Материальный отчет по форме М-19: порядок заполнения

Для чего нужен материальный отчет и кто его использует

В крупных строительных компаниях используются некоторые специализированные бланки для учета материалов, к ним относится и товарно-материальный отчет по форме М-19. Бланк не утвержден уполномоченным органом, применение его не является обязательным. Компания вправе использовать форму, разработанную самостоятельно.

Иногда бухгалтеры задают вопрос: что это за документ М-19, и кто его заполняет. Бланк заполняет материально ответственное лицо склада строительной компании — кладовщик или начальник строительного участка — и сдает в бухгалтерию.

К стройматериалам относятся:

• бетон;
• кирпич;
• песок;
• лакокрасочные материалы;
• гвозди;
• шпаклевка;
• профили;
• другие ТМЦ, используемые при строительстве зданий.

Информация о движении стройматериалов заполняется по результатам проведенной инвентаризации. Периодичность составления формы М-19 — ежемесячно.

В учетной политике следует прописать, какой отчет составляют материально ответственные лица на производстве: бланк, разработанный самостоятельно, или унифицированную форму М-19.

Форма используется для сверки сальдо по счетам учета строительных материалов, отражения недостачи и излишков и последующего занесения итоговых значений в бухгалтерский баланс.

Как ее правильно заполнить

Прежде всего следует определить, каким документом является материальный отчет кладовщика, — внешним или внутренним. Поскольку М-19 относится к внутренним первичным документам организации, заполняют его в одном экземпляре, печать не требуется. Допускается оформление документа от руки или на компьютере.

Основанием для отражения расхода являются накладные на отпуск материалов на сторону, расходные ордера, квитанции, заявки и другие первичные документы.

Образец

Вот подробная инструкция, как заполняется материальный отчет М-19, и образец.

На титульном листе следует заполнить сведения:

• наименование склада;
• Ф.И.О. материально ответственного лица;
• количество приходных и расходных документов.

Вверху ставят подписи главный инженер и сотрудник, проверяющий правильность данных, содержащихся в документе, — бухгалтер или экономист.

Если возникает вопрос, где подписывает материальный отчет кладовщик, обратите внимание на поле, содержащее Ф.И.О. подотчетного лица. Рядом с фамилией сотрудник склада ставит свою подпись.

На второй и третьей страницах заполняются сведения о движении материалов:

• номенклатурный номер и наименование ТМЦ;
• единица измерения;
• остаток на начало периода (количество и сумма);
• количество и стоимость израсходованных ТМЦ;
• конечное сальдо.

Сколько времени хранить отчет

Сотрудники ФНС при проверке правильности отражения расходов по налогу на прибыль запрашивают регистры движений ТМЦ за 3 предшествующих года. К ним относится и форма М-19, поскольку она содержит информацию о количестве и учетной стоимости материалов, используемых в строительстве.

Законодательно установленный срок хранения первички — не менее 5 лет (ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Заполненный бланк М-19 хранится в бухгалтерии. По истечении срока хранения компания вправе утилизировать документы.