Как и для чего оформляется требование-накладная по форме М-11

Требование М-11 является внутренним документом организации — бланк накладной на выдачу материалов со склада не передают ни покупателю, ни поставщику. Все движения материалов в организации — между отделами, от сотрудника к сотруднику — сопровождаются оформлением этого документа.

Унифицированные документы для организаций госсектора определены в приказе Минфина №52н от 30.03.2015, в котором указана накладная выдачи материалов со склада (ОКУД 0504204). Это означает, что организации госсектора должны применять только форму 0504204.

В накладной М-11 содержится:

• наименование ТМЦ;
• отправитель (структурное подразделение или отдел, ОКВЭД вида деятельности);
• получатель (структурное подразделение или отдел, ОКВЭД);
• счет (субсчет) бухгалтерского учета (отправителя, получателя);
• количество ТМЦ;
• стоимость.

Передача ТМЦ осуществляется в следующих случаях:

• возврат остатков на склад (неиспользованных в процессе производства ТМЦ);
• возврат на склад брака (отходов производства);
• выдача материалов со склада ответственному лицу;
• перемещение между складами и т. д.

Когда составляется М-11

Рассмотрим движение товара внутри организации.

ТМЦ поступает на склад, и кладовщик оформляет документацию на поступление, например приходный ордер М-4 (форма по ОКУД 0315003). Данные отражаются в карточке учета материалов, например в форме М-17 (ОКУД 0315008).

Далее товар хранится на складе до момента отгрузки. Кладовщик отгружает товар как контрагентам (поставщикам, покупателям), так и внутренним пользователям (работникам, собственникам, учредителям). Если возникла необходимость отгрузить товар внутри компании, то в этом случае необходимо оформить и распечатать бланк требования-накладной по форме М-11 для бухгалтерии. Основанием для оформления требования-накладной является затребование материальных ценностей, находящихся на складе.

Распечатать накладную следует в трех экземплярах:

• один хранится у отправителя;
• второй передается в бухгалтерию;
• третий экземпляр находится на складе.

Реквизиты и порядок заполнения

Рассмотрим порядок и пример заполнения требования-накладной по форме М-11 в организации. Оформляет накладную работник подразделения, где хранится ТМЦ, или лицо, отвечающее за выпуск продукции. В требовании указывают:

• дату составления;
• структурные подразделения отправителя и получателя;
• данные о ТМЦ (наименование, номенклатурный номер, единицу измерения, количество);
• в случае применения системы кодирования операций — надлежащий код.

Документ внутренний, поэтому подписывают его только ответственные за осуществление операции работники — материально ответственные лица (далее — МОЛ). Работник склада контролирует, чтобы присутствовала подпись принимающего или передающего и лица, через которое производится передача. МОЛ обязательно должны указать Ф. И. О. и должность.

После этого бухгалтер заполняет графу «Корреспондирующий счет» и указывает стоимостные показатели ТМЦ.

Сроки хранения накладной

После обработки сведений из М-11 бухгалтер обеспечивает его архивацию и хранение. Архивные документы хранят не только в организации, но и в государственном или частном архиве. Поскольку требование-накладная является первичным документом бухгалтерского учета, то срок хранения составляет не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 402-ФЗ).

Ответственность за составление и учет накладной

Несмотря на то что документ этот внутренний, он сопровождает движение ценностей, а лица, его подписавшие, являются материально ответственными. Если с имуществом произойдет что-то непредвиденное (кража, порча, прочая утрата), то возникнет ответственность МОЛ вплоть до уголовной.

На основании М-11 осуществляется складской и бухгалтерский учет. За корректное отражение учетных данных несут ответственность кладовщик и бухгалтер. Учетные данные используют для составления бухгалтерской и налоговой отчетности, для проведения инвентаризаций.

Ответственность за отсутствие документа предусмотрена ст. 120 НК РФ.