В каких случаях оформляется и сдается нулевая СЗВ-М

Форма персонифицированного отчета в ПФР

Форма отчета СЗВ-М утверждена Постановлением Правления ПФР от 15.04.2021 № 103п. Она ежемесячно предоставляется работодателями в ПФР. В инструкции, которая утверждена тем же постановлением, сказано, нужно ли сдавать СЗВ-М, если нет сотрудников, — да, только на директора — единственного учредителя. В п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» указано, кто не сдает СЗВ-М, а кто сдает и в каких случаях. Ее должны ежемесячно сдавать все юридические лица, имеющие наемных работников, вне зависимости от факта оплаты труда в конкретном месяце. В отчет включаются:

• лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода трудовые договоры;
• лица, с которыми заключены и действуют на конец отчетного периода гражданско-правовые договоры;
• руководитель организации, даже если он является единственным учредителем.

Примечательно, что чиновники не требуют указывать в документе сведения о заработной плате работающих лиц и начисленных на нее страховых взносах. Они всего лишь хотят иметь персональные данные сотрудников каждой российской организации. Предусмотрено обязательное внесение в бланк отчетности следующих данных:

• фамилия, имя, отчество каждого застрахованного лица;
• данные о СНИЛС всех работников;
• данные об ИНН.

При этом указание СНИЛС является обязательным, а вот ИНН работодатель вносит только в том случае, если работник предоставил ему такие данные.

Забегая вперед, надо сказать о том, что выгоднее вовсе не указывать ИНН, чем указывать его с ошибкой. Если за отсутствие номера никакого наказания не предусмотрено, то за каждый неправильный — штраф 500 рублей.

Когда следует подавать СЗВ-М

Подавать эту форму должны все без исключения работодатели, использующие наемный труд. Включать в отчет необходимо всех застрахованных лиц, которыми, по закону, являются все граждане, в пользу которых организация осуществляла выплаты: как штатные работники, так и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера. Важно помнить, что уход сотрудника в отпуск или отсутствие начислений в его пользу в отчетном периоде не освобождает работодателя от обязанности включить его данные в отчетность. Так, о тех лицах, которые находятся в длительном отпуске без сохранения заработной платы, и работницах, которые осуществляют уход за ребенком до достижения им трех лет, следует информировать Пенсионный фонд.

Даже лица, трудоустроенные в последний день отчетного месяца, вносятся в отчет. Такой порядок заполнения отчетности предусмотрели чиновники и довели до всех заинтересованных лиц в своем постановлении. В соответствии с ним, в форму СЗВ-М должны попасть сведения абсолютно обо всех гражданах, которые трудились в организации в отчетный месяц.

Пример: В организации ООО «PPT.RU» в январе 2022 работают по найму 2 человека и генеральный директор, который является единственным учредителем и с которым заключен трудовой договор. Одного из них приняли в январе на место работника, который уволился в декабре 2021 г. Таким образом, в отчет за январь 2022 следует включить данные принятого работника, а уволенного в декабре включать не нужно. Всего в бланке фигурируют 3 человека.

Возникает закономерный вопрос: сдается ли СЗВ-М, если нет работников, деятельность не ведется и даже директор не получает заработную плату.

Нулевой отчет при отсутствии штатных работников

Закон не предусматривает сдачи нулевой СЗВ-М. Любое юридическое лицо должно обязательно иметь минимум одного работника, даже если оно не ведет никакой деятельности. В большинстве случаев таким единственным работником является руководитель организации. Но главная проблема заключается в том, что в ряде случаев руководителем юридического лица выступает его единственный учредитель. Который, в соответствии с нормами Трудового кодекса, не сможет заключить сам с собой трудовой договор. Что же делать? Вроде бы работников в организации нет и отчитываться ей не о чем.

Но ПФР с такой позицией не согласен. Мнение специалистов ведомства о том, нужно ли сдавать пустой СЗВ-М, если директор уволился и деятельность не ведется, однозначно: отчитываться обязательно. В письмах с разъяснениями специалистов Фонда указано, что значение имеет фактическое наличие трудовых отношений, а они между Обществом и его учредителем есть, если он выполняет функции по управлению лично (см. письмо ПФ РФ от 07.06.2018 № 08/30755 «О предоставлении информации»).

