Как оформить отгул за ранее отработанное время

Отгул за ранее отработанное время: что говорит закон

Трудовым кодексом РФ предусмотрено, что отгул (дополнительный выходной) сотруднику предоставляется, если отработать:

1. Сверхурочно (ст. 152 Трудового кодекса РФ).
2. В выходной или праздничный день (ст. 153 Трудового кодекса РФ).

Трудовым кодексом не регламентирован срок, в течение которого работник обязан известить работодателя о выбранном им способе компенсации в счет переработки. Рекомендуется попросить сотрудника сообщить о его выборе до выплаты ему зарплаты за месяц, в котором имела место переработка. Это позволит правильно оформить и выплатить зарплату с учетом повышенной оплаты за выходные, праздничные дни или сверхурочную работу.

Длительность времени отдыха, которое требуется оформить за отработанное сверх нормальной продолжительности рабочего времени, зависит от вида переработки:

1. При сверхурочной работе продолжительность отдыха составляет не менее времени (часов, минут), которые отработаны сверхурочно. ЛНА допускается предоставление времени отдыха большей продолжительности.
2. При занятости в выходной или праздничный день предусмотрено предоставление полного дня отдыха, независимо от того, сколько фактически сотрудник был занят. Запрещено оформлять отгул пропорционально отработанному времени. Даже если, например, в праздничный день сотрудник вышел всего на два часа, то ему полагается целый день отдыха. Данная позиция неоднократно высказывалась Рострудом и Минтрудом (например, Письмо Минтруда России № 14-2/ООГ-15728 от 07.10.2020).

Оформление отгула за ранее отработанное время

Трудовой кодекс РФ не регламентирует, как оформить дополнительный выходной за счет ранее отработанного времени. На практике его предоставление, как правило, производится следующими способами:

1. Желание работника использовать допвыходной и дата его предоставления указываются в приказе, который необходимо оформить на работу сверхурочно или в выходной (праздник). Данный способ используется, когда на момент оформления приказа на переработку сотрудник определился со способом компенсации в счет переработки (деньги или отгул) и с конкретным временем, когда он желает использовать день отдыха.
2. Получить от работника заявление, в котором он указывает на желание получить за переработку допвыходной и его дату. Оформить на основании поданного заявления приказ о предоставлении времени отдыха в счет переработки. Данный способ используется, когда на момент издания приказа о работе сверхурочно, в выходной или праздник сотрудник не определился, желает ли он получить в счет переработки денежную компенсацию или день отдыха.

Как составить заявление на отгул за ранее отработанное время

Трудовым кодексом и другими НПА не предусмотрена какая-либо унифицированная форма заявления. Оно составляется сотрудником в произвольной форме. В нем потребуется указать:

1. ФИО и наименование должности уполномоченного лица работодателя, которому адресуется заявление.
2. ФИО и занимаемая работником должность, при наличии — наименование структурного подразделения.
3. Наименование документа — заявление.
4. Просьбу предоставить день отдыха в счет отработанного в выходной, праздник или сверхурочно.
5. Указание на дату, когда имела место переработка.
6. Указание на дату, когда работник желает получить день отдыха. При сверхурочной работе, когда необходимо оформить допвыходной не на полный день, а на несколько часов, — точное время (например, с 14.00 до 18.00).
7. Дату и подпись сотрудника.

Образец:

Подробнее: как правильно написать заявление на отгул

Работник в заявлении указывает дату, когда он желает получить допвыходной, но она не является для работодателя обязательной. Точные дата и время определяются по согласованию между работником и работодателем. Если работодатель не согласовал дату допвыходного, указанную в заявлении сотрудника, и не оформил соответствующий приказ, а работник не вышел на работу в выбранный им день, то такой невыход расценивается как прогул, за что работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности.

Как составить приказ о предоставлении отгула за ранее отработанное время

Унифицированной формы приказа о предоставлении отгула за ранее отработанное время Трудовым кодексом и другими НПА не предусмотрено. Чтобы его оформить, работодателем используется свободная форма. Готовится приказ на бланке, используемом для издания приказов (распоряжений). В нем потребуется указать:

1. Дату и номер документа.
2. ФИО и занимаемую работником должность, при наличии — наименование структурного подразделения.
3. Указание на дату, когда имела место переработка.
4. Указание на дату, когда работнику предоставляется отгул и его продолжительность.
5. Документы, на основании которых работодатель оформил приказ (реквизиты приказа о работе в выходной, праздник или сверхурочно, заявление работника о предоставлении допвыходного в счет переработки).
6. Иные сведения. Например, ссылки на соответствующие нормы Трудового кодекса РФ, указание бухгалтеру, кадровику, табельщику.
7. Подпись работодателя.

С приказом необходимо ознакомить работника и других заинтересованных лиц.

Предлагаем использовать в работе образцы приказа при оформлении дополнительного выходного за ранее отработанное время:

Вас может заинтересовать: как взять отгул в счет отпуска

Оплачивается ли отгул за ранее отработанное время

Дополнительный выходной, предоставляемый за счет переработки, оплате не подлежит. Если сотрудник выбрал отгул вместо повышенной оплаты, то время переработки ему оплачивается в одинарном размере (ч. 4 ст. 153 Трудового кодекса РФ).

Как отразить в табеле отгул за ранее отработанное время

Если работодателем разработана своя форма табеля и коды обозначений, то применяются они.

При использовании унифицированной формы табеля допвыходной, предоставленный за счет переработки, отражается:

1. При работе в выходной (праздник) или сверхурочную полную смену — буквенным кодом «НВ» или цифровым «28», используемыми для обозначения дополнительных выходных без сохранения заработной платы.
2. При отгуле за сверхурочную работу, предоставляемом в часах (минутах) — используется код, предусмотренный работодателем. Рекомендуется использовать двойной код, проставляемый дробью, — код невыхода/время отгула в счет сверхурочной переработки.

Подробнее: какие обозначения и коды, используются при заполнении табеля учета рабочего времени