о том, что в компании корректно налажен кадровый учет. Это немаловажно.
Форма журнала учета договоров
С 2013 года журнал учета трудовых договоров подобно всем остальным первичным учетным документам может составляться в произвольном виде. Обязательной формы такого документа нет и быть не может — со вступлением в силу нового закона о бухгалтерском учета российским компаниям дано право самостоятельно составлять формы «первички». Есть некоторые рекомендованные варианты документов — как правило, они разработаны отраслевыми ведомствами. Их удобно использовать, если содержание этих форм полностью отвечает требованиям учета в конкретной организации. Если же это не так, и в рекомендованном документе чего-то не хватает, то стоит доработать его самостоятельно. Это правомерно. Как правило, журнал учета договоров состоит из обложки и внутренних листов с таблицами. Его формат - «книжный» или «альбомный» (то есть горизонтальная или вертикальная ориентация страниц) остается на усмотрение ответственного лица. Обычно формат диктуется необходимой шириной таблицы на внутренних листах. На обложке должны быть указаны:
- название предприятия,
- название документа,
- дата начала его ведения (дата открытия журнала),
- фамилия и имя ответственного сотрудника, в ведении которого журнал находится.
Внутренние листы журнала удобно оформлять таблицей. В нее рекомендуется включать следующие столбцы:
- номер по порядку;
- фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым заключен договор;
- должность сотрудника согласно штатному расписанию;
- номер и дата заключения договора с сотрудником;
- отметка о выдаче сотруднику его копии договора;
- подпись работника о получении этой копии.
Также рекомендуем последний столбец таблицы оставлять под примечания.
Как вести журнал учета трудовых договоров?
К ведению этого журнала применяются общие принципы оформления книг первичных документов в компании:
- Страницы должны быть пронумерованы, дальнейшие вставки в него не разрешаются.
- Журнал нужно прошить и заверить подписью руководителя и печатью организации.
- Записи нужно вносить вручную, синими или черными чернилами — в случае, если журнал ведется на бумаге. Его также можно вести в электронном виде или в специальной программе для кадрового учета и документооборота.
- Исправления и корректировки с помощью специальных канцелярских средств не допускаются. Если в запись вкралась ошибка или неточность, пометку об этом стоит сделать в графе «примечание», либо провести корректировку записи аналогично правилам внесения исправлений в трудовую книжку.
Срок хранения журнала учета трудовых договоров определен в 75 лет. Также его ещё называют Журналом регистрации трудовых договоров