Инвентаризационная опись: что это такое и как она составляется

Что такое инвентаризационная опись

Все предприятия обязаны обеспечить достоверный учет принадлежащих им материальных ценностей, арендованных и находящихся на ответственном хранении ТМЦ (п. 8 ФСБУ 5/2019).

Инвентаризация — проверка соответствия фактического наличия ТМЦ учетным данным, проводится как в обязательном, так и в инициативном порядке. Самые популярные поводы для обязательного проведения процедуры — это подготовка к годовой отчетности и смена материально ответственного лица. Пересчитывают имущество при выявлении фактов хищения или порчи, а также чтобы зафиксировать убытки от стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций, будь то пожар, наводнение и т. п.

Инвентаризация бывает плановая и внеплановая, сплошная и выборочная, полная и частичная. В любом случае результаты проверки оформляются документом — инвентаризационной описью.

Подробно: как провести и оформить инвентаризацию

Кто и зачем составляет инвентаризационную опись

Порядок и сроки проведения инвентаризации устанавливаются внутренним локальным документом предприятия. Например, положением по ее организации и проведению. Проводит процедуру комиссия или несколько комиссий, если предприятие крупное и объем работ большой. Состав комиссии утверждается либо в упомянутом положении, либо отдельным приказом по предприятию.

Сверяемые товарно-материальные ценности находятся на складах, в торговых залах, в цехах и иных подразделениях предприятия и закреплены за материально-ответственными лицами (МОЛ). Всей необходимой информацией по этому поводу владеет бухгалтерская служба предприятия. Логично, что она и формирует инвентаризационные описи, заполняя все, кроме данных о фактическом наличии проверяемых ТМЦ.

Надо знать: кого можно назначить материально ответственным лицом

Инвентаризационные описи составляются по каждому месту хранения (нахождения) ТМЦ и по каждому материально ответственному лицу. Таким образом, начиная проверку, члены ревизионной комиссии уже имеют данные об учетных остатках ТМЦ и смело приступают к выполнению своего этапа работ — пересчитывают то, что должны пересчитать, и вносят в опись сведения о фактическом наличии запасов на проверяемом объекте.

Можно пойти от обратного — заполнить ведомость фактическими остатками, а затем сверить их с бухгалтерскими (учетными). Но это гораздо более трудоемкий процесс. Трудности начинаются уже при указании наименований ТМЦ. Мало того, что их придется вносить в ведомость вручную, так еще наименование, указанное на ценнике, запросто может не совпадать с тем, что имеется в бухгалтерской программе. Речь не о пересортице, и не об ошибках.

Например, в магазине имеются несколько позиций с одинаковым названием «Подарок первокласснику», различающихся составом и ценой. Бухгалтер при оприходовании такого товара обязательно присовокупит к наименованию некий символ (артикул, цифру, букву, определенное сочетание символов — как принято в деловой практике предприятия), чтобы учетная программа воспринимала эти «Подарки» как разные объекты. Таким образом, в инвентаризационной ведомости они будут указаны раздельно.

Так что, пусть уж бухгалтерия подготовит исходные описи — так удобнее всем.

Какую форму инвентаризационной описи использовать

Как известно, унифицированные учетные формы с 2013 года не обязательны к применению. Исключения, впрочем, как и всегда, есть: некоторые формы остались обязательными, но к нашей сегодняшней теме они отношения не имеют.

Итак, форму итогового документа, фиксирующего результаты проверки наличия или отсутствия, соответствия или несоответствия учтенных ТМЦ, предприятие вправе разработать самостоятельно. Однако практика показывает, что изобретать велосипед бухгалтеры не бросились и, как прежде, с успехом используют унифицированную инвентаризационную опись ИНВ-3 (ОКУД 0317004).

Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. И до сих пор актуальна — вот показатель качественной разработки.

Если все же хочется применить творческие способности и разработать собственный вариант инвентаризационной описи, то учтите обязательные реквизиты первичного учетного документа, обозначенные в п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• наименование и дата составления документа;
• наименование предприятия;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• наименование должностей ответственных за оформление документа лиц;
• их подписи с расшифровкой Ф.И.О.

Выбор применяемой формы закрепляется в учетной политике.

Порядок и правила заполнения инвентаризационной описи

Форма содержит всего четыре страницы.

1 лист титульный, здесь указываются наименования предприятия и его подразделения, в котором проводится проверка, основание ее проведения, даты начала и окончания. Здесь же находится расписка материально ответственного лица.

2 и 3 страницы содержат наименования ТМЦ, единицы измерения, цены, номера счетов (субсчетов), на которых ТМЦ учитываются. И, разумеется, самое интересное — фактическое количество и количество по данным бухгалтерского учета.

4 страница итоговая, отражает результаты инвентаризации и содержит подписи членов комиссии.

ИНВ-3 оформляется не менее чем в двух экземплярах. Один передается материально ответственному лицу, принимавшему участие в проведении инвентаризации, второй хранится в бухгалтерии.

Пример заполнения инвентаризационной описи

Какой бы вариант инвентаризационной описи ни выбран — унифицированный или разработанный на предприятии, начать его заполнение следует с титульного листа и получения расписки материально ответственного лица.

Понятно, что инвентаризационную опись с данными бухгалтерского учета вряд ли кто-то станет заполнять вручную. Зачем, если с этой задачей прекрасно справляется любая бухгалтерская программа? А вот фактические данные в следующие и итоговые графы следует вписать именно ручкой.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Помимо количества ТМЦ, ревизионная комиссия обязана проверить цены, по которым они учтены, и подтвердить результаты инвентаризации своими подписями.

В случае выявления расхождений — излишков, недостач, пересортицы — составляется сличительная ведомость по форме ИНВ-19 или по форме, разработанной предприятием. Важно, чтобы в сличительной ведомости нашли отражение все расхождения и возможные перекрытия излишков или недостач.

Подробнее: как составить сличительную ведомость по форме ИНВ-19

Детализация инвентаризационной описи

Инвентаризационные описи детализируются по:

• материально ответственным лицам;
• видам ТМЦ;
• подразделениям предприятия.

Нельзя составить ИНВ-3 на материалы, используемые в одном цехе предприятия, но числящиеся на разных складах и за разными МОЛ. Или включить в инвентаризационную опись числящиеся за одним лицом инструменты и полуфабрикаты, даже если они хранятся на одном складе. Принцип составления инвентаризационной описи — 1×1×1: одно МОЛ — один вид ТМЦ — одно подразделение.

Такое правило необходимо учитывать при организации хранения ТМЦ. Даже если предприятие небольшое, и все запасы хранятся в одной маленькой комнатке, следует разместить различные виды ТМЦ на разных стеллажах или полочках.

Срок хранения инвентаризационной описи

Срок хранения документа установлен п. 1 ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и составляет не менее 5 лет. При этом надлежит обеспечить не только физическую сохранность, но и защиту от внесения изменений.