Акт о списании бланков строгой отчетности: порядок составления
Списание бланков строгой отчетности — это гашение документов по установленным правилам. Как только заканчивается срок хранения БСО, их следует уничтожить. Процедура утилизации подразумевает оформление специальных документов — приказа и акта.
Чем регулируется списание БСО
В приказе Минфина № 52н от 30.03.2015 (редакция от 15.06.2020) закреплено, как списать бланки строгой отчетности в бюджетном учреждении в 2024 году, но эти правила применяют и коммерческие предприятия, и НКО. По правилам, унифицированные первичные документы и бланки хранятся в организациях минимум 5 лет. Конкретные сроки хранения каждого регистра приведены в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019.
К БСО относят различные документы бухгалтерского, налогового и кадрового учета. Вот некоторые из бланков:
- листки нетрудоспособности;
- кассовая документация;
- квитанции;
- абонементы;
- талоны;
- путевки и билеты;
- трудовые книжки и вкладыши;
- дипломы;
- удостоверения.
Отчетные бланки запрещено гасить безосновательно: списание БСО после уничтожения осуществляется только в двух случаях. Основания приведены в нормативном регламенте:
- Окончание срока хранения бланков строгой отчетности. Регистры уничтожают после завершения установленного периода сохранности.
- Чрезвычайные ситуации. Бланки списывают, если они утеряны, украдены или испорчены.
Как списать бланки
В Методических рекомендациях из приказа № 52 указано, как правильно списать неиспользованные бланки строгой отчетности, — составить акт. Гашение бланков строгой отчетности актируют по унифицированной форме: ее номер по ОКУД — 0504816. Акт обязателен для всех учреждений госсектора. Коммерческие организации используют форму 0504816 или разрабатывают собственный документ. Его следует закрепить в учетной политике.
Вот инструкция, как списать БСО в оперативном управлении в 2024 году:
- Издать приказ по учреждению.
- Собрать комиссию, которая займется процедурой списания. Назначить председателя комиссии.
- Определить необходимость списания БСО. Проверить их надлежащее использование в организации. Для проверки комиссия изучает копии квитанций, корешки БСО и журналы их выдачи. Кроме того, проверяется книга по учету строгой отчетности 0504045, сверяются подписи работников и других получателей регистров.
- Составить акт по факту проверки. Подписать у всех членов комиссии.
- Уничтожить бланки. Все испорченные и ненужные регистры сжигают.
Акт о списании — унифицированная форма, которая заполняется поэтапно. В нем указывают название, ИНН, КПП и ОКПО организации. Обязательно прописывают аналитический счет списания БСО. Затем перечисляется состав комиссии и основание для ее формирования — приказ, его номер и дата.
Перечень списываемых и уничтожаемых БСО приводится в таблице. Исполнитель вносит серию, номер, причину списания, дату и способ утилизации. Акт подписывает руководитель и члены комиссии. Вносить исправления в форму 0504816 нельзя.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как списать испорченные бланки трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.
Актуальный образец, как списать испорченные бланки строгой отчетности в 2024 году:
Пример приказа:
|
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» Приказ № 105
О списании бланков строгой отчетности На основании истечения срока давности хранения бланков строгой отчетности, составляющего 5 лет, ПРИКАЗЫВАЮ 1. Создать комиссию для списания бланков строгой отчетности в составе: Председатель: Петров Порфирий Петрович (генеральный директор). Участники комиссии: Сергеева Светлана Сергеевна (главный бухгалтер), Антонова Анна Антоновна (секретарь). 2. Провести списание бланков строгой отчетности в срок до 31 августа 2021 года. 3. Списанные бланки уничтожить. 4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
С приказом ознакомлены:
|
По теме читайте: на каком счете учитывают бланки строгой отчетности
Что делать с испорченными бланками
Испорченные экземпляры заносятся в книгу учета строгой отчетности. Не списывайте и ни в коем случае не уничтожайте БСО, если обнаружили ошибку в заполнении. Необходимо дождаться окончания срока действия и только потом их списывать.
Порядок списания испорченных документов по окончании срока хранения ничем не отличается от описанного выше. Руководитель издает приказ и назначает комиссию. Комиссия проводит проверку, списывает и уничтожает зафиксированные экземпляры. По факту проведения процедуры оформляется акт.