Акт о списании бланков строгой отчетности: порядок составления

Чем регулируется списание БСО

В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 (редакция от 15.06.2020) закреплено, как списать бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении в 2024 году, но эти правила применяют и коммерческие предприятия, и НКО. По правилам, унифицированные первичные документы и бланки хранятся в организациях минимум 5 лет. Конкретные сроки хранения каждого регистра приведены в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019.

К БСО относят различные документы бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Вот некоторые из бланков:

• листки нетрудоспособности;
• кассовая документация;
• квитанции;
• абонементы;
• талоны;
• путевки и билеты;
• трудовые книжки и вкладыши;
• дипломы;
• удостоверения.

Отчетные бланки запрещено гасить безосновательно: списание БСО после уничтожения осуществляется только в двух случаях. Основания приведены в нормативном регламенте:

1. Окончание срока хранения бланков строгой отчетности. Регистры уничтожают после завершения установленного периода сохранности.
2. Чрезвычайные ситуации. Бланки списывают, если они утеряны, украдены или испорчены.

Как списать бланки

В Методических рекомендациях из приказа № 52 указано, как правильно списать неиспользованные бланки строгой отчетности, — составить акт. Гашение бланков строгой отчетности актируют по унифицированной форме: ее номер по ОКУД — 0504816. Акт обязателен для всех учреждений госсектора. Коммерческие организации используют форму 0504816 или разрабатывают собственный документ. Его следует закрепить в учетной политике.

Вот инструкция, как списать БСО в оперативном управлении в 2024 году:

1. Издать приказ по учреждению.
2. Собрать комиссию, которая займется процедурой списания. Назначить председателя комиссии.
3. Определить необходимость списания БСО. Проверить их надлежащее использование в организации. Для проверки комиссия изучает копии квитанций, корешки БСО и журналы их выдачи. Кроме того, проверяется книга по учету строгой отчетности 0504045, сверяются подписи работников и других получателей регистров.
4. Составить акт по факту проверки. Подписать у всех членов комиссии.
5. Уничтожить бланки. Все испорченные и ненужные регистры сжигают.

Акт о списании — унифицированная форма, которая заполняется поэтапно. В нем указывают название, ИНН, КПП и ОКПО организации. Обязательно прописывают аналитический счет списания БСО. Затем перечисляется состав комиссии и основание для ее формирования — приказ, его номер и дата.

Перечень списываемых и уничтожаемых БСО приводится в таблице. Исполнитель вносит серию, номер, причину списания, дату и способ утилизации. Акт подписывает руководитель и члены комиссии. Вносить исправления в форму 0504816 нельзя.

Актуальный образец, как списать испорченные бланки строгой отчетности в 2024 году:

Пример приказа:

Что делать с испорченными бланками

Испорченные экземпляры заносятся в книгу учета строгой отчетности. Не списывайте и ни в коем случае не уничтожайте БСО, если обнаружили ошибку в заполнении. Необходимо дождаться окончания срока действия и только потом их списывать.

Порядок списания испорченных документов по окончании срока хранения ничем не отличается от описанного выше. Руководитель издает приказ и назначает комиссию. Комиссия проводит проверку, списывает и уничтожает зафиксированные экземпляры. По факту проведения процедуры оформляется акт.