Таким образом, ответ на вопрос, можно ли сдать пустую форму СЗВ-М, если нет сотрудников и даже наемного директора, прост: необходимо внести в форму сведения о том самом единственном учредителе-руководителе. Если не подать их, есть вероятность получить штраф за непредоставление сведений, и доказывать свою правоту организации придется в суде. Указав Ф.И.О. и СНИЛС учредителя, организация страхует себя от таких неприятностей.

Еще одна форма, содержащая персонифицированную информацию о работниках, — СЗВ-ИСХ. Она заполняется на тех, по кому до 2017 г. не подавались сведения о застрахованных. Конкретного срока сдачи не установлено, отправить отчет следует по факту выявления неполных данных. А при решении вопроса, сдается ли СЗВ-ИСХ, если нет сотрудников, есть только учредитель, рекомендуем руководствоваться тем же принципом, что и для СЗВ-М, и вносить данные участника-руководителя.

Обратите внимание на особую позицию ПФР по вопросу, должны ли ТСЖ подавать СЗВ-М, если нет работников и председатель не трудоустроен, изложенную в информации от 03.03.2021. Чиновники отмечают, что руководители (председатели) и члены общественных и некоммерческих организаций, безвозмездно выполняющие трудовые функции, в отношении которых не начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, являются неработающими лицами, и страховые пенсии им индексируются как неработающим пенсионерам. Формы СЗВ-М на указанных застрахованных лиц за данные периоды в территориальные органы ПФР не предоставляются.

Заполнение при отсутствии зарплаты

Официальная позиция Минтруда, разъяснения ПФР, сдается ли СЗВ-М при нулевой отчетности, и нормы Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ гласят, что если штатные работники организации не получили заработную плату в отчетном месяце, сведения по ним подать все равно придется.

Пример: Сотрудники ООО «PPT.RU» в январе не получали заработную плату, поскольку находились в отпуске без содержания в связи с сезонностью работы организации. Сдавать или нет СЗВ-М, если нет деятельности и зарплаты в этом периоде? Да, в форму отчетности СЗВ-М за январь 2022 необходимо внести сведения обо всех сотрудниках, с которыми заключены трудовые договоры.

Но если работники не просто ушли в отпуск, а уволились, как директору сдавать отчет об отсутствии выплат, если в юридическом лице нет трудоустроенных работников, — только на самого себя или единственного учредителя. Пустых строк в форме не бывает, как и освобождения от обязанности ее сдавать. Даже при отсутствии зарплаты руководитель-учредитель отчитывается перед Пенсионным фондом на общих условиях. Для коммерческих организаций исключений не предусмотрено.

Нулевая форма у индивидуального предпринимателя

Отдельно рассмотрим ситуацию, подается ли СЗВ-М, если у ИП нет сотрудников и он работает самостоятельно. Как известно, ИП выступают в роли работодателей, если у них работают другие граждане по найму. В этом случае они обязаны сдавать отчет на общих основаниях. Никаких особых условий законодательством для них не предусмотрено. Но они вправе работать самостоятельно и оплачивают фиксированные страховые взносы за себя.

Логично предположить, что ИП должны сдавать нулевой отчет, если наемных работников нет, а взносы в ПФР оплачиваются в фиксированном размере «за себя». Но это предположение ошибочно: если у ИП нет наемных работников, ему нет необходимости сдавать нулевой отчет в Пенсионный фонд.

Способы заполнения

Есть несколько вариантов, как заполнить нулевой отчет СЗВ-М для последующего предоставления в ПФР:

• заполнить на сайте ПФР онлайн или на других онлайн-сервисах разработчиков бухгалтерского ПО — Сбис, Мое дело, Контур, Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей);
• использовать специализированное программное обеспечение (1С);
• оформить вручную.

Напомним, что предоставляется в ПФР такая форма в электронном виде с использованием ЭДО. Лишь микроорганизациям численностью до 25 человек разрешается сдавать ее в печатном виде нарочно или почтой